1. Документ и его место в системе управления. Основные факторы, определяющие рациональную организацию информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности

28.Экспертиза ценности документов в делопроизводстве ее назначение и порядок проведения. Экспертные комиссии учреждений, их функции, порядок создания и работы.

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения. ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены. В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях: - при составлении номенклатуры дел; - при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; - при подготовке дел к последующему хранению в архиве; - в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: - проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; - запись ЭД на машинные носители; - проверка качества записи; - описание ЭД; - проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; - подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

29. Состав комплекса работ, проводимых службой делопроизводства при сдаче документов в архив организации. Требования к оформлению дел при подготовке их к сдаче в архив. Правила составления описей дел постоянного и временного хранения, порядок их оформления.

Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив — завер­шающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.

Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с обще государственными требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.

Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, ар­хив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные ос таются в архиве организации.

Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.

Экспертиза ценности документов. Большая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой документы теряют свою актуальность.

Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем. Определенная группа документов содержит информацию, ценную и в научном, и в практическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сро­ков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).

Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государ­ственным архивом.

1 этап — составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.

2 этап — подготовка документов к сдаче в архив организации.

3 этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в госу­дарственный архив.

Экспертиза ценности документов в организации проводится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии. В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экс­пертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается при­казом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:

- рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного); - рассмотрение документов, выделяемых к уничтожению, и актов уничтожения документов и дел, срок хранения которых завершился; - подготовка и вынесение на рассмотрение экспертных ко миссий Госархива предложений о сроках хранения документ ной информации; -  участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методической документации по делопроизводству и ар­хивированию: номенклатур, классификаторов, перечней документов и инструкций по документационному обеспечению раз­личных уровней управления; -  проведение консультационно-методической и организационной работы с подведомственными структурами.

Экспертная комиссия — коллегиальный орган, заседания которого протоколируются и утверждаются руководителем орга­низации. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится систематически, наряду с оценкой правильности и оперативности ведения дел и их соответствия утвержден ной номенклатуре. Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения. Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.

При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхождению, содержанию и внешним особенностям документов. Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов. Типовые перечни устанавливают, как правило, сроки хранения, характерные для боль­шинства организаций и отражают организационно-функциональные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспече­ния и т. п.)

Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все многообразие документной информации. По этой причине на базе типовых ведомственными органами разрабатываются перечни отраслевого и межотраслевого характера. В зависимости от значимости (важности, актуальности) документов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д. Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел мо гут быть допущены ошибки различного характера. В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с вы делением единиц постоянного и временного хранения.

Отечественная практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел: - постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации; - длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации; - временного хранения (до 10 лет); - подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).

Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов. Дела с постоянным и долго­временным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов»... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.

Существенным обстоятельством является то, что рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтоже­нию приходится проводить одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Формирование дел фактически завершается по окончании года, когда подшиты последние документы прошедшего года, после чего дела еще год (минимум) хранятся в структурных подразделениях. После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включаю­щему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается. Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительно го пользования». Если в деле имеются особо ценные докумен ты, приложения к основному документу и т. п., наличие ко торых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Количество листов в деле выносится на обложку из данных заверительной надписи дела. Архивный шифр проставляется в архиве организации (номер фонда, описи, дела).

Составление описей, В соответствии с ГОСТом 16487—83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под описью понимают «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их уче­та и закрепления систематизации». И по сей день опись фактически является основным учетным и справочным пособием в работе с документной информацией в технологии делопроизводства и в архиве. На дела постоянного хранения, со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются раздельно. Если дела обобщают за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года — по структурным подразделениям. В таком случае реализуется хронологическо-структурная систематизация.

Внутри каждой структурной части дела располагаются по приоритету (значимости) содержащихся в них документов. При систематизации самих дел пользуются номенклатурой дел или ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения.

Личные дела, личные карточки уволенных, невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс, заголовок (аннотация), дата, количество листов приложения. В описи дел со сроками хранения свыше 10 лет перед примечанием помещается графа «Срок хранения дела». Данные переносятся с обложки дела, а дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело состоит в описи из своего номера, проставляемого на обложке. Если дело состоит из нескольких томов, то каждому тому в описи присваивается индивидуальный номер. В организациях, не имеющих структурных подразделений, составляется комплект общих описей. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

На основе описей подразделений ведомственным архивом составляются годовые разделы сводной описи дел организации (учреждения), по которой ведомственный архив передается Госархиву. Сдача дел по схеме «подразделение — архив» проводится ежегодно по графику, разработанному архивом и утвержденному руководителем организации. Дела со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив соответственно описям. Дела временного хранения передаются по утвержденной номенклатуре дел.


30.Понятие информационно-компьютерной технологии ДОУ. Технологии создания, хранения, обновления документов. Возможности электронного документооборота.

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем. Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как "каменный век", либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Основные принципы документооборота: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Осуществление операций в реестре могут производиться регистратором на основании электронных документов при наличии соответствующего соглашения, заключенного между регистратором и зарегистрированными лицами (эмитентами, трансфер-агентами). Электронный документ должен содержать электронную цифровую подпись зарегистрированного лица (эмитента, трансфер-агента) и всю информацию, установленную требованиями законодательства Российской Федерации и нормативных актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Электронный документ должен быть предоставлен регистратору в формате, установленном соглашением о порядке и условиях электронного документооборота, заключенном между регистратором и зарегистрированными лицами (эмитентами, трансфер-агентами). Регистратор осуществляет идентификацию лица, от которого поступил электронный документ, на основании принадлежащего ему сертификата ключа электронной цифровой подписи, содержащего сведения о фамилии, имени, отчестве владельца такого сертификата ключа и данные документа, удостоверяющего его личность (вид документа, серия, номер, дата выдачи, наименование органа, выдавшего документ). Владелец сертификата ключа электронной цифровой подписи передает регистратору заверенную своей подписью бумажную копию этого сертификата.