Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы I. Общие положения
5.7. Организация исполнения документов
Указания по исполнению документа оформляются на отдельном бланке.
Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Фамилия И.О.
Прошу подготовить проект
ответа к 05.05.2010.
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит
из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения (уполномоченного им работника) и даты.
Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя учреждения и органа УИС (лица, исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС, а также руководителя структурного подразделения.
Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
Документы, поступившие в структурное подразделение с поручением руководства учреждения и органа УИС, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
Работники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений
к нему с соблюдением правил, установленных Инструкцией;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае существенной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях – подготовку списка к рассылке документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение);
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
Документы, полученные в службе делопроизводства для ознакомления, подлежат возврату в 3-дневный срок, если не согласован иной срок.
5.8. Регистрация организационно-распорядительных документов
Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии
с Инструкцией, после подписания руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) представляются на регистрацию
в службу делопроизводства вместе с указателем расчета-рассылки, подготовленным исполнителем, подписанным руководителем соответствующего структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства.
Приказы (распоряжения) регистрируются, рассылаются
и формируются в номенклатурные дела службой делопроизводства.
Издаваемые в учреждениях и органах УИС приказы (распоряжения) регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журналах учета издаваемых приказов (распоряжений) (приложение № 17) или в электронной базе данных по виду издания и в день их подписания.
Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет допускается регистрировать в одном журнале учета издаваемых приказов (распоряжений) или в электронной базе данных.
Все поступившие в учреждения и органы УИС копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации,
приказов (распоряжений) федеральных органов исполнительной власти, Минюста России, ФСИН России регистрируются в службе делопроизводства, докладываются руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности), после рассмотрения возвращаются в службу делопроизводства для исполнения поручений, данных руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности).
Поступившие копии нормативных правовых актов регистрируются в журналах учета поступающих правовых актов (приложение № 18) или в электронной базе данных.
На каждом экземпляре поступившей копии нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения ставится штамп,
в котором указываются порядковый учетный номер нормативного правового акта по журналу учету поступающих правовых актов и дата поступления.
Ознакомление с приказами (распоряжениями) учреждения или органа УИС, копиями поступивших нормативных правовых актов производится под роспись на листе ознакомления (приложение № 15), как правило, по письменному поручению руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности) или должностного лица, которому они были адресованы. Листы ознакомления хранятся вместе
с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов.
Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с пунктом 66 Инструкции, заверенными печатью службы делопроизводства, направляются в соответствии со списком к рассылке адресатам. Подлинник указателя расчета-рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с подлинником приказа (распоряжения).
Поступающие копии приказов и распоряжений после
их регистрации в журнале учета поступающих правовых актов хранятся по годам и видам издания в папках, регистрах или скоросшивателях с составлением внутренних описей.
5.9. Регистрация доверенностей и договоров
Доверенность на право совершения действий от имени учреждения
или органа УИС, представления интересов в государственных, общественных и судебных органах, оформленная в соответствии с пунктом 80 Инструкции, регистрируется в службе делопроизводства.
Зарегистрированный оригинал и копия доверенности выдаются под роспись представителю. Копия зарегистрированной доверенности помещается
в номенклатурное дело соответствующего структурного подразделения.
Договоры, оформленные в соответствии с пунктом 70 Инструкции, регистрируются юридической службой учреждения или органа УИС.
Ответственность за своевременность представления договоров
на регистрацию возлагается на структурное подразделение – инициатора размещения заказа либо на подразделение тылового обеспечения учреждения
или органа УИС.
Ответственность за соблюдение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации, для постановки договоров на учет в территориальном органе Федерального казначейства и внесения в реестр государственных контрактов возлагается на структурное подразделение – инициатора размещения заказа.
Договоры регистрируются в журнале регистрации договоров (приложение № 19).
Регистрация договоров осуществляется порядковой нумерацией
в пределах календарного года в журнале регистрации договоров.
При регистрации на договоре ставятся номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации договоров. Подпись руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности), заместителя руководителя учреждения и органа УИС (при наличии доверенности) на договоре заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в службе делопроизводства.
Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, ответственного за хранение договоров, остальные экземпляры направляются сторонам договора.
Копии договора, заверенные печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, направляются адресатам
в соответствии со списком к рассылке, составленным структурным подразделением – инициатором размещения заказа. Список к рассылке помещается в номенклатурное дело структурного подразделения вместе с соответствующим договором.
5.10. Обработка документов в структурных подразделениях
Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями о структурных подразделениях, а также должностными инструкциями и регламентами конкретных работников.
К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:
получение в службе делопроизводства под роспись организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;
учет документов (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются отдельно в журналах учета документов);
представление документов руководителю структурного подразделения;
своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до работников;
контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;
подготовка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения;
оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);
отправка документов, подготовленных структурным подразделением через службу делопроизводства.
Поступивший в учреждение или орган УИС документ в структурных подразделениях учитывается по входящему регистрационному номеру, присвоенному ему в службе делопроизводства.
Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в журналах учета документов или в электронной базе данных реквизитов документов:
регистрационный номер документа, присвоенный ему в учреждении
или органе УИС;
корреспондент;
наименование документа;
дата документа;
исходящий номер документа;
краткое содержание документа;
наличие приложений;
указание по исполнению документа (исполнитель, содержание указания, срок исполнения, автор указания, дата подписи указания);
роспись в получении документа;
отметка об исполнении.
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ход исполнения;
перенос сроков исполнения.
5.11. Регистрация телеграмм
Все поступившие телеграммы подразделением связи передаются
в службу делопроизводства для их регистрации в журнале учета входящих документов (приложение № 14) или в электронной базе данных, после чего передаются руководителю учреждения или органа УИС.
Исходящие телеграммы регистрируются в журнале учета исходящих документов (приложение № 16) или в электронной базе данных и хранятся
в номенклатурных делах структурных подразделений на общих основаниях.
К порядковому номеру добавляется буквенный индекс «т». Например:
исх. № 21/ТО/1-18 т.
Сформированное дело (том дела) с первыми экземплярами телеграмм для их дальнейшего хранения передаются телеграфистом (оператором) по подчиненности в подразделение связи.
Запрещается передача по ведомственной сети связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования».
5.12. Прием, обработка и отправка электронных документов
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся
в электронной базе данных.
При приеме электронных документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
открыть электронный документ и убедиться в правильности его адресования;
проверить наличие сопроводительного письма, а также всех названных
в документе приложений;
при поступлении электронного документа, содержащего нечитаемую информацию, или при отсутствии указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров направляется запрос о повторной передаче информации в адрес отправителя.
Получение электронных документов должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом 10-20 минут.
Работник, допущенный к передаче (приему) документов, несет персональную ответственность за соблюдение требований приема-передачи документов по каналам электрической связи.
Ответственность за соответствие текста документа на бумажном носителе и его электронной версии на носителе информации (дискете,
CD-диске, USB-флэш-носителе) несет исполнитель документа.
Запрещается передавать в электронных сообщениях сведения, составляющие государственную тайну, и сведения с грифом «Для служебного пользования».
После подписания документа запрещается внесение каких-либо изменений в его текст.
Электронный документ, подготовленный для передачи по каналам электрической связи, должен быть представлен исполнителем в службу делопроизводства на магнитном носителе (дискете, CD-диске, USB-флэш- носителе) вместе с подлинником документа на бумажном носителе.
Контроль доставки отправленных электронных документов возлагается
на работника, отправившего электронный документ. Контроль обеспечивается средствами электронной почты.
При отправке электронного документа обязательно указываются следующие реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, фамилия, инициалы и рабочий телефон работника, отправившего электронный документ.
Регистрация электронного документа аналогична регистрации отправляемого и принимаемого документа на бумажном носителе
с занесением в него регистрационного номера документа и даты регистрации.
5.13. Регистрация документов, поступивших по факсимильной связи
Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы, за исключением документов об освобождении подозреваемых, обвиняемых и осужденных, поступивших из Верховного Суда Российской Федерации, подтвержденных телеграммой категории «правительственная».
Документы в адрес учреждений и органов УИС передаются
по факсимильным аппаратам.
Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.
Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация является официальным документом, если получена или направлена по ведомственным каналам связи учреждения и органа УИС.
Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;
фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;
подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям
с отметкой о времени отправки.
Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных
в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.
Принятая факсограмма докладывается руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) в день ее приема, срочная – немедленно и с указанием передается исполнителю под роспись.
Поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются
в журнале учета принятых (переданных) факсограмм (приложение № 20).
Для отличия от других входящих документов к регистрационному номеру добавляется буквенный индекс «ф» (факсограмма). Например, входящий № 84 ф от 14.02.2011.
5.14. Учет и анализ объемов документооборота
Учет объемов документооборота в учреждении или органе УИС ведется в целях совершенствования организации работы с документами
и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в учреждение или орган УИС
и создаваемых в нем, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества
и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю учреждения или органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота в учреждении или органе УИС понимается количество документов, поступивших в учреждение или орган УИС и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным
в местах регистрации документов.
Общий объем документооборота
подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям.
При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество поступающих и создающихся в учреждении или органе УИС документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным.
При учете входящих и исходящих документов сопроводительное письмо и приложения к нему принимаются за один документ.
Сведения об объеме документооборота структурные подразделения готовят по установленной форме (приложение № 21).
Сведения о документообороте представляются:
службой делопроизводства учреждений, подведомственных территориальным органам ФСИН России, – в службу делопроизводства территориального органа ФСИН России ежеквартально, к 10 июля
(за полугодие) и к 15 января (за прошедший год).
службой делопроизводства территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, – в управление делами ФСИН России ежегодно, к 20 июля (за полугодие) и к 20 января
(за прошедший год).
5.15. Тиражирование документов
Поступающие на тиражирование документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А4.
На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов.
На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: «Дополнительно размножено
и разослано ___экз.».
Тиражирование документов без визы руководителя службы делопроизводства запрещается.
Основанием для тиражирования документов является заполненный заказ на выполнение копировально-множительных работ (приложение № 22).
Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяются руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ на производство копировально-множительных работ визируется в службе делопроизводства, затем вместе с документом передается исполнителем для тиражирования.
Тиражирование документов производится в порядке очередности
их поступления.
В первоочередном порядке тиражируются документы за подписью руководителя учреждения и органа УИС (к совещаниям, заседаниям коллегии, приказы (распоряжения) и т.п.) и срочные. Срочность определяется руководителем учреждения и органа УИС, а также руководителем службы делопроизводства.
Не производится тиражирование книг, различных справочников, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий,
а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан),
с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.
Поступающие заказы на выполнение копировально-множительных работ регистрируются в журнале учета заказов (приложение № 23).
Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись.
Контроль за изготовлением копий документов возлагается
на службу делопроизводства. Не допускается изготовление копий, превышающих количество, указанное в заказе.
VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль исполнения документов (далее – контроль) – совокупность осуществляемых службой делопроизводства и структурными подразделениями процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности учреждений и органов УИС.
К указанным процедурам относятся определение основного исполнителя документа, учет и постановка документа на контроль, своевременное доведение контрольного документа до исполнителя, снятие документа с контроля.
Контролю, осуществляемому службой делопроизводства,
в обязательном порядке подлежит исполнение поручения руководителя учреждения или органа УИС (лица, исполняющего его обязанности) для обеспечения выполнения законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, поручений вышестоящих учреждений и органов УИС, подготовки ответов на предложения, заявления, жалобы граждан и обращения организаций, а также других запросов и обращений,
за исключением документов контроль за которыми осуществляет организационно-аналитическое подразделение учреждения и органа УИС.
Постановку документов на контроль осуществляет служба делопроизводства при их предварительном рассмотрении с нанесением оттиска красного (синего) цвета штампа «Взято на контроль. Срок ______г.» в правом верхнем углу документа.
После рассмотрения руководителем учреждения или органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) контрольного документа и включения его в контрольную карточку (приложение № 24) или в электронную базу данных, контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения и учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России.
Служба делопроизводства заводит на каждый контрольный документ контрольную карточку, в которую включаются: входящий номер документа, поступившего в учреждение и орган УИС, его дата, исходящий номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения-исполнителя и другая информация.
Контрольные карточки контрольных документов систематизируются
по группам документов, срокам исполнения и структурным подразделениям.
Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет исполнителя и контролирует соблюдение установленных сроков. Исполнитель обеспечивает сбор, обработку
и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок)
о результатах исполнения.
Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут руководители структурных подразделений и исполнители.
Снятие документов с контроля осуществляется службой делопроизводства на основании внесенной в контрольную карточку, электронную базу данных информации об исполнении документа.
В дополнение к заполненной контрольной карточке результаты исполнения могут быть представлены в виде письменного ответа, докладной записки или изданием распорядительного документа.
Датой исполнения документа считается дата регистрации исходящего документа (ответа).
Если об исполнении документа руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) доложено в устной форме,
в контрольной карточке делается соответствующая запись (кому доложено, когда, кто докладывал) за подписью руководителя структурного подразделения.
Службой делопроизводства еженедельно готовится и направляется заместителям руководителя учреждения или органа УИС перечень контрольных документов, сроки исполнения которых истекают в течение следующей недели.
Сроки исполнения поручений устанавливаются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами (распоряжениями) и поручениями вышестоящих учреждений и органов УИС, исчисляются в календарных днях, с даты поступления документов.
В поручениях к конкретному документу руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.
В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющим его обязанности), давшему поручение, направляется мотивированная просьба о продлении срока
с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.
При неисполнении поручения в установленный срок в течение
3 дней после истечения срока, данного на исполнение, руководителю учреждения и органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц,
на которых возложено исполнение поручения, и о предлагаемых мерах ответственности, в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
Сроки исполнения документов, поступивших от индивидуальных
и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты
их поступления, отмеченной в регистрационном штампе учреждения и органа УИС, и не должны превышать 30 дней.
Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок их исполнения, а также отменять поручения имеют право только авторы данных документов.
Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать службу делопроизводства, которая вносит необходимые изменения в контрольные карточки и в электронную базу данных.
страница 1 ... страница 2страница 3страница 4страница 5страница 6 ... страница 12страница 13
скачать
Другие похожие работы: