скачать doc Автор: В.Д. Банасюкевич, зам.директора ВНИИДАД Источник: ''Управление персоналом''#4, 2001 Дата публикации: 22.05.2001 6 октября 2000 г. руководителем Федеральной архивной службы России утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Перечень подготовлен в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993 г.) и Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552, которые являются правовой базой деятельности Федеральной архивной службы России. На основании данных нормативных актов, эта служба осуществляет комплектование государственных архивов, устанавливает порядок отнесения документов к составу Архивного фонда и экспертизы их ценности, определяет категории организаций, документы которых подлежат включению в него, разрабатывает и утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывает разработанные федеральными органами государственной власти ведомственные перечни документов. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он может использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Применявшийся ранее «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) признается утратившим силу применительно к указанным в новом Перечне управленческим документам, начиная с 1995 года, т.е. экспертиза ценности документов, созданных в деятельности управленческих структур до середины 90-х годов может производиться на основании статей старого Перечня. Так установлено в связи с тем, что новый Перечень по вполне понятным причинам не учитывает и не включает документы устаревших и отмененных форм. Экспертиза ценности документов - это ответственная работа, поскольку от ее результатов зависит качественный, оптимальный состав Архивного фонда страны - документального наследия, которое будет использоваться для воссоздания подлинной истории нашего времени. Для организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения в каждом учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Комиссия является совещательным органом при руководстве и ее решения, обычно фиксируемые в протоколах и в актах на уничтожение документов вступают в силу после утверждения их руководителем данного учреждения. Для государственных организаций или организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным государственным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов у организаций фондообразователей. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов, но они также не вполне свободны, когда речь идет об уничтожении документов, поскольку «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (ст.16) обязывают собственников обеспечивать сохранность документов, отнесенных Федеральной архивной службой России к составу АФ РФ. В экспертную комиссию, как правило включаются руководитель делопроизводственной службы организации, заведующий архивом (ответственный за архив), который выполняет функции секретаря комиссии, бухгалтер и юрист, т.е. специалисты которые хорошо знают документацию учреждения, представитель местного архивного учреждения. Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Однако этим не ограничиваются ее функции. Квалифицированная и работоспособная ЭК обязана организовывать и координировать всю работу, связанную с формированием документального фонда учреждения, принимать решения по обеспечению учета и сохранности документов и планированию передачи документов из подразделений в архив учреждения. Экспертная комиссия рассматривает номенклатуру дел, заводимых в делопроизводстве, участвует в разработке инструкций и методических пособий по работе с документами в учреждении. При необходимости, экспертная комиссия может представлять в архивные органы предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий и видов документов, которые образуются в деятельности учреждения. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» является нормативным актом в том смысле, что он устанавливает минимальные сроки хранения документов. Экспертные комиссии вправе увеличивать сроки хранения в зависимости от характера деятельности той или иной организации, специфики их функций и значения информации, содержащейся в определенных документах. Для некоторых видов документов в типовом, рассчитанном на все организации перечне, чрезвычайно сложно точно определить их ценность и поэтому в ряде статей перечня наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка «ЭПК». Эта отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение в организации или передать в государственный, муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов. Аббревиатура «ЭПК» - это экспертно-проверочная комиссия архивного органа, которое и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении. Уничтожение документов по акту, утверждаемому руководителем организации, являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива осуществляется с разрешения архивного органа или архива после утверждения ЭПК архивного органа описей на документы постоянного хранения за определенный период времени. При этом архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включение в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. |