«Исключение документов из библиотечного фонда образовательного учреждения»

«Исключение документов из библиотечного фонда образовательного учреждения»

Перечень причин исключения до­кументов из фонда:

ветхость (физический износ), дефектность,

устарелость по содержанию,

дублетность, непрофильность,

ут­рата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причи­нам /недостача/)».

Рассмотрим некоторые из этих понятий:

Понятие «ветхость»

Под это понятие подбирают документы, исключаемые по таким причинам:

1. Естественное старение полиграфических материалов,

2. Физическая изношенность изданий в результате ис­пользования читателями

(книговыдачи),

3. Преднамеренная порча изданий читателями, (в тех случаях, когда кон­кретный

виновник не может быть установлен).

4. Порча вследствие хранения в условиях, не соответствующих стандарту.

Понятие «устарелость»

Основной причиной исключения изданий из фонда является уменьшение общественной необходимости в них, что объективно выражается в значительном уменьшении спроса, а на практике оценивается зачастую как ус­тарелость. Причина «устарелости» требует к себе предельно осторожного отношения. По этой причине исклю­чаются из фонда школьных библиотек издания, полностью утратившие свою информативность и актуальность в политическом, научном и производственном отношениях или в связи с выходом аналогичных произведений, ос­вещающих вопрос более полно и точно, в свете современных научных знаний, в форме, соответствующей совре­менным требованиям.

Однако процесс устаревания неоднозначен. Многие документы теряют актуальность как источники научной информации, но могут сохранять статус культурно-исторического памятника. Желательно сохранять в фонде хотя бы один экземпляр изданий общественно-политической литературы, имеющих кумулятивный и справочный ха­рактер.

     Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием.
     К таким документам относятся:

• 
  научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;
  
• 
  общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;
  
• 
  популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;
  
• 
  справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;
  
• 
  учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;
  
• 
  документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;
  
• 
  научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;
  
• 
  правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;
  
• 
  справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;
  
• 
  другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования
  

 Издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.


Отдельные категории изданий теряют актуальность настолько медленно, что исключать их из фонда даже при значительном уменьшении спроса нецелесообразно вплоть до естественного физического обветшания. К чис­лу подобных изданий относятся, в частности, следующие:

• 
  Большие и малые универсальные энциклопедии.
  
• 
  Энциклопедические словари.
  
• 
  Отраслевые энциклопедии.
  
• 
  Языковые словари (кроме, орфографических словарей)
  
• 
  Литература о выдающихся политических и государственных деятелях, деятелях науки и культуры, воена­чальниках, спортсменах и т.д., мемуары - кроме произведений явно панегирического толка.
  
• 
  Издания по искусству и искусствоведению.
  
• 
  Картографические атласы (кроме, учебных).
  
• 
  Литература по родному краю.
  
• 
  Местные издания.
  
• 
  Литература по библиотековедению.
  
• 
  Кулинарные книги.
  

Ранее существующие нормативные документы не отражали библиотечную практику по исключению доку­ментов из фондов и указывались всего лишь две - три причины, по которым документы выбывают из библиотеки. Это вводило библиотекарей и работников контролирующих органов в заблуждение: получалось, что исключение по другим причинам как бы незаконно.

С выходом новой инструкции положение изменилось, ассортимент стал существенно шире.

По причине утраты (указать конкретное обстоятельство утраты: пропажа из фонда открытого доступа, утеря читателями, хищение, в результате хранения не соответствующим стандартным).

Документы исключаются в тех случаях, когда утрата произошла в результате стихий­ного бедствия или хранения в условиях, не соответствующих стандартным.

Отличие «полной утраты» от порчи вследствие одних и тех же факторов в том, что в последнем случае испорченные документы можно приложить к акту (представить комиссии).

По причине «хищения» исключаются в случае, если совершенно умышленное противоправное их изъятие из фондов с корыстной целью.

По причине «недостача» производится исключение изданий из фонда, если при инвентарной проверке выяв­лено расхождение между данными библиотечного учета и фактическим наличием документов. Издания, находя­щиеся на руках у читателей, относятся к числу фактически имеющихся при условии, что факт выдачи конкретным читателям подтверждается документально.

Остановимся на причине «недостача» более подробно. В методических рекомендациях Центральной библиотечно-информационной комиссии Минобразования читаем:

«Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи».

Расчет допустимого размера недостачи (в экземплярах) производится по формуле «к» умножить на Книговыдачу и разделить на среднюю цену издания.

Если, за пять лет, библиотекарь выдала 90 000 экземпляров, то допус­тимый размер недостачи составит: 90 000 умножим на 0,1 и разделим на 100. Получаем в экземплярах - 90 (экз.)

Допустимый размер недостачи составляет в денежном выражении 90 умножить на 30, (средняя стоимость недостающей книги), получим 2700 рублей. Т.е., при выданных 90 000 экземплярах недостача 90 экземпляров на сумму 2700 рублей считается нормой и спи­сывается без вопросов, все, что сверх этих показателей - необходимо представить объяснительную записку, а ре­шение о дальнейшем списании или возмещении принадлежит комиссии по проверке фонда.

Относительно документов временного хранения можно сказать, что они подразделяются в школьной библиотеке на периодические издания и документы обеспечения собственно учебного процесса.

Рекомендуют исключать из фондов школьных библиотек по истечении следующих сроков хранения:

• 
  годовые комплекты всех газет - после двух лет хранения;
  
• 
  журналы могут исключаться после трех - пяти лет хранения».
  

Конечно, и раньше было, что журнал журналу рознь, но теперь в условиях дефицита подписки вполне вероятен пересмотр хранения каждого отдельного номера журнала или газеты.

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражает­ся

в « Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине:

ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по со­держанию;

дублетность, непрофильность,

утрата /с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техно­генного характера, по неустановленным причинам (недостача)/.

Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов. Завизированные акты утверждаются директором МОУ, руководителем «РЦ»

и председателем КУМИ

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению.

На основании актов об исключении книг бухгалтерия снимает с баланса библиотеки стоимость выбывших документов.

При выбытии изданий, не состоящих на балансе библиотеки (периодика, брошюры и т.п.), составляется акт, который в бухгалтерию не передается. Количество документов, списанных по этому акту, вычитается из общего количества документов, записанных

в КСУ (часть 3.Итоги движения библиотечного фонда)

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и др. документов принятых от читателей взамен утерянных». На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «КСУ библиотечного фонда»

Документы, исключаемые, как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в другие библиотеки по акту.

Продажа списанных из фондов библиотеки документов производится в соответствии с правовыми нормативными актами, а также Положением или Уставом библиотеки.

Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах второй части КСУ /с указанием причины/. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, каталогах, инвентарных книгах.

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов, / если фонд был переоценен./

См. ниже:

Образец: Акт об исключении из основного фонда утерянных читателями документов.

	Рассмотрено на комиссии по												УТВЕРЖДАЮ
	сохранности фондов												О.В. Соколов
	Протокол	№ 10											(подпись лица утвердившего акт)
	от " 10 "	февраля		20 08г.									" 10 "		февраля			20 08г.
					Акт №		10
				« 10 »	февраля					20 08 г.
	Настящий акт составлен				Смирновой Л.В.- бухгалтер, Коноваловой А.С.- зам. директора
						(фамилии имена отчества лиц
	по УВР, Поповой Е.В. - зав.библиотекой, Ивановой О.В.- библиотекарь
					участвующих в составлении акта)
	об исключении из фонда				библиотеки МОУ СОШ № 33
					(наименование структурного подразделения библиотеки)
	" 25"		экземпляров		книг
						(указать вид документа)
	на сумму		семьсот три рубля, восемьдесят девять копеек
	По причине			утраты: утери читателями
						(указать причину исключения)
	Список выбывших			книг
					(указать вид документа)
	на " 1 "	одном			листах прилагается
						Члены комиссии:
						Л.В.Смирнова - бухгалтер
						А.С.Коновалова - зам. директора по УВР
						Е.В.Попова - зав.библиотекой
						О.В.Иванова - библиотекарь

Список документов к акту № 10
№	Инвентарный номер	Автор, заглавие			Год издания	Цена	Коэффициент переоценки	Цена с учетом коэффициента
25.05.1996	22014	Кутузов Как войти в мир л-ры			1995	3500	0,0022	7,7
2	22018	Береговская Син.птица Кн.для			1995	5900	0,0022	12,98
3	22019	Поташник Инновационные шк.			1996	31200	0,0022	68,64
4	22020	Дубровина Руководство практ.			1995	8500	0,0022	18,7
5	22006	Поташник управ.развитием шк.			1995	25000	0,0022	55
6	22001	Аксиомы бизнеса			1995	20000	0,0022	44
7	22033	100 игр по физике			1995	15000	0,0022	33
05.02.1997	22203	Великие жизни в мат-ке			1995	9000	0,002	18
9	22206	Девекин Практ.курс нем.яз.			1994	5000	0,002	10
10	22213	Хейли На высотах твоих			1992	7400	0,002	14,8
11	22243	Татарникова Валеология			1995	15600	0,002	31,2
12	22316	Нестеров 300 - викторина			1997	8000	0,002	16
13	22320	Кингер Кн. О твоих знакомых			1997	9000	0,002	18
14	22333	Бердяев Философия			1997	26000	0,002	52
15	22337	Харчева Основы социологии			1997	13000	0,002	26
17.04.2000	22435	Золотая птица			1996	18,5	1,2	22,2
17	22436	Пидкасистый Педагогика			1996	26	1,2	31,2
18	22442	Обухова Возраст.психология			1996	17	1,2	20,4
19	22445	Мурашов Риторика			1998	21	1,2	25,2
19.03.2002	22788	Готовые дом.задания			1997	11,5	0,89	10,235
21	22786	Земский Русский язык			1997	45	0,89	40,05
20.01.2003	23018	Барановский Повар			2002	54,9	0,91	49,959
23	23020	Скворцов Нескуч.вычесления			1999	25,2	0,91	22,932
24	23008	Федин Лучшие игры со словами			2001	27,9	0,91	25,389
25	23010	Микишна Методика формиров.			2002	33,3	0,91	30,303
25экз.		ИТОГО:						703р.89к
Приложение

Форма акта об исключении из фонда утерянных читателями документов и приеме в фонд документов, признанных равноценными

Рассмотрено на комиссии по УТВЕРЖДАЮ

сохранности фондов ____________________________ (подпись лица, утвердившего акт)

Протокол № ______ «_______» ____________ 20 г.

от «____» ______ 20 _____ г.

Акт № ________
Настоящий акт составлен ________________________________________________-___________________________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

об исключении из библиотечного фонда___________________________________

(наименование библиотеки )

___________ экз. книг ( других документов) на сумму ______________________

___________________________________________________________________________

по причине утери читателями и приеме взамен их_____________ экз. Книг

(других документов) на сумму______________________________________

________________________________________________________________
Список книг (других документов) прилагается.

Подписи: __________________________

__________________________

________________________
Список документов к акту № ________

№	Инвентар­ный номер	Автор и заглавие	Цена		Коэффициент переоценки	Стоимость
			руб.	коп.		руб.	коп.

Форма акта приема — передачи документов из одной библиотеки в другую в порядке книгообмена

Рассмотрено на комиссии по УТВЕРЖДАЮ

сохранности фондов ____________________________ (подпись лица, утвердившего акт)

Протокол № ______ «_______» ____________ 20 г.

от «____» ______ 20 _____ г.

Акт № ____

« ____» ______________ 20 _____ г.
Составлен настоящий акт в том, что _________________________________

(наименование передающей библиотеки)

передала в_______________________________________________________

(наименование библиотеки получателя)

приняла документы, отобранные представителем библиотеки ___________

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

на основании доверенности № _____ от ______________________________

в количестве ____________________________________________________ книг ____________________экз., АВД __________________________ экз.,

журналов __________ экз., учебников ___________________________ экз.

Общей стоимостью________________________________________________________

(прописью)

в том числе стоимость документов, состоящих на бухгалтерском учете

___________________________________________________________________________

(прописью)

Согласно прилагаемому списку документы сдал ______________________

(подпись)

принял ______________________

(подпись)

Список документов к акту № _________

№	Автор, заглавие	Год издания	Кол-во экземпляр.	Цена		Коэффи­циент переоценки	Стоимость
				руб.	коп.