«Исключение документов из библиотечного фонда образовательного учреждения»

«Исключение документов из библиотечного фонда образовательного учреждения»

Перечень причин исключения до­кументов из фонда:

ветхость (физический износ), дефектность,

устарелость по содержанию,

дублетность, непрофильность,

ут­рата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причи­нам /недостача/)».

Рассмотрим некоторые из этих понятий:

Понятие «ветхость»

Под это понятие подбирают документы, исключаемые по таким причинам:

1. Естественное старение полиграфических материалов,

2. Физическая изношенность изданий в результате ис­пользования читателями

(книговыдачи),

3. Преднамеренная порча изданий читателями, (в тех случаях, когда кон­кретный

виновник не может быть установлен).

4. Порча вследствие хранения в условиях, не соответствующих стандарту.

Понятие «устарелость»

Основной причиной исключения изданий из фонда является уменьшение общественной необходимости в них, что объективно выражается в значительном уменьшении спроса, а на практике оценивается зачастую как ус­тарелость. Причина «устарелости» требует к себе предельно осторожного отношения. По этой причине исклю­чаются из фонда школьных библиотек издания, полностью утратившие свою информативность и актуальность в политическом, научном и производственном отношениях или в связи с выходом аналогичных произведений, ос­вещающих вопрос более полно и точно, в свете современных научных знаний, в форме, соответствующей совре­менным требованиям.

Однако процесс устаревания неоднозначен. Многие документы теряют актуальность как источники научной информации, но могут сохранять статус культурно-исторического памятника. Желательно сохранять в фонде хотя бы один экземпляр изданий общественно-политической литературы, имеющих кумулятивный и справочный ха­рактер.

     Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.
     К таким документам относятся:

• 
  научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;
  
• 
  общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;
  
• 
  популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;
  
• 
  справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;
  
• 
  учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;
  
• 
  документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;
  
• 
  научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;
  
• 
  правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;
  
• 
  справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;
  
• 
  другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования
  

 Издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.


Отдельные категории изданий теряют актуальность настолько медленно, что исключать их из фонда даже при значительном уменьшении спроса нецелесообразно вплоть до естественного физического обветшания. К чис­лу подобных изданий относятся, в частности, следующие:

• 
  Большие и малые универсальные энциклопедии.
  
• 
  Энциклопедические словари.
  
• 
  Отраслевые энциклопедии.
  
• 
  Языковые словари (кроме, орфографических словарей)
  
• 
  Литература о выдающихся политических и государственных деятелях, деятелях науки и культуры, воена­чальниках, спортсменах и т.д., мемуары - кроме произведений явно панегирического толка.
  
• 
  Издания по искусству и искусствоведению.
  
• 
  Картографические атласы (кроме, учебных).
  
• 
  Литература по родному краю.
  
• 
  Местные издания.
  
• 
  Литература по библиотековедению.
  
• 
  Кулинарные книги.
  

Ранее существующие нормативные документы не отражали библиотечную практику по исключению доку­ментов из фондов и указывались всего лишь две - три причины, по которым документы выбывают из библиотеки. Это вводило библиотекарей и работников контролирующих органов в заблуждение: получалось, что исключение по другим причинам как бы незаконно.

С выходом новой инструкции положение изменилось, ассортимент стал существенно шире.

По причине утраты (указать конкретное обстоятельство утраты: пропажа из фонда открытого доступа, утеря читателями, хищение, в результате хранения не соответствующим стандартным).

Документы исключаются в тех случаях, когда утрата произошла в результате стихий­ного бедствия или хранения в условиях, не соответствующих стандартным.

Отличие «полной утраты» от порчи вследствие одних и тех же факторов в том, что в последнем случае испорченные документы можно приложить к акту (представить комиссии).

По причине «хищения» исключаются в случае, если совершенно умышленное противоправное их изъятие из фондов с корыстной целью.

По причине «недостача» производится исключение изданий из фонда, если при инвентарной проверке выяв­лено расхождение между данными библиотечного учета и фактическим наличием документов. Издания, находя­щиеся на руках у читателей, относятся к числу фактически имеющихся при условии, что факт выдачи конкретным читателям подтверждается документально.

Остановимся на причине «недостача» более подробно. В методических рекомендациях Центральной библиотечно-информационной комиссии Минобразования читаем:

«Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи».

Расчет допустимого размера недостачи (в экземплярах) производится по формуле «к» умножить на Книговыдачу и разделить на среднюю цену издания.

Если, за пять лет, библиотекарь выдала 90 000 экземпляров, то допус­тимый размер недостачи составит: 90 000 умножим на 0,1 и разделим на 100. Получаем в экземплярах - 90 (экз.)

Допустимый размер недостачи составляет в денежном выражении 90 умножить на 30, (средняя стоимость недостающей книги), получим 2700 рублей. Т.е., при выданных 90 000 экземплярах недостача 90 экземпляров на сумму 2700 рублей считается нормой и спи­сывается без вопросов, все, что сверх этих показателей - необходимо представить объяснительную записку, а ре­шение о дальнейшем списании или возмещении принадлежит комиссии по проверке фонда.

Относительно документов временного хранения можно сказать, что они подразделяются в школьной библиотеке на периодические издания и документы обеспечения собственно учебного процесса.

Рекомендуют исключать из фондов школьных библиотек по истечении следующих сроков хранения:

• 
  годовые комплекты всех газет - после двух лет хранения;
  
• 
  журналы могут исключаться после трех - пяти лет хранения».
  

Конечно, и раньше было, что журнал журналу рознь, но теперь в условиях дефицита подписки вполне вероятен пересмотр хранения каждого отдельного номера журнала или газеты.

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражает­ся

в « Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине:

ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по со­держанию;

дублетность, непрофильность,

утрата /с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техно­генного характера, по неустановленным причинам (недостача)/.

Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов. Завизированные акты утверждаются директором МОУ, руководителем «РЦ»

и председателем КУМИ

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению.

На основании актов об исключении книг бухгалтерия снимает с баланса библиотеки стоимость выбывших документов.

При выбытии изданий, не состоящих на балансе библиотеки (периодика, брошюры и т.п.), составляется акт, который в бухгалтерию не передается. Количество документов, списанных по этому акту, вычитается из общего количества документов, записанных

в КСУ (часть 3.Итоги движения библиотечного фонда)

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и др. документов принятых от читателей взамен утерянных». На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «КСУ библиотечного фонда»

Документы, исключаемые, как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в другие библиотеки по акту.

Продажа списанных из фондов библиотеки документов производится в соответствии с правовыми нормативными актами, а также Положением или Уставом библиотеки.

Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах второй части КСУ /с указанием причины/. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, каталогах, инвентарных книгах.

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов, / если фонд был переоценен./