Протокол №2 от " 5 " мая 2011 г. Инструкция по ведению делопроизводства в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское»

УТВЕРЖДЕНА

правлением ДНТ «Ново-Казанское»

протокол № 2 от “ 5 ” мая 2011 г.


ИНСТРУКЦИЯ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское»
Общие положения

Настоящая инструкция (далее именуется "Инструкция") разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в Дачном Некоммерческом Товариществе «Ново-Казанское» (далее именуемая «Товарищество» и обязательна для исполнения при ведении делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства и хранение документации возлагается на председателя правления.

Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.

Прием, учет, регистрация документов.

Порядок регистрации входящих документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.). Документы не требующие учета, а так же поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция, сообщения по электронной почте, не регистрируются.

На полученных документах проставляется отметка, в которой указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером также отметка.

Отметка проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу. Порядковые номера фиксируются в журнале учета документов (Приложение №. 1).

Порядок прохождения документов

Зарегистрированные документы передаются председателю правления.

После рассмотрения и наложения председателем правления резолюции, документ по необходимости передается на исполнение.

Порядок регистрации и отправления исходящих документов

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;

наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

правильность адреса получателя;

наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);

наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Исходящий номер отправленного документа регистрируется в журнале (Приложение №.2). Исходящий номер состоит из индекса номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.

Заверенные копии отправленных документов подшиваются в дела.

Порядок составления и оформления документов

Общие требования.

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.

Право подписи предоставляется лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Товарищества (уставом, доверенностями, должностными инструкциями и т.п.). Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.

Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (в т.ч. финансовых) документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Товарищества (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.).

Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие.

Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Товарищества.

Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.

Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству.

Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.

Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.

Для составления любых видов документов Товарищества, кроме писем, как правило, используется общий бланк (Приложение №3) и дополняется наименованием соответствующего вида документа (например "Справка", "АКТ", "Разрешение" и т.д.).

Для писем используется бланк письма (Приложение №3).

Основные правила оформления документов

К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева. Заголовок обычно отвечает на вопрос "О чем?". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Заголовок формулируется непосредственно при подготовке документа.

Не составляется заголовок к письмам, текст которых не превышает половины страницы, а также в ответах на письма граждан.

В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ.

Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, протокол, акт, и т.д.).

Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела. (Например: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.)

Абзацы внутри пункта не нумеруются.

При отсутствии разделов весь текст документа может быть разделен на пункты, имеющие порядковую нумерацию.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или сокращения "стр." и знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка. На таком же месте (вверху слева) ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках.

Регистрационный номер документа, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.

При подготовке документов совместно с несколькими организациями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками.

Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Министерство финансов РФ

Управление делами

Главному специалисту

А.Б.Петровой
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Если документ адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Редакция журнала "Главбух"

123456, г. Москва,

Б. Сухаревский пер., д. 2/24
Если письмо адресуют частному (физическому) лицу, то указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

121019, г. Москва,

Новый Арбат, д. 4, кв. 25

А.Б. Иванову
Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться, общим собранием Товарищества, правлением Товарищества, руководителем Товарищества, а так же лицам которым делегированы соответствующие полномочия.

При утверждении документа общим собранием Товарищества, собранием правления Товарищества гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

собрания членов

ДНТ «Ново-Казанское»

от «___»______2011 г. № ___
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления

ДНТ «Ново-Казанское»

_________________А.Н.Петров

«___»__________2011 г.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель правления

ДНТ «Ново-Казанское»

_________________А.Н.Петров

«___»__________2011 г.
Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких физических либо юридических лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

Подпись «____»_________2011 г. Ф.И.О.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

(название документа)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

должность должность

подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия

«___»_______2011 г. «___»_______2011 г.
Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются:

Личная подпись Ф.И.О.

(дата)
Визы проставляют на экземплярах документов, остающихся в Товариществе, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.

В документах, оформляемых на бланках Товарищества), должность указывается сокращенно.

В документах Товарищества, оформляемых не на бланках, в состав подписи входит полное наименование должности и организации.

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель ДНТ «Ново-Казанское» личная подпись Ф.И.О.
Главный бухгалтер личная подпись Ф.И.О.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии личная подпись Ф.И.О.
Члены комиссии личная подпись Ф.И.О.

личная подпись Ф.И.О.

личная подпись Ф.И.О.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами и удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в указанном месте.

Подготовка и оформление организационных решений.

Принятие организационных решений Товарищества документируются протоколами.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

При большом количестве участников собрания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование фамилии докладчика - в родительном падеже.

Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Составление номенклатур дел и формирование дел в делопроизводстве

Составление номенклатур дел.

В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов составляется номенклатура дел по установленной форме.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности Товарищества. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения порядкового номера дела по номенклатуре.

В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.

Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно - распорядительные документы органов государственной власти, решения общего собрания Товарищества, решения правления, планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.

При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и т.д.

Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с нормативными документами РФ, Уставом Товарищества. Сроки хранения дел, не указанных в нормативных документах и уставе Товарищества, устанавливаются правлением Товарищества.

Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 апреля текущего года.

Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован председателем правления.

Формирование дел.

Дела в текущем делопроизводстве формируются в строгом соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела не допускается:

несоответствие содержания документов заголовку дела;

объединение в одном деле документов с различными сроками хранения;

подшивка в дела двух или более экземпляров одного и того же документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, отметки, дополняющие содержание первых экземпляров;

Систематизация отдельных категорий документов.

Протоколы общих собраний формируются в дело в хронологическом порядке и по номерам и документов к нему.

Документы к заседаниям помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов или группируются в отдельное дело по номерам протоколов заседаний.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов. Планы, отчеты, сметы должны откладываться в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления или даты поступления.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года их действия. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчеты по выполнению перспективных планов формируются в деле последнего года действия этих планов.

Переписка группируется в дела за период календарного года.

В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. Запрос и ответ должны быть подшиты в одно дело.

Предложения, заявления и жалобы граждан и организаций формируются раздельно. Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения в течение одного делопроизводственного года повторного заявления (жалобы) или возникновения дополнительных документов они подшиваются в данную группу документов.

Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.

Документы и дела с момента их заведения в делопроизводстве хранятся в закрывающихся шкафах. В целях улучшения поиска нужных документов на внутренней стороне дверки шкафа помещается номенклатура дел. Хранение дел в столах не допускается.

Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения председателя Товарищества. Наиболее важные документы выдаются под расписку.

Учет, хранение и использование бланков

Бланки Товарищества (приказа, письма) централизованно изготовляются, получение, учет, выдача и хранение бланков возлагается на, ответственное лицо за делопроизводство.

Ответственность за правильное использование бланков приказов и служебных писем в несет председатель правления Товариществом

Порядок применения печати Товарищества

Круглой печатью подтверждается подпись председателя Товарищества распорядителя кредита или лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций по направлениям деятельности, и заверяются отдельные виды документов (Приложение №. 4).