Книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде

Суммарный учет документов.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3 частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:

часть 1 - «Поступление в фонд»;

часть 2 — «Выбытие из фонда»;

часть 3 - «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях:

дата и номер записи ( в один год)

источник поступления

номер и/или дата сопроводительного документа

откуда поступили

количество поступивших документов

стоимость приобретенных документов

роспись бухгалтера.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда»

дата записи

№ акта,

всего экз

на сумму (руб.коп),

Роспись бухгалтера

Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета.

Итоги движения фонда (3 часть суммарной книги) подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Отражение отдельных видов документов в «Книге суммарного учета» или другой форме суммарного учета.

Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (CD-ROM, мультимедиа, дискета) отражаются в первой части «Книги суммарного учета» с дальнейшей детализацией по видам документов. Аналогично фиксируются данные о выбытии во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Итоги движения подводятся в третьей части.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

Суммарная книга заполняется один раз в год.

Например: сентябрь - получено книг на такую- то сумму и т.д.; прибавить к первой записи этого и того года на такое – то количество книг, на сумму столько – то.

Тоже самое по годам выбытия, 3 часть общая.