1. Документ и его место в системе управления. Основные факторы, определяющие рациональную организацию информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности

49. Методология информационного менеджмента в построении информационной инфраструктуры организации.

Информационный менеджмент предлагает общую методологию работы с информацией в управленческих структурах. Учитывая, тот факт, что основным носителем информации в управлении является документ, можно сделать вывод о том, что методология информационного менеджмента в полной мере применима к управлению документацией в организациях.

Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер.

Главной задачей информационного менеджмента является информационная поддержка основной деятельности организации. Задачу информационного менеджмента под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные элементы системы (документы, дела, технологии) на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов.

Следующая задача информационного менеджмента состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке "массового продукта" в информацию, релевантную действиям, переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. Информационный менеджмент решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям для поддержки согласованных организационно-информационных действий членов организации.

Важной задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации.

Специалист организации, работник, руководитель являются не просто потребителями, которым поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента.

Практическая реализация коммуникационных процессов в аппарате управления осуществляется институтами (службой) информационного менеджмента в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей.

Традиционное делопроизводство, более прогрессивные системы документационного обеспечения, автоматизированные системы обработки информации, технические средства обработки информации объединяются в единую систему на общей методической базе под единым руководством. Другими словами, опыт управления документацией интегрируется с возможностями техники и технологий. В этом случае отдельная составная часть информационного менеджмента поддерживается соответствующей организационной структурой.

Организационные структуры информационного менеджмента призваны объединить высшее руководство, специалистов, менеджеров, поставщиков информации и собственно подразделение информационного менеджмента и создать тем самым предпосылки для управления документацией в масштабе организации на основе современных методологических подходов, организационных и технологических решений.

Сфера информационного менеджмента — совокупность всех необходимых для управления решений на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, связанные как с информацией во всех её формах и состояниях, так и с предприятием в целом. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний), так чтобы каждый менеджер получал только релевантную информацию, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т. д., преподаётся как инновационная специальность.

Задачи информационного менеджмента Формирование технологической среды информационной системы Развитие информационной системы и обеспечение её обслуживания Планирование в среде информационной системы Формирование организационной структуры в области информатизации Использование и эксплуатация информационных систем Формирование инновационной политики и осуществление инновационных программ Управление персоналом в сфере информатизации Управление капиталовложениями в сфере информатизации Формирование и обеспечение комплексной защищённости информационных ресурсов

50.Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления

Организационное проектирование представляет собой деятельность по созданию проекта предлагаемых изменений в построении и функционировании системы государственного управления в целях его совершенствования. Сущность оргпроектирования определяются следующими его признаками:

- во-первых, цель организационного проектирования заключается в обеспечении в обеспечении организационных преобразований в соответствии с желаемым результатом;

- во-вторых, оргпроектирование по своей сути разновидность социального проектирования;

- в-третьих, объекты оргпроектирования имеют организационную природу. Они относятся к организационным системам. При этом они могут отражать как статистическую, так и динамическую стороны функционирования систем. В качестве статистических элементов организационных систем выступают функциональная и организационные структуры, организационная структура управления, информационная структура, качественный и количественный состав системы, пространственное размещение элементов системы. К динамических характеристикам системы относятся процессы функционирования. В связи с этим выделяются такие объекты огрпроектирования, как организация процесса функционирования системы, организация процессов управления.

Оргпроектирование, как и любой другой вид социальной деятельности, нуждается в определенной организации, требует соответствующих управленческих воздействий. При этом содержание данных управленческих воздействий, а также особенности субъекта, их осуществляющего, обуславливаются особенностями управляемых объектов и характером их функционирования. То есть специфика оргпроектирования и людей, его осуществляющих, определяет содержание управления ими. Объектом управления в данном случае являются проектанты, их группы, а также лица, обеспечивающие их труд. Субъект управления – руководитель такой группы. Зачастую в таком качестве выступают руководитель государственного органа или учреждения любо лицо, им назначенное.

51. Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.

В общем виде проект системы управления организации состоит из технико-экономического обоснования (ТЭО) целесообразности и необходимости совершенствования системы управления, задания на организационное проектирование (З0), организационного общего проекта (ООП), организационного рабочего проекта (ОРП).

1. Стадия предпроектной подготовки. Включает 2 этапа:

1) технико-экономическое обоснование целесообразности и необходимости совершенствования системы управления (ТЭО) предназначено для обоснования производственно-хозяйственной необходимости и технико-экономической целесообразности совершенствования системы управления организацией.

ТЭО включает следующие разделы: введение, характеристика существующей производственной системы и системы управления, цели и критерии,
совершенствования системы управления. Основным разделом ТЭО является «Характеристика существующей производственной системы и системы управления», которая включает: а) результаты анализа производственной системы; б) результаты анализа системы управления организацией; в) перечень и характеристику недостатков, резервов в системе управления; г) оценку производственных потерь, возникающих из-за недостатков в производственной системе и системе управления.

2) задание на оргпроектирование системы управления (ЗО) является исходным документом для разработки проекта совершенствования системы управления организацией.

Разделы в составе 30: 1) основание разработки проекта совершенствования системы управления; 2) цель разработки проекта; 3) результаты анализа состояния производства и управления организаций 4) требования к построению системы управления организацией; 5) предложения по совершенствованию производственной системы и системы управления; 6) технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта; 7) состав, содержание и организация работы по разработке и внедрению проекта; 8) порядок приемки проекта; 9) источники информации, используемые при разработке проекта; 10) строки разработки проекта и источники финансирования.

2. Стадия проектирования. Включает 2 этапа:

1) организационный общий проект системы управления организацией (ООП) разрабатывается на основе утвержденного 30 на систему управления организацией. документация этого этапа проектирования должна состоять из пяти частей:

а) общесистемной документации;

б) документации подсистемы линейного руководства;

в) целевых и функциональных подсистем;

г) подсистем обеспечения;

2) организационный рабочий проект системы управления организацией (ОРП) разрабатывается на основе утвержденного ООП системы управления организацией. цель рабочего проекта — разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления, проведения приемосдаточных работ, обеспечения функционирования системы управления.

3. Стадия внедрения. Состоит из одного этапа. Этап внедрения проекта совершенствования системы управления включает в себя следующие стадии: материально-техническую подготовку, профессиональную подготовку управленческих работников, социально-психологическую подготовку работников организации, разработку системы стимулирования внедрения проекта, опытное внедрение и внедрение проекта, контроль за ходом внедрения, расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта, проведение приемосдаточных работ

52. Классификация методов исследования систем управления и их краткая характеристика.

При проведении исследований СУ может использоваться исключительно широкий арсенал разнообразных методов. Соответственно все они могут быть различным образом классифицированы. Например, методы исследования могут быть подразделены на:

теоретические;

эмпирические;

теоретико-эмпирические.

При этом к теоретическим методам исследования можно отнести следующие:

метод формализации, основанный на изучении содержания и структуры СУ в знаковой форме с помощью искусственных языков и символов, что может обеспечить краткость и однозначность результата исследования. Этот метод взаимосвязан с другими методами (моделирования, абстрагирования, идеализацией и т.п.);

метод аксиоматизации, основанный на получении результатов исследования на базе логических аксиом;

метод идеализации, предполагающий изучение элемента или компонента системы, наделенного некими гипотетическими идеальными свойствами. Это позволяет упростить исследования и получить результаты на основе математических вычислений с любой наперед заданной точностью;

метод восхождения от абстрактного к конкретному, основанный на получении результатов исследования на базе перехода от логического изучения абстрактно расчлененного исследуемого объекта к целостному конкретному его познанию.

К эмпирическим методам можно отнести:

метод наблюдения, базирующийся на фиксации и регистрации параметров и показателей свойств изучаемого объекта исследования;

метод измерения, позволяющий дать определенными единицами измерения численную оценку исследуемого свойства объекта;

метод сравнения, позволяющий определить различия или общность исследуемого объекта с аналогом (эталоном, образцом и т.п. - в зависимости от цели исследования);

метод эксперимента, основанный на исследовании изучаемого объекта в искусственно созданных для него условиях. Условия могут натурные или моделированные. Данный метод предполагает, как правило, использование ряда других методов исследования, в том числе методов наблюдения. измерения и сравнения.

Теоретико-эмпирические методы исследования могут включать:

метод абстрагирования, основанный на мысленном отвлечении от несущественных свойств исследуемого объекта и изучение в дальнейшем наиболее важных его сторон на модели (замещающей реальный объект исследования);

метод анализа и синтеза, основанный на использовании при исследовании различных способов расчленения изучаемого объекта на элементы, отношения (анализ) и соединения в единое целое отдельных его элементов (синтез). Например, применительно к исследованию процессов в СУ анализ позволяет подразделить его на операции, выявить в нем связи и отношения, а синтез дает возможность соединить все операции, связи и отношения и составить технологическую схему;

метод индукции и дедукции, основанный на получении результатов исследования на базе процесса познания от частного к общему (индукция) и от общего к частному (дедукция);

метод моделирования, использующий при исследовании объекта его модели, отражающие структуру, связи, отношения и т.п. Результаты исследования моделей интерпретируются на реальный объект.

Другими примерами классификации методов может служить группировка их по стадиям и этапам исследования, по принадлежности к областям науки и научным направлениям, по целям исследования, по видам анализа и т.п.

Среди видов анализа следует отметить прогностический, диагностический, детальный и глобальный, при проведении которых используется определенная совокупность конкретных методов.

Прогностический анализ осуществляется при четкой постановке целей развития системы управления. Это определяет необходимость выявления тенденций и разработки прогноза развития исследуемого объекта, что требует формирования его концептуальной (идеальной, желаемой) модели. Такая модель обычно описывается с помощью системы взаимоувязанных параметров и показателей.

Результатами исследования СУ должно быть не только обоснованные направления развития системы на перспективный период, но и должны быть определены причинно-следственные связи, приоритеты и мероприятия по совершенствованию систем для конкретных условий функционирования. Это может быть достигнуто проведением диагностического анализа - диагностики СУ. Здесь диагностику следует понимать как комплекс взаимосвязанных исследовательских работ аналитического характера, позволяющих установить влияние одних факторов на другие и их связи, с целью определения недостатков в СУ и их последующей ликвидации.

Диагностический анализ служит основой для выполнения детального (тематического) анализа. Он направлен на поиск количественно определенных резервов в СУ. Детализация может осуществляться, например, методом декомпозиции систем на подсистемы, субподсистемы и элементы. При этом чем более детальным окажется такое расчленение на простые части, тем глубже можно будет изучить исследуемые явления и получить более эффективные результаты.

При исследовании СУ немаловажное значение может играть также проведение глобального анализа, охватывающего различные иерархические уровни управления и соответственно различного уровни системы. При проведении такого анализа изучению подвергаются взаимосвязи и взаимодействие различных систем организаций, осуществляющих единый производственный процесс.

Независимо от классификации исследований СУ, выполняемых в них видов анализа и всех других исследовательских работ, заслуживают упоминания (кроме указанных ранее) те конкретные методы, которые нередко используются в практике. К таким методам относятся: самообследование; интервьюирование, беседа; активное наблюдение, моментное наблюдение, фотография рабочего дня; анкетирование; изучение документации и информационных материалов; фукнкционально-стоимостной анализ; декомпозиция; последовательная подстановка; сравнение; динамический; структуризация целей; экспертный; социологический; органолептический; нормативный; параметрический; главных компонент; балансовый; корреляционный; матричный; аналитически-расчетный; аналогий; сетевой; блочный; творческих совещаний; морфологический анализ; дифференциальный, комплексный и смешанный; индексный; графический и номографический.
53. Понятие диагностики системы управления и методы её проведения.

Предварительная диагностика системы ДОУ включает в себя следующие работы:

- анализ образцов внутренней документации и организации документооборота; - анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003); - интервьюирование руководства предприятия, сотрудников подразделений.

Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы документационного обеспечения управления (входящих документов, исходящих документов, служебных записок, Приказов и Распоряжений, Протоколов совещаний) включает в себя следующие работы: - разработка образцов Журналов регистрации документов в бумажном и электронном виде; - проведение обучения правилам заполнения Журналов; - разработка рекомендаций по формированию маршрутов документов. Внедрение Инструкции по делопроизводству на предприятии включает в себя следующие работы: - разработка Инструкции по делопроизводству на предприятии; - проведение обучения методике применения Инструкции по делопроизводству на предприятии. Постановка системы контроля исполнения поручений (включая поручения, формируемые на основе документов) включает в себя следующие работы: - разработка Положения об организации контроля; - разработка образцов Журналов регистрации поручений и Отчетов об их выполнении в бумажном и электронном виде; - проведение обучения правилам заполнения Журналов, методике подготовки отчетов и организации контроля. Для определения направлений работы по оптимизации делопроизводства и организации документооборота рекомендуется провести экспресс-диагностику, которая позволит более точно оценить трудоемкость работ. Стоимость экспресс – диагностики учитывается при определении общей стоимости работ. Проведение экспресс-диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота предприятиявключает в себя следующие работы: - экспресс - анализ образцов внутренней документации и существующего документооборота предприятия; - экспресс - анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел); - блиц - интервьюирование руководства предприятия, сотрудников подразделений; - подготовка экспресс - отчета по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий ДОУ (предлагаемый перечень работ).

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы: - анализ образцов внутренней документации и классификация документов; - анализ существующего документооборота предприятия; - анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003); - анализ номенклатуры дел предприятия; - анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений; - интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений; - подготовка отчета по результатам диагностики системы ДОУ, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий ДОУ, моделей «как есть», подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

Проектирование системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы: - разработка концепции системы документационного обеспечения управления предприятием; - разработка пакета нормативных документов; - разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия; - сопровождение внедрения системы документационного обеспечения управления.

Комплексная постановка системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы: - диагностика системы ДОУ; - проектирование системы ДОУ; - внедрение системы ДОУ; - обучение сотрудников, ответственных за документооборот и делопроизводство; - опытная эксплуатация системы ДОУ.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления и подготовка к внедрению электронного документооборота включает в себя следующие работы: - разработка положения о документационном обеспечении управления; - разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления; - разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия; - разработка альбома форм документов предприятия; - разработка регламента внесения изменений в систему документационного обеспечения управления.

Внедрение электронного документооборота включает в себя следующие работы: - анализ существующей системы, выявление неоптимальных зон в рамках жизненного цикла основных документов, разработка концепции будущей системы документационного обеспечения управления; - создание документов, регламентирующих деятельность должностных лиц и подразделений при работе с документами (в том числе при документировании принимаемых решений) с указанием длительности выполнения тех или иных работ, форм используемых документов и ответственных за прохождение процесса в целом; - создание оптимальных маршрутов движения основных документов предприятия; - установка, конфигурирование автоматизированной системы, обучение персонала работе с ней и техническая поддержка работающей системы

54. Классификация методов проектирования систем управления и их краткая характеристика.

Классификация методов позволяет упорядочить представление об их составе, связях и особенностях. Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных из них при проведении исследования определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих исследования.

Эффективность исследования систем управления во многом определяется выбранными и использованными методами исследования.

Всю совокупность методов исследования можно раз­бить на три большие группы:

1. МАИС - методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов (творческой деятельности)

2. МПФС - методы формального представления систем

3. комплексные методы - используют элементы и МАИС и МПФС

Первая группа — методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов, ис­пользовании их опыта и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации включают: - метод «Мозговой атаки», - морфологический анализ - метод типа «сценариев», - метод экс­пертных оценок (включая SWOT-анализ), - метод типа «Дельфи», - метод структуризации («дерево целей», графические методы, сетевые модели) - морфологические методы .

Вторая группа — методы формализованного представ­ления систем управления, основанные на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них можно выделить следующие классы: - аналитические (включают методы классической ма­тематики — интегральное исчисление, дифференциаль­ное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариационное исчисление и другие, методы математиче­ского программирования, теории игр); - статистические (включают теоретические разделы математики — математическую статистику, теорию веро­ятностей — и направления прикладной математики, ис­пользующие стохастические представления — теорию массового обслуживания, методы статистических испы­таний, методы выдвижения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования); - теоретико - множественные, логические, лингвистиче­ские, семиотические представления (разделы дискрет­ной математики, составляющие теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, авто­матизации проектирования, информационно-поиско­вых языков); - графические (включают теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм и т.п.).

Наибольшее распространение в экономике в настоя­щее время получили математическое программирование и статистические методы. Правда, для представления ста­тистических данных, для экстраполяции тенденций тех или иных экономических процессов всегда использова­лись графические представления (графики, диаграммы и т.п.) и элементы теории функций (например, теория производственных функций). Однако целенаправленное применение математики для постановки и анализа задач управления, принятия экономических решений разного рода (распределения работ и ресурсов, загрузки оборудо­вания, организации перевозок и т.п.) началось с внедре­ния в экономику методов линейного и других видов математического программирования. При­влекательность этих методов для решения формализо­ванных задач, какими обычно являются названные выше и другие экономические задачи на начальном этапе их постановки, объясняется рядом особенностей, отличаю­щих методы математического программирования от ме­тодов классической математики.

В последнее время с развитием средств автоматиза­ции возросло внимание к методам дискретной матема­тики: знание математической логики, математической лингвистики, теории множеств помогает ускорить разра­ботку алгоритмов, языков автоматизации проектирова­ния сложных технических устройств и комплексов, язы­ков моделирования ситуаций принятия решений в орга­низационных системах.

В настоящее время в экономике и организации производства применяются практически все группы методов формализованного представления систем.

К третьей группе относятся комплексированные методы: - комбинаторика, - ситуационное моделирование, - топология, - графосемиотика и др.

Они сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов. Специалист по системному анализу должен пони­мать, что любая классификация условна. Она лишь сред­ство, помогающее ориентироваться в огромном числе разнообразных методов и моделей. Поэтому разраба­тывать классификацию нужно обязательно, но делать это следует с учетом конкретных условий, особенно­стей моделируемых систем (процессов принятия реше­ний) и предпочтений, которым можно предложить вы­брать классификацию.