Методическое пособие для некоммерческих организаций ставрополь 2001 Методическое пособие «Привлечение средств из местных источников. Сбор частных пожертвований»

РАЗДЕЛ II

МЕТОДЫ СБОРА ЧАСТНЫХ ПОЖЕРТВОВАНИЙ
Глава 1 Формы и методы сбора частных пожертвований
Методы сбора частных пожертвований можно классифицировать по разным критериям:

форма внесения денежных пожертвований: в кассу организации; безналичный денежный перевод, ящик-копилка.

целевая группа: сбор пожертвований от мотивированных людей (сторонников организации) и населения в целом или его отдельных групп.

тип пожертвований: в денежной или натуральной форме, однократное «случайное» или на регулярной основе.

размер пожертвования: небольшие суммы от большого количества людей или значительные от одного человека или небольшой группы и т.д.
Одним из самых известных методов, используемых зарубежными организациями, является «от двери к двери». Сущность отражена в названии. Члены или добровольцы, нередко специальные агенты, посещают людей дома и во время личной беседы убеждают внести пожертвование. Достаточно распространен сбор пожертвований от трудовых коллективов организаций и предприятий разной формы собственности. В его основе – налоговые льготы жертвователям. Популярны сбор пожертвований в публичных местах и проведение уличных акций, а количество и разнообразие фандрейзинговых мероприятий может ограничиться только фантазией.

Российские НКО практикуют сбор пожертвований через ящики-копилки, установленные в специальных местах, телерадиомарафоны, благотворительные концерты, аукционы, распродажи. Метод «от двери к двери» больше используется религиозными организациями. Незначительно распространены адресная рассылка, сбор средств от трудовых коллективов, через Интернет. НКО проводят уличные акции и размещают извещения в отделениях банков.
Формы и методы сбора частных пожертвований

ФОРМЫ МЕТОДЫ	Ящики-копилки	Безналичный банковский перевод	Через кассу организации
Ящики-копилки, установленные в специальных местах
Уличные акции
Мероприятия
«От двери к двери»
Адресная рассылка
Через Интернет
Размещение извещений в отделениях банков
Телерадиомарафоны
Сбор пожертвований от трудовых коллективов

В данном пособии мы остановимся только на некоторых методах, которые, с точки зрения авторов, являются наиболее распространенными и приемлемыми для российских НКО.
Глава 2 Сбор пожертвований через ящики-копилки
Производится посредством установки копилок в специальных местах, во время уличных акций и на мероприятиях.

Преимущество данных методов заключается в относительной простоте и незатратности, возможности одновременного обращения к большому количеству людей. Акции по сбору средств позволяют привлечь внимание большого количества населения к деятельности организации и проблеме. Они содержат в себе большой образовательный и просветительский компонент. Примером могут служить акции по сбору средств для больных СПИДом, во время которых проводится рассказ о профилактике, лечении заболевания, об организации, которая помогает людям, попавшим в беду и т.д.

К недостаткам относятся небольшой размер пожертвования, необходимость привлечения к работе добросовестных, хорошо подготовленных добровольцев. В сбор пожертвований вовлечены люди и нередко вступает в силу «человеческий фактор», который может уничтожить репутацию организации в случае недобросовестного отношения, мошенничества или воровства. Задача НКО – организовать сбор пожертвований таким образом, чтобы свести к минимуму подобные риски. Поэтому, к подготовке и сбору пожертвований следует подходить самым серьезным образом и принять все необходимые меры по учету, контролю и обеспечению сохранности собранных средств, поскольку, как говорят американцы, у самих денег «памяти нет».
Сбор пожертвований через ящики-копилки, установленные в специальных местах

Есть два варианта установки копилок. Первый позволяет собрать небольшие суммы денег от большого количества людей, которые не являются сторонниками организациями. Второй вариант - ящики устанавливаются в местах, где живут или работают люди, поддерживающие организацию. Это может быть и дом добровольца, и офис организации, которую часто посещают люди. Основное отличие – копилки не просто размещены, люди проводят «агитационную» работу и просят друзей, знакомых, коллег внести пожертвования, объясняя, на что и для кого.
Где устанавливать ящики-копилки

Копилки устанавливаются в местах скопления людей: около кассы в магазине, кафе и т.д., чтобы люди могли опустить в них сдачу, практически в любых местах, где люди оплачивают покупки или услуги наличными. Лучше всего устанавливать копилки либо непосредственно рядом с кассой, или же на улице при выходе из магазина или учреждения. Зарубежные НКО размещают копилки в аэропортах, особенно международных. Уезжая из страны, люди легко расстаются с оставшейся мелкой валютой.

Обычно все места делятся на две группы – специальные места, в которых копилки размещаются стационарно на определенный период времени, и места, в которых копилки используются периодически, время от времени (проведение разовых акций или сбор средств в определенные дни недели).
Как должны выглядеть копилки

Зарубежные НКО используют две разновидности копилок при сборе частных пожертвований - для детей и для взрослых. Первая рассчитана на привлечение внимания детей и обычно ярко и красочно оформлена. Кроме того, у нее нередко бывает одна часть, которая движется или открывается при надавливании для того, чтобы в отверстие можно было опустить монету. Вторая разновидность – для взрослых. Эти копилки должны быть строгими и функциональными. Они могут отличаться хорошим дизайном или лозунгом, и оформлены таким образом, чтобы отображать идею - для кого и на что собираются средства.
Оформление ящиков-копилок

Ящик должен быть изготовлен из прочного материалы, предпочтительно железа или пластмассы, бумага и картон не допустимы. Все ящики должны быть опломбированы, пронумерованы и закрыты. На них должны быть реквизиты организации, занимающейся сбором пожертвований (название и адрес). Для опечатывания могут применяться различные материалы, позволяющие визуально установить факт вскрытия/попытки вскрытия копилки посторонними людьми. Копилки обязательно должны быть оформлены плакатом и/или материалами о деятельности организации и обращением, в котором изложена основная идея – кто и на что собирает деньги. Иногда к копилке прилагают Акт вскрытия, в котором указана сумма собранных средства, и / или отчет о количестве собранных средств за время установки копилки и их расходовании. Некоторые организации вешают картонный термометр, на котором стоят отметки нужной суммы денег и периодически столбик поднимается на определенное количество единиц по мере продвижения к финансовой цели. Можно использовать другие средства привлечения внимания и стимулирования населения.
Подготовительная работа

Организация оформляет решение или приказ об установке ящиков-копилок с указанием мест размещения и периодичности вскрытия и назначает сотрудника, ответственного за данный вид деятельности. В его обязанности входит:

• 
  Ведение мониторинга всех копилок, в том числе, нумерация, регистрация всех мест установки, указание даты, срока установки каждой копилки, Ф.И.О. руководителя организации или предприятия, в котором установлена копилка, периодичность и даты вскрытия каждой копилки, сумма собранных средств.
  
• 
  Подбор людей из числа штатных сотрудников и добровольцев для проведения мониторинга каждой копилки, организация их работы.
  
• 
  Разработка отчета (программная и финансовая часть) о проведении каждой акции (например, ежемесячно, если копилки установлены на длительный срок), или после завершения каждой акции. В финансовом отчете должна быть указана полная сумма собранных средств через каждую копилку и просчитана себестоимость каждой акции (количество собранных средств Х затраченных материальных и других ресурсов при подготовке и проведении акции). Все расходы НКО по организации и проведению акции по сбору средств должны учитываться отдельно и возмещаться из собственных средств организации, но не из собранных через копилку.
  

Как устанавливать ящики-копилки

Установить копилку непросто. Где бы организация не пыталась разместить копилки, чаще всего первая реакция неподготовленных людей – отказ под разными предлогами.

Первым шагом для размещения копилки является выбор места.

Второй шаг - большая индивидуальная работа и применение методов убеждения.

Третий шаг – определить, кто будет отвечать за состояние каждой копилки. Конечно, большой соблазн поручить копилку владельцу магазина, особенно если человек или организация проявляют интерес и готовность помочь. Но, все-таки, лучше, если сама организация этим будет заниматься. Для этого за каждой копилкой «закрепляется» сотрудник или доброволец.

Четвертый шаг– когда копилка уже установлена – постоянный мониторинг ее состояния – место, в котором она стоит, внешний вид (нет нанесено ли копилке повреждений, не было ли попыток ее вскрытия, если копилка прозрачная, то какое количество денег и каких в ней находится, может, для «стимулирования» населения в нее стоит опустить несколько бумажных купюр? А может она уже полная и люди не могут в нее опустить деньги?).

Пятый шаг - организация процесса регулярного вскрытия копилки и приходования средств.

При установке копилок в организациях, учреждениях, магазинах и др. необходимо заключение договора с владельцем. Прежде, чем заключать договор, организацию, где устанавливается копилка, должен посетить представитель НКО (штатный сотрудник, ответственный за этот вид работы, или доброволец, в обязанности которого входит мониторинг состояния данной копилки). Во время этого визита должны быть обсуждены все детали, связанные с установкой и мониторингом, и определены ответственные. Во время этой беседы нужно обязательно представить человека, уполномоченного организацией проводить мониторинг копилки, предъявить образец бейджа и удостоверения, которое этот представитель будет предъявлять при обращении к персоналу организации/учреждения, в котором установлена копилка. Следует договориться с организацией, в которой установлена копилка, немедленно проинформировать НКО в случае пропажи/повреждения копилки (желательно, в письменном виде), а также заблаговременно уведомить НКО о прекращении акции по сбору пожертвований и вернуть копилку в целости и сохранности. Следить за тем, чтобы копилка была правильно установлена и сбор средств проводился должным образом, - обязанность НКО, которая установила эту копилку.
Мониторинг

• 
  Для мониторинга установленных копилок НКО организует штатных сотрудников и добровольцев, которые выступают как представители организации перед персоналом предприятий, в которых установлены копилки. В практике зарубежных стран представители организации, занимающиеся сбором средств, должны быть старше 16 лет. В российском законодательстве этого требования не существует, но человек, собирающий пожертвования для организации, должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность и доверенность/удостоверение, в котором на бланке организации указаны название благотворительной акции, Ф.И.О. человека, занимающегося сбором средств. Каждый раз при обсуждении с персоналом вопросов, связанных с установленной копилкой, представитель организации должен предъявлять это удостоверение.
  

• 
  Люди, осуществляющие сбор пожертвований, должны вести себя так, чтобы не опорочить имя организации, и ни при каких обстоятельствах не имеют право оказывать давление на людей, среди которых проводят сбор средств. Желательно, чтобы в организации, занимающейся сбором пожертвований, существовал Этический Кодекс, в котором были бы прописаны все правила поведения при сборе средств.
  
• 
  Если во время мониторинга представитель организации обнаружит / заподозрит факт вскрытия копилки / хищения средств, он должен немедленно поставить об этом в известность как руководителя организации, занимающейся сбором пожертвований, так и организации, в помещении которой установлена копилка.
  
• 
  После того, как НКО убирает копилки, ответственный за данный вид работы должен собрать все выданные штатным сотрудникам и добровольцам удостоверения.
  
• 
  Человек, отвечающий в организации за сбор средств через копилки, несет полную ответственность за представителей организации, их поведение, манеру общения с персоналом организаций и предприятий, в которых устанавливаются копилки и соблюдение других этических норм.
  

Вскрытие ящика-копилки

• 
  Прежде, чем производить вскрытие или перемещение копилки, члены комиссии/ответственное лицо должны убедиться в том, что ящик находится в рабочем состоянии, на нем нет повреждений, а также в сохранности пломбы. Если требуется ремонт, то об этом необходимо сообщить руководителю организации, занимающейся сбором средств, и, прежде чем устанавливать его снова, нужно его отремонтировать или заменить на новый.
  
• 
  Вскрытие копилки и пересчет наличных средств должны производиться в присутствии не менее трех членов комиссии, в составе которой обязательно должен быть представитель организации, в помещении которой установлена копилка.
  
• 
  Содержимое ящика пересчитывается, о чем составляется АКТ.
  
• 
  В Акте должны быть указаны номер ящика, место установки, дата вскрытия и сумма собранных средств.
  
• 
  Все собранные средства приходуются в кассу организации. В случае возникновения дополнительных расходов, связанных с установкой, транспортировкой или ремонтом ящика-копилки, они не должны осуществляться из собранных средств.
  

Глава 3 Проведение уличных акций
Сбор пожертвований на улице в местах массового скопления людей может проводиться путем размещения на определенное время столика /стенда организации с ящиком для пожертвований или проведения ярких красочных уличных акций. В обоих случаях сбор пожертвований проводится сотрудниками и/или добровольцами организации с использованием разных приемов привлечения внимания прохожих. Во время проведения сбора пожертвований ведется рассказ о целях, на которые собираются пожертвования, распространяется информация об НКО, в знак признательности жертвователям могут вручаться мелкие сувениры – календарики, значки с символикой организации и т.д.

Этот метод гораздо сложнее, чем сбор средств через ящики копилки, установленные в специальных местах. Во-первых, требуется особая подготовка и преодоление «психологического барьера» сотрудников и добровольцев. Во-вторых, людей нужно хорошо организовать.

Первостепенное значение для успеха применения данного метода имеет правильный выбор места. НКО должна определить его таким образом, чтобы как можно большее количество людей за данный отрезок времени получили информацию об организации и акции и возможность внести пожертвование. Идеальным местом, как правило, оказываются центральные улицы и места проведения массовых мероприятий (различные городские мероприятия, в том числе спортивные, концерты и т.д.). НКО не следует сосредотачивать все свои усилия в одном месте, их должно быть несколько.
Организация мероприятия:

1. 
   Создайте инициативную группу или рабочий комитет по подготовке мероприятия.
   
2. 
   Составьте детальный план подготовки и проведения акции (дата, вид деятельности, ответственный и т.д.).
   
3. 
   Составьте детальный перечень того, что организации необходимо для проведения акции:
   

• 
  Для привлечения внимания прохожих можно использовать громкоговоритель, по которому будет периодически озвучиваться специально разработанный текст-обращение к гражданам и в перерывах звучать музыка. Замечательно, если есть возможность его привлечь на безвозмездной основе, если нет - он обойдется очень дорого и с точки зрения себестоимости мероприятия это невыгодно.
  
• 
  Довольно эффективно использовать специально «растяжку» с лозунгом акции, стенды, наглядные материалы.
  

4. 
   Часто при проведении сбора пожертвований организация раздает значки, сувениры, календарики и т.д. с символикой организации или лозунгом акции. Это, с одной стороны, привлечение дополнительного внимания к организации и акции, с другой – незначительное, но все-таки поощрение человека, внесшего пожертвование. Эти мелкие сувениры долго напоминают об акции.
   
5. 
   Разработайте и изготовьте все материалы, которые НКО нужны для проведения акции (от обращений для привлечения добровольцев до «растяжек» и плакатов). На основании этого списка составьте бюджет. Определите источники финансирования.
   
6. 
   Примерно просчитайте средства, которые организация реально сможет привлечь (на основе собственного опыта сбора средств или других НКО, исходя их количества мест, в которых будут проводиться акции, количества добровольцев, вовлеченных в эту работу, временных затрат и т.д.).
   
7. 
   Просчитайте себестоимость акции. Естественно, средства на организацию акции (вложенные НКО или привлеченные) должны быть минимальными. Идеальное соотношение – затраты на проведение акции составляют 5-6% от суммы привлеченных. Но этого добиться довольно сложно. Чем больше опыта у НКО по организации акций по сбору частных пожертвований, тем эффективнее мероприятия.
   
8. 
   Выберите дату и время.
   

• 
  Она не должна совпасть с фандрейзинговым мероприятием другой организации.
  
• 
  Учитывайте время года, недели, дня (выходные многие жители в летнее время проводят за городом, если Вы определили место, где поблизости есть учебные заведения, то нужно просчитать время таким образом, чтобы студенты не были на каникулах и т.д.).
  
• 
  Если в данной местности много магазинов, кафе, офисов, то лучше приурочить акцию к перерыву на обед.
  

9. 
   Организуйте людей, которые будут заниматься сбором пожертвований. Для этого можно провести работу как с имеющимися у организации добровольцами, так и привлечь новых. Составьте график для сотрудников и добровольцев таким образом, чтобы каждый человек занимался сбором средств не более 2 часов подряд. Каждого человека нужно проинструктировать относительно того, каким образом ему/ей следует проводить сбор средств (в рамках единой процедуры, разработанной и принятой организацией). Особое значение имеет умение людей собирать средства. Для этого их предварительно нужно научить тому, как себя вести с людьми, как обратиться к прохожему, какие аргументы использовать, как вести себя, если в ответ нагрубили и т.д. Люди, занимающиеся сбором средств на улице, должны уметь привлечь внимание прохожих, их нужно соответственным образом одеть (яркие, красочные майки с логотипом организации и/или лозунгом акции), снабдить яркими «стикерами» (наклейками) или, как это делает Красный Крест – фартуками с символикой организации. Можно также использовать кепки и другие атрибуты. У каждого человека, занимающегося сбором средств, должен быть красочно оформленный, легкий и удобный ящик для сбора пожертвований (естественно, он должен быть опечатан).
   
10. 
    Прежде, чем выходить на улицу с ящиком-копилкой, нужно провести кампанию в СМИ. Население должно быть подготовлено к пожертвованиям. Оно должно знать или хотя бы что-то слышать об организации, о том, для каких категорий населения она работает и т.д. Естественно, новой или незнакомой организации пожертвуют меньше, чем организации, которая «на слуху», руководителя которого жители часто видят на экране телевизора, слышат по радио, об организации периодически читают статьи в газетах. Лучше проводить целенаправленную кампанию в СМИ под каждую акцию по сбору средств. Причем кампания должна начаться как минимум за 15-18 дней до проведения акции.
    
11. 
    После проведения акции нужно обязательно «отчитаться» перед населением. Обычно это делается при помощи СМИ – используйте те же приемы, что и для привлечения внимания к акции. Идеальным «отчетом» является пресс-конференция или брифинг для сразу нескольких СМИ (и электронных, и печатных).
    
12. 
    Соберите все материалы, которые остались от акции.
    
13. 
    Проведите с сотрудниками организации и ее активными добровольцами «разбор» акции. Проанализируйте затраченные усилия, материальные и человеческие ресурсы и сопоставьте их с полученными результатами. Оцените акцию. Сделайте выводы и обобщите все извлеченные уроки. Это поможет при дальнейшем проведении подобных мероприятий.
    
14. 
    Разошлите письма с благодарностью в адрес всех людей, которые так или иначе помогли в ее проведении.