1. Документ и его место в системе управления. Основные факторы, определяющие рациональную организацию информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности

25. Основные требования к организации документооборота в организациях и учреждениях. Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота. Основные этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.

1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.

Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).

2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.

Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.

Это требование относится и к приказам по личному составу (срок хранения которых 75 лет или 3 года).

В этих же целях при формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения.

С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий. В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Копии".

Это правило относится и к приказам по основной деятельности. Так, например, в канцелярии организации может формироваться дело с подлинниками приказов (их срок хранения - "постоянно" или " 10 лет"), а в структурных подразделениях номенклатурой дел предусматривается формирование дел с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии" - 3 г. ст. 16.1 Перечня 2001г.

С учетом этого требования годовые планы и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и отчетов. Например: "Годовые планы предприятия по труду" - 10 лет, ст. 123.1 Перечня 2001г., "Квартальные планы предприятия по труду" - 3 г., ст. 123.2 Перечня 2001г.

В порядке исключения допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.

Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.

4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

5. В деле формируются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.

Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения. Например: "Журнал регистрации входящих документов", "Книга учета проверок (ревизий)", "Книга учета инструктажа по технике безопасности" и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации.

При формировании переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Примечания" делается отметка "переходящее". Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года/итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения.

Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2000 по 2001 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2000 год.

6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.

В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).

7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся. Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.

8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который введен в действие с 1 июля 2005 г. Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.

9. В дела должны формироваться только исполненные документы. Для этого на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-95 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Эта отметка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: запись "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя; дату.

26. Задачи регистрации документов, ее организация. Формы регистрации документов, их сравнительные характеристики и состав информации Взаимосвязь процессов регистрации, контроля за сроками исполнения документов, информационно-справочной работой.

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа­ющая в организацию. Регистрируют документы, поступа­ющие из вышестоящих федеральных и местных государ­ственных органов и направляемые им в их адрес. Регист­рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложе­ния, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспон­денция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистри­руется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, состав­ляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со­ставляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации. На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ­бе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз­делениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы цент­рализованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной сре­ди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос­ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за­писки и др.), а также предложения и жалобы граждан. Специализированную документацию регистрируют в соответ­ствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов яв­ляется однократность. Каждый документ должен регис­трироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку­ментов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффек­тивно в организациях с небольшим объемом документо­оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен­тов; документов конфиденциального характера. Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо­гут учитываться в журналах учета приказов по организа­ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п. Использование автоматического дублирования тради­ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур­налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра­ции.

Карточная регистрация всех категорий документов осу­ществляется на единой по форме регистрационной карточ­ке.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать­ся.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудо­емкость процесса регистрации по сравнению с журналь­ной формой.

Карточки группируют в картотеке по признакам, кото­рые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документов и принятых ре­шений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов вклю­чает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых докумен­тов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюде­нии за их фактическим исполнением, в принятии мер, спо­собствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную под­готовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис­полнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о не­обходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывает­ся руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Документы с длительным сроком исполнения (напри­мер, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационную кар­точку.

Документ считается исполненным, если решены по­ставленные в нем вопросы, выполнены поручения, кор­респонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении, удос­товеренная подписью ответственного исполнителя, и кар­точка поступила секретарю-референту или в подразделе­ние службы ДОУ, осуществляющее контроль. В регист­рационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по но­менклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

При все надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его регистрации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой форме регистрационной карточке. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Применение карточек для регистрации заметно повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый – в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй – в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу. Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую – на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы. Использование цветных индикаторов позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска. Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами. Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит. В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом. Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть: - типовым (типовые сроки исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.), а также ведомственными позаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.); - индивидуальным (индивидуальный срок исполнения указывается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа. Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

27.Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Номенклатура дел, ее значение и применение в делопроизводстве. Виды номенклатур дел. Методика составления номенклатуры дел. Значение номенклатуры дел в технологии работы с документами. Формирование дел как технологическая операция делопроизводства. Правила формирования в дела документов отдельных категорий.

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.

Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают. Комплекс (от лат. complexus - связь - сочетание), совокупность предметов или явлений, составляющих одно целое.

Документ - Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.(О библиотечном деле: Федер. закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ.-В ред. от 22.08.2004.-Ст. 1;Об обязательном экземпляре документов: Федер. закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ.-В ред. от 22.08.2004.-Ст.

Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо прежде всего ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.