1. Документ и его место в системе управления. Основные факторы, определяющие рациональную организацию информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.

Архивный фонд – это учетная классификационная единица НАФ Республики Беларусь, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, оформленные или сложившиеся по определенным основаниям.

Согласно Закону «О НАФ» архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

17. Сложные комплексы. Государственные архивы. Сеть государственных архивов. Ведомственные архивы. Виды ведомственных архивов. Понятие “объединённый архив”. Их виды.

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

Близки к ведомственным архивам по задачам, функциям и правовому положению архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Деятельность ведомственного архива закреплена Положением об архиве организации. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176. ГОСТ Р 51114 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает видовое понятие ведомственного архива.

Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.

Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников. Несмотря на совпадение целей, функции государственных и ведомственных архивов различаются (табл.1).

Можно сказать, что ведомственные архивы являются связующим звеном между организацией и государственным архивом. На хранение в ведомственный архив поступают:

Функции государственного и ведомственного архивов

Государственный архив Самостоятельная организация Входит в систему архивных учреждений. Государственные архивы с постоянным составом документов являются научно-исследовательскими учреждениями. Состав документов государственного архива определяется принадлежностью фондов учреждения к административно- территориальной единице. В государственных архивах документы хранятся постоянно. Государственный архив проводит отбор документов постоянного срока хранения из ведомственного архива. Государственный архив контролирует проведение экспертизы ценности документов, т.е. утверждает описи дел

Ведомственный архив Структурное подразделение Не входит в систему архивных учреждений, а только является источником формирования госархива и объектом контроля со стороны госархива. Ведомственные архивы не занимаются научно-исследовательской работой. Состав документов ведомственного архива ограничен документами своего учреждения В ведомственных архивах документы хранятся временно.в соответствии со сроками хранения документов Ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений.

При создании архива в организации необходимо, прежде всего, определить площадь его помещения. Она будет зависеть от объема документооборота организации, количества работающих человек и среднего объема документов.

Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности;

объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций- фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

18. Понятия “ценность документа”, “экспертиза ценности”. Принципы, критерии экспертизы ценности документов. Возникновение, развитие экспертизы. Современная нормативно-методическая регламентация.

Поскольку документ – это единство информации (содержания) и носителя, а информация имеет определенное значение, ценность для человека (многих людей), то библиотека не может игнорировать ценностный аспект содержания документа и принимает его во внимание при отборе в фонд документов (других информационных объектов), их организации и обслуживании. При этом понятие ценности информации задается библиотеке её учредителем, государством, обществом, социальной группой, культурой, литературными критиками, менталитетом населения и индивидуальным спросом.

Ценность информации (фактическая, идеологическая, этическая, эстетическая) – важнейшая характеристика объекта и предмета библиотечно-информационной деятельности и соответственно её результатов. В определенных обстоятельствах (например при работе с книжными памятниками) библиотека принимает во внимание также ценность формы издания, т. е. ценность документа в целом.

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях: - при составлении номенклатуры дел; - при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; - при подготовке дел к последующему хранению в архиве; - в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив. Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: - проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; - запись ЭД на машинные носители; - проверка качества записи; - описание ЭД; - проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; - подготовка комплекта сопроводительной документации. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).
19. Значение нормативно-методической регламентации делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» направлен на совершенствование правового регулирования в информационной сфере и на обеспечение условий для ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера от 28 января 1981г. В связи с этим Федеральным законом предусматривается признание утратившим силу Федерального закона от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» со дня вступления в силу Федерального закона.

В Федеральном законе раскрывается понятие «информация», предусматриваются правомочия обладателя информации, право на доступ к информации, гарантии и порядок реализации данного права, различные формы использования современных информационных технологий, таких, как информационные системы, информационно-телекоммуникационные сети, а также определяются основы государственной политики в области применения информационных технологий. Следует также отметить, что использование понятия «информационные технологии» в наименовании и тексте Федерального закона признано более целесообразным по сравнению с применением такого неопределенного понятия, как «информатизация».

Кроме того, Федеральным законом определяются понятие и виды информационных систем, требования к созданию и эксплуатации государственных эксплуатационных систем.

Нормативные и методические документы по организации делопроизводства регламентируют технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации. Нормативно-методическая база определяет порядок функционирования нотариальной конторы, взаимодействия с другими учреждениями и организациями, определяет сферу деятельности нотариальной конторы. В нормативно-методических документах закрепляются права и обязанности, виды ответственности нотариуса, исполняющего обязанности нотариуса, секретаря. Именно нормативно-методическая база закрепляет правила оформления документов, организацию работы с документами в нотариальной конторе.

В соответствии с Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188, к сведениям конфиденциального характера относится нотариальная тайна, представляющая собой информацию, связанную с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате.

Ключевым нормативным актом, регламентирующим деятельность нотариата, являются Основы законодательства РФ о нотариате - закон, принятый Верховным Советом Российской Федерации 11 февраля 1993 г. № 4462-I (с изменениями от 30 декабря 2001 г., 24 декабря 2002 г.; изменения, определенные ФЗ от 1 июля 2005 г. № 78, вступают в силу с 1 января 2006 г.). Основы - это основной акт организационно-правового характера, определяющий современную организацию нотариата, правовой статус, компетенцию и порядок деятельности нотариуса. Согласно этому закону, нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой 2. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны. Существует лишь проект этого ведомственного акта.

В состав проекта правил входят 188 статей, разделенных на две части и 12 разделов. Проект этого документа составлен на основе Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1988 г., ГОСТа Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и Перечня типовых управленческих документов" и др. Правила устанавливают общие требования к документированию нотариальной деятельности и организации работы с документами. Раздел второй посвящен компетенции органов нотариата. Здесь перечисляются виды нотариальных действий, основные правила и порядок их совершения.

20.Создание государственной системы делопроизводства в 1960-е -1980-е гг. (ЕГСД, ЕГСДОУ, ГСДОУ).

Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения - это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный “взрыв документальной активности общества” в 1960-е - 1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн. штук. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х - 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности. На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение.

В связи с наличием в Архиве Академии наук такого только присущего ему элемента научно-справочного аппарата к фондам как обозрение, в 1965 г. Методической комиссией Архива утверждена «Инструкция по составлению обозрений». Инструкция определяла методику подготовки и состав элементов обозрения к документам фонда: название обозрения; учетно-справочные данные о фонде; биографическая справка о фондообразователе; аннотация документальных материалов; сведения по истории фонда; библиография. Несмотря на практическую ценность «Инструкции…» одним из ее недостатков было отражение в ней методики подготовки обозрений только к личным фондам ученых, тогда как в отдельные тома путеводителя включались обозрения фондов учреждений и организаций Академии наук.

В 60-е годы прошлого столетия в стране были заложены принципы построения единой системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Основные направления практической работы по созданию и совершенствованию входящих в систему элементов научно-справочного аппарата были сформулированы в «Методическом письме ГАУ при СМ СССР». Оно закрепило состав научно-справочного аппарата архивов, выделив как основные, так и вспомогательные справочники, содержало предложения о всестороннем анализе состояния НСА, позволяющем выделить приоритетные направления по созданию и совершенствованию его элементов.

В 1967 г. Главным архивным управлением при СМ СССР был разработан «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов».

Документоведение очень тесно связано с такими науками как исторической, экономической, архивоведением, книговедением, правоведением.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения, социальная информатика, документалистике, вычислительная техника, программирование, информационная безопасность и защита информации и др.

Ряд авторов и исследователей по-разному рассматривают непосредственную связь между документоведением и той или иной науки, но неизменным остается факт, что объектом документоведения является документ в его развитии.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ).

Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в «Основные положения ЕГСД» как список видов документов, издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике, положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы.

На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему.

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве.

Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1960-х -1970-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Изменения, в общественно-политической сфере, естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Изменение методов управления и необходимости в разработке новой литературы по вопросам делопроизводства.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный “взрыв документальной активности общества” в 1960-1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн. в год.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач.

Таким образом, рубеж 1960-1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.