скачать rtf ОСОБЕННОСТИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВОВ ДОКУМЕНТАМИ ПЕРСОНАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА "Делопроизводство", 2007, N 2 (Продолжение. Начало см. "Делопроизводство", 2007, N 1) Центральный вопрос сегодня заключается в том, где хранить документы по личному составу, ведь количество их весьма значительно, а из этого значительного количества часть должна поступить на постоянное хранение. Точную цифру назвать достаточно сложно. Воспользуемся данными, приведенными в опубликованной в журнале "Секретарское дело" статье представителя Росархива. Здесь говорится, что "только в 125,0 тыс. учреждений, организаций, предприятий, стоящих на учете государственных и муниципальных архивов, хранится около 115,0 млн дел по личному составу. Между тем эти организации составляют только около 6% от общего количества юридических лиц, действующих на территории Российской Федерации, в которых также образуются и должны храниться документы по личному составу" <1>. Следовательно, в целом эта цифра может составить около 2000 млн дел по всей стране. Конечно, цифра неточная, но любое приближающееся к ней число тоже впечатляет. -------------------------------- <1> Б.В. Альбрехт. Нормативно-правовые и организационно-методические вопросы организации работы с документами по личному составу // Секретарское дело. 2004. N 1. С. 10. В бывшем СССР существовало такое понятие, как "номенклатурный работник", сегодня редко употребляемое, но остающееся, по сути. Отнесение к номенклатурной должности зависело от уровня специфики, объема деятельности организации. На небольших предприятиях в список номенклатурных должностей входили только директор, заместитель директора, главный инженер и главный бухгалтер, на более крупных в номенклатуру входили и начальники ведущих отделов и цехов. Как показало исследование такого комплекса документов, проделанное ВНИИДАД в середине 1970-х годов, эти дела на номенклатурных работников образуются как в составе фондов учреждений, где работал_______________ ___________________________________________ _!_"_#_$_%_&_'_(_)_*_+_,_-_._/_0_1_2_3_4_5_6_7_8_9_:_;_<_=_>_?_@_A_B_C_D_E_F_G_H_I_J_K_L_M_N_O_P_Q_R_S_T_U_V_W_X_Y_Z_[_]_^___`_a_b_c_d_e_f_g_h_i_j_k_l_m_n_o_p_q_r_s_t_u_v_w_x_y_z__|__~__Ђ_Ѓ_‚_ѓ_„_…_†_‡_€_‰_Љ_‹_Њ_Ќ_Ћ_Џ_ђ_‘_’_“_”_•_–_—__™_љ_›_њ_ќ_ћ_џ_ _Ў_ў_Ј_¤_Ґ_¦_§_Ё_©_Є_«_¬__®_Ї_°_±_І_і_ґ_µ_¶_·_ё_№_є_»_ј_Ѕ_ѕ_ї_А_Б_В_Г_Д_Е_Ж_З_И_Й_К_Л_М_Н_О_П_Р_С_Т_У_Ф_Х_Ц_Ч_Ш_Щ_Ъ_Ы_Ь_Э_Ю_Я_а_б_в_г_д_е_ж_з_и_й_к_л_м_н_о_п_р_с_т_у_ф_х_ц_ч_ш_щ_ъ_ы_ь_э_ю_я__e8 соответствующие лица, так и в составе фондов тех учреждений, в номенклатуру которых эти лица не входили. Так, личное дело заведующего областным отделом народного образования будет в фонде Министерства просвещения союзной республики и в фонде областного ОНО; личное дело министра финансов автономной республики - в фондах министерства финансов АССР и соответствующей союзной республики и т.д. В различных союзных республиках, в системе различных ведомств и в разные исторические периоды порядок ведения личных дел номенклатурных лиц не был одинаковым <2>. -------------------------------- <2> Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1976. С. 21. Государственные архивы принимали на хранение личные дела всех номенклатурных работников организаций, учреждений и предприятий, находившихся в их зоне комплектования, а также документы по личному составу от ликвидированных без правопреемников организаций. Но особый "урожай" принес 1992 г. (точнее сказать, 1991 - 1993 гг.), когда с распадом СССР и реорганизацией органов управления встал вопрос о сохранности документов по личному составу организаций союзного значения, ибо принять такой объем документации государственные архивы физически были не в состоянии. В архиве Министерства экономики и прогнозирования Российской Федерации оказалось на хранении более 15 тыс. дел по личному составу Госплана СССР с 1940 г., в архиве Центробанка РФ - свыше 37 тыс. дел с 1941 г. по личному составу Госбанка СССР, в архиве Госкомстата РФ - 30 тыс. дел с 1935 г. сотрудников Центрального статистического управления и Госкомстата СССР. В архивах ассоциаций, акционерных обществ, корпораций и т.п. организаций, созданных вместо государственных органов, оставалось более 150 тыс. дел по личному составу бывших союзных отраслевых министерств и ведомств, например около 20 тыс. дел по личному составу бывшего Минлеспрома СССР в российской корпорации "Российские лесопромышленники", 13 тыс. дел Минугля СССР с 1958 г. в корпорации "Русский уголь", около 40 тыс. дел по личному составу Госснаба СССР в архиве акционерного общества "Росконтракт" и т.п. <3>. -------------------------------- <3> Как помочь гражданам в поиске документов по личному составу // Отечественные архивы. 1993. N 6. С. 106 - 107. Ну а следующий такой "урожай" документов ликвидированных организаций и, конечно, документов по личному составу страна получила в 2004 г. в результате административной реформы, когда в связи с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" было упразднено 13 министерств и 11 комитетов, комиссий, служб и агентств. "Однако из-за слабой материально-технической базы и нехватки денег возможности действующих архивов документов по личному составу ограничены. В последние годы ввиду отсутствия свободных площадей их комплектование повсюду осуществлялось с трудом. Тем не менее и государственные, и муниципальные архивы пока принимают большие объемы документов. В 2004 г. архивные учреждения России приняли свыше 1 млн 420 тыс. дел управленческой документации, а документов по личному составу - более 3 млн 150 тыс. дел!" <4> -------------------------------- <4> Артизов А.Н., Мякушев С.Д. Сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее // Отечественные архивы. 2005. N 4. С. 26. А могут ли действующие организации сдать на хранение документы по личному составу, вышедшие из делопроизводственного процесса? Да, могут по договору (это, как правило, договор о депозитарном хранении) - при этом как в государственный архив, так и в негосударственное хранилище, но проблема свободной полки, скорее всего, касается именно государственного или муниципального архива, в то время как негосударственные хранилища и созданы для обслуживания негосударственных организаций. Хотя почему бы и государственным организациям не воспользоваться на время услугами этой специфической архивной сети? Фрагмент документа. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002. С. 140 Пункт 6.1.7.8. Документы по личному составу от действующих органов независимо от формы собственности могут быть приняты на временное хранение по договору за плату при наличии свободных площадей в архиве. Итак, что за последние 10 лет было предпринято с целью организации рационального хранения документов по личному составу в стране? Еще в 1992 г. в соответствии с Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1992 г. N 781-р "Об улучшении хранения и использования документов по личному составу" было установлено, что ликвидированные организации независимо от формы собственности должны передавать документы по личному составу правопреемнику или, при его отсутствии, вышестоящему по подчинению органу, а в случае отсутствия таковых - архивным учреждениям. В свою очередь, исполнительным органам власти было рекомендовано рассмотреть вопрос о создании специализированных архивов для хранения документов по личному составу. Забегая вперед, можно сказать, что сеть таких архивов в стране создается, но с разной степенью интенсивности в разных субъектах Федерации. Это и понятно - деньги-то госбюджетные. В Москве, например, к 2005 г. было создано 11 таких архивов (10 - по округам и 11-й для документов работников сферы торговли), в целом в субъектах Российской Федерации к этому времени их насчитывалось более 34, но распределены они по стране все еще неравномерно. Выделяется в этом отношении Северо-Западный федеральный округ, где сейчас работают семь таких архивов. В муниципальных образованиях России доля специализированных архивов невелика - из 2156 муниципальных архивов таковыми являются только 244. Необходимость их существования в современных российских условиях не вызывает сомнения и доказывается самим фактом непрерывного роста числа таких архивов <5>. -------------------------------- <5> Артизов А.Н., Мякушев С.Д. Сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее. С. 25. Но при таком распределении документов организаций по государственным и муниципальным архивам, когда управленческая документация поступает в один архив, а документы по личному составу - в другой, возникают сложности у пользователей. Поэтому архивные учреждения наряду с другими органами организуют у себя службу исполнения запросов в режиме "одного окна". Делают это во исполнение Постановления Правительства Москвы от 24 февраля 2004 г. N 101-ПП "Об организации работы органов исполнительной власти города Москвы, городских организаций в режиме "одного окна". "Во многих странах существует система оказания услуг населению при однократном обращении потребителя, именуемая "one-stop service". Термин "одно окно" можно часто услышать по радио, увидеть на уличных плакатах или найти на многочисленных сайтах в Интернете. Что это - модное словосочетание или новая концепция решения "бумажных вопросов"? Режим "одного окна" создается в целях: - качественного улучшения обслуживания заявителей; - создания барьера, препятствующего возникновению противозаконных отношений между представителями власти и заявителями; - сокращения времени заявителей на сбор, согласование и оформление всевозможных документов для получения необходимого им документа; - сокращения необоснованных затрат граждан и организаций, связанных с малоэффективным взаимодействием." <6> -------------------------------- <6> Богушов А.П. Проблема внедрения режима "одного окна" в территориальных органах исполнительной власти // Делопроизводство. 2004. N 3. С. 15. Но и ранее в стране существовала целая сеть объединенных межведомственных архивов документов по личному составу, в которые поступали документы от организаций, в первую очередь не являющихся источниками комплектования государственных архивов, например колхозов, магазинов, строительных участков, типографий, баз, кладбищ, общежитий и т.д. и т.п., позднее в них стали поступать и документы от организаций негосударственной формы собственности. Последние, то есть негосударственные организации, предприятия, должны были оплачивать хранение своих документов в таких межведомственных архивах, но, как только заканчивались финансовые средства, можно было только гадать о дальнейшей судьбе документов в таких организациях, если не сказать "оплакивать". Специалисты называют страшную цифру: у 90% юридических лиц сохранность документов по личному составу практически находится вне всякого контроля, что влечет крайне негативные последствия <7>. -------------------------------- <7> Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. М.: МЦФЭР, 2005. С. 75. Интерес представляют высказывания некоторых специалистов и о том, что в самих организациях (конечно, в первую очередь крупных) назрела необходимость создания отдельного если не архива, то хотя бы хранилища для документов по личному составу. Это имеет смысл еще и по той причине, что документы этой категории содержат информацию персонального характера, которая может быть в организации закрыта на конфиденциальность. Все это, конечно, не является панацеей от уничтожения документов, и правительство предпринимало и другие шаги. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. N 358-р было рекомендовано вновь образовавшимся организациям (юридическим лицам) - при этом коммерческим и некоммерческим - включать, а органам, осуществляющим государственную регистрацию, строго контролировать наличие в учредительных документах положений о сохранности документации по личному составу, а в случае ликвидации без правопреемника или реорганизации - о передаче их на хранение в специализированный архив документов по личному составу или (при его отсутствии) в государственный архив. "В том же Распоряжении правительства впервые была поставлена задача создания федерального центра хранения документов по личному составу, потому что в результате массовой ликвидации и реорганизации союзных и российских министерств и ведомств под угрозой гибели оказались теперь и документы по личному составу высших уровней управления государством. К сожалению, по причинам материального и финансового характера такого архива нет и по сей день (образовано лишь специальное подразделение РГАЭ, занимающееся проблемами документов по личному составу союзных министерств), и Росархив продолжает работать в этом направлении." <8> -------------------------------- <8> Артизов А.Н., Мякушев С.Д. Сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее. С. 25. В Российской Федерации действуют два законодательных акта, в целом регулирующие порядок сохранности документов акционерных обществ и обанкротившихся организаций, в том числе и документов по личному составу. Это, во-первых, Федеральный закон "Об акционерных обществах" 1995 г. (от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ), в ст. 89 которого дан перечень документов, подлежащих обязательному хранению в акционерном обществе, во-вторых, Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)", в ст. 129 которого предусмотрена роль конкурсного управляющего в передаче документов на государственное хранение. В развитие положений этих Федеральных законов Федеральная архивная служба России в начале 2000-х годов издала два положения, направленных также на сохранность как документов в целом, так и по личному составу негосударственных организаций, ликвидированных в ходе банкротства, и кредитных организаций в случае их ликвидации (последний документ был подготовлен в тесном взаимодействии с Банком России). После принятия решения о ликвидации кредитной организации или признании организации-должника банкротом председатели ликвидационных комиссий (конкурсные управляющие) принимают в свое ведение документы организации, проводят их инвентаризацию, а также заключают договор с соответствующим архивным учреждением на проведение экспертизы ценности документов, в том числе по личному составу, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архивы. В состав ликвидационной комиссии должен входить и представитель соответствующего архивного органа. По итогам экспертизы составляются описи. На дела постоянного хранения и по личному составу описи должны быть утверждены архивным учреждением, после чего они представляются на утверждение председателю ликвидационной комиссии (конкурсному управляющему или ликвидатору). Документы по личному составу в упорядоченном состоянии должны поступить на хранение или в специализированный архив документов по личному составу, или, в случае отсутствия такового в данном регионе, в государственный или муниципальный архив. Фрагмент документа. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002. С. 77 9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации, передаются в государственный архив. 9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. 9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. 9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив. Кстати, обработка документов с целью подготовки их к хранению проводится за счет средств ликвидированной или обанкротившейся организации (что оговорено в п. 3 ст. 129 Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)", а также должно быть предусмотрено в смете на осуществление ликвидационных процедур). Само же хранение документов в государственных или муниципальных архивах производится без оплаты <9>. -------------------------------- <9> Приказ Росархива от 22 ноября 2000 г. N 67 "Об утверждении Положения о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности кредитных организаций в случае их ликвидации"; Приказ Росархива от 12 ноября 2001 г. N 85 "Об утверждении Положения о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства". На практике очень часто "на месте" обанкротившейся возникает новая организация, даже с тем же профилем деятельности, местонахождением и, конечно, кадровым составом. Как поступить с документами в этом случае? Надо принять на государственное хранение, но многие испытывают острую нужду в "свободной полке". Поэтому иногда архивные учреждения заключают договор или соглашение с конкурсным управляющим ликвидируемой и руководителем вновь создающейся организации о передаче последнему документов постоянного хранения и по личному составу. Кстати, один экземпляр подписанного договора или соглашения поступает в архив и включается в состав дела фонда ликвидированной организации. Но, как показывает практика, все эти меры не ставят должного заслона в деле сохранности документов и, главное, документов по личному составу в целом ряде организаций. Кстати сказать, представители многих организаций, кто проходил через процедуру банкротства или ликвидации, прямо говорили о том, что самым сложным в этом процессе было передать документы организации в государственный или муниципальный архив и получить "заветный штампик", подтверждающий факт сдачи. Без этого штампа соответствующие органы не оформляли факт ликвидации или банкротства, что, кстати сказать, очень чревато для уже не функционирующей организации. С 2003 г. функции оформления регистрации или ликвидации юридических лиц были переданы в стране в систему Министерства по налогам и сборам Российской Федерации (с марта 2004 г. - Федеральная налоговая служба, подведомственная Министерству финансов Российской Федерации), чьи территориальные органы пока не обращают должного внимания на координацию действий с архивными учреждениями, так строго не требуют наличия отметки о факте сдаче документов на государственное хранение, тем самым практически не выполняют законодательные и подзаконные акты последних лет, действующие в стране в этой области. Неудивительно, что в развитие и в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах" от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг Постановлением от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс утвердила Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Рассматривая в целом порядок хранения документов в акционерных обществах, это Положение касается и документов по личному составу. На основании этого Положения ряд акционерных обществ издали инструктивные письма, в которых отметили единоличную ответственность за сохранность документов в акционерном обществе, а в структурных подразделениях эта ответственность возложена на их руководителей, а также обязали разработать вновь или привести в соответствие с указанным Положением внутренний документ, регламентирующий порядок хранения документов в акционерном обществе. В таком документе, например, должен быть дан перечень документов, подлежащих хранению и с другими сроками хранения, определены ответственные лица за хранение документов с указанием их прав и обязанностей, выделены помещения для хранения документов, определен порядок работы экспертной комиссии, а также отражены иные требования, предусмотренные положением. Все рассмотренные положения о сохранности документов по личному составу аккумулировал новый Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" 2004 г. в ст. 23 "Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами", в которой четко определена судьба архивных документов, в том числе и документов по личному составу, в случаях реорганизации, ликвидации или банкротства организаций (в статье раздельно прописаны ситуации с государственными и негосударственными организациями). Особо следует подчеркнуть тот факт, что в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются государственной или муниципальной собственностью (ст. 10, п. 4). Именно эта ситуация в процессе приватизации для предприятий-правопреемников являлась в предыдущие годы камнем преткновения, так как к ним переходили производственные площади, мощности, средства, продолжал трудиться тот же коллектив, но на документы государственной формы собственности правопреемственность не распространялась. Собственникам это понять было сложно, но закон в этом смысле поставил "жирную точку" в плане сохранения документов по личному составу. В особых случаях, когда организация реорганизуется с появлением правопреемника или из состава организации в качестве самостоятельного юридического лица выделяется структурное подразделение, судьба документов по личному составу определена следующим образом. Фрагмент документа. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002. С. 82 10.6.2. При реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы передаются организации или организациям - правопреемникам. 10.6.3. При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводственные дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию. Документы по личному составу филиалов и представительств организаций Все рассмотренные здесь законодательные и подзаконные акты направлены на регулирование порядка сохранности документов организаций в целом. Но представляется не до конца проработанным на самом высоком уровне порядок хранения документов именно по личному составу в филиалах и представительствах. Напомним, что филиалы и представительства в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (часть I, ст. 55) не являются юридическими лицами, а следовательно (продолжаем как специалисты), не формируют свой архивный фонд. Документы постоянного хранения филиалов и представительств должны быть включены в состав архивного фонда головной организации, за тем исключением, когда филиалу разрешено (и это документально оформлено) хранить документы у себя. Для государственных организаций документальным оформлением является договор с госархивом того региона, где находится филиал или представительство, о предоставлении последним права хранения документов постоянного хранения и по личному составу у себя. Для негосударственных организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, таким документальным оформлением, скорее всего, будет генеральная доверенность филиалу и представительству на хранение документов или даже создание "оперативного" архива. Но с документами по личному составу многие организации решают по-разному. Одни считают, что и документы по личному составу должны быть включены в комплекс документов, представленных в головную организацию. Возможно, при таком подходе уровень сохранности будет выше, но сам "личный состав" ведь живет по месту нахождения филиала или представительства, и в случае необходимости наведения справок социально-правового характера ему придется обращаться в головную организацию. Другие считают, что документы по личному составу должны оставаться на хранении в филиалах или представительствах, в то время как документы постоянного хранения будут передаваться в головную организацию, мотивируя это решение как раз тем, что "личный состав" здесь работал и здесь продолжает жить. Но если документы по личному составу будут в результате экспертизы иметь срок хранения "постоянно", то необходимо четко определить, в какой государственный или муниципальный архив они должны в итоге поступить. Таким образом, налицо определенная хаотичность в системе хранения документов по личному составу, которая в России по многим причинам сложилась в "мозаичном, очень дробном виде, и сегодня ни архивисты, ни историки преодолеть эту распыленность не в силах" <10>. -------------------------------- <10> Артизов А.Н., Мякушев С.Д. Сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее, будущее // Отечественные архивы. 2005. N 4. С. 21. (Окончание см. "Делопроизводство", 2007, N 3) Е.М.Бурова Проф. РГГУ Подписано в печать 20.04.2007 "Делопроизводство", 2007, N 3 ОСОБЕННОСТИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВОВ ДОКУМЕНТАМИ ПЕРСОНАЛЬНОГО ХАРАКТЕРА (Окончание. Начало см. "Делопроизводство", 2007, N N 1, 2) Документы по личному составу при передаче на архивное хранение, будь то государственный, муниципальный архив, архив организации либо структурное подразделение кадровой службы (ввиду отсутствия архива в организации), необходимо должным образом оформить. Здесь вполне уместно заметить, что личное дело не является личным! Его нельзя унести домой или на другое место службы при увольнении. На личное дело, несмотря на такое его название, распространяются определенные правила по оформлению, ведению в делопроизводстве, пока лицо работает, и по оформлению для передачи на архивное хранение в случае увольнения лица. В последнем случае составляется внутренняя опись на документы, отложившиеся в личном деле, где указываются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и листы внутренней описи нумеруются отдельно. При завершении дела к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Подписывает внутреннюю опись ее составитель, с указанием должности, расшифровкой подписи и датой. После завершения дела оформляется лист-заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, дипломов, аттестатов, военных билетов) они вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Если же невостребованных личных документов достаточно много, то тогда они в личное дело не подшиваются, а хранятся по отдельной описи <1>. -------------------------------- <1> Основные правила работы архивов организаций. М., 2002. С. 19 - 21. На документы по личному составу могут в организациях составляться 2 описи: одна на документы со сроком хранения 75 лет и другая - на документы постоянного хранения (что достаточно подробно было рассмотрено выше). Напомним, что нумерацию описей на документы по личному составу предпочтительнее ввести смешанную, то есть с применением букв в сочетании с валовыми номерами, например 1 л/с, 2 л/с и т.д. Но с учетом того, что часть документов по личному составу будет иметь срок хранения постоянно, возможны и варианты разделения этих описей на две группы: - 1 л/с-п; 2 л/с-п и т.д. (постоянное хранение); - 1 л/с-в; 2 л/с-в и т.д. (75 лет хранения). В любом случае в рамках годового раздела сводной описи дела по личному составу Основные правила работы архивов организаций 2002 г. (п. 3.7.23) рекомендуют систематизировать по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности: - приказы или распоряжения по личному составу; - списки личного состава; - карточки по учету личного состава (форма N Т-2); - лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); - невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства); - акты о несчастных случаях. Такой порядок расположения дел подходит для бесструктурных организаций или при поступлении документов в специальные архивы для хранения документов по личному составу. Но, во-первых, в организациях с большим документооборотом на эти группы документов могут составляться отдельные описи; во-вторых, лицевые счета чаще на практике в организациях с четко определенной структурой откладываются в описях бухгалтерии, а акты о несчастных случаях - у главного инженера; в-третьих, интерес с точки зрения срока хранения представляют две последние позиции: невостребованные личные документы имеют срок хранения не менее 50 лет, а акты о несчастных случаях - 45 ЭПК <2>, а следовательно, включая их в опись, например со сроком хранения документов 75 лет, можно их столько и хранить, но если их количество значительно, тогда целесообразнее включать такие документы в отдельные описи. -------------------------------- <2> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000. С. 342, 322. Необходимо также продумать четкую систематизацию документов в описи для объединенных в одно целое организаций. Могут применяться разные схемы: сначала дела группируются по организациям, а в рамках организации дела располагаются по хронологии или по видам документов; могут располагаться дела сразу по хронологии, а в рамках каждого года - по организациям или по видовому признаку документов. Очевидно, современникам, у которых на языке в основном такие организации, как фирмы, корпорации и т.д., небезынтересно будет узнать и о том, как оформлять документы по личному составу, например, в колхозах, в настоящее время практически канувших в Лету, - но это наша история. В состав укрупненного колхоза "Родина" Вадского района Нижегородской области в разное время влились несколько колхозов ("Красный луч", имени Маленкова, "Безбожник", "9 января", "Красный двигатель", "Искра"), до этого существовавших самостоятельно. После проведения научно-технической обработки специалистами был выбран принцип составления описи, когда за основу брались документы колхозов одного названия независимо от хронологии, а дела включались в опись в валовом порядке (сначала дела колхоза "Красный луч", потом колхоза имени Маленкова и т.д.) до 1947 г., когда колхозы объединились в один (имени Сталина) и опись стала единой. В другом случае при описании документов объединенного колхоза "Красная стрелка" за основу был взят хронологический принцип, по которому в каждый годовой раздел описи за 1931 - 1980 гг. включались документы 4 колхозов, входивших в состав объединенного. Но, поскольку сохранность документа была неполной, в отдельных годовых разделах материалы того или иного колхоза отсутствовали, этот принцип для практической работы при исполнении социально-правовых запросов менее удобен, поскольку приходится тратить время на поиски документов разных колхозов, просматривая всю опись. В первом варианте документы по личному составу одного колхоза сконцентрированы комплексно <3>. -------------------------------- <3> Воскобойникова Н.В. Проблемы архивоведческого упорядочения и источниковедческого изучения документов по личному составу, источников комплектования объединенных ведомственных архивов // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. М., 1995. С. 204. Достаточно подробно методика составления описей, в том числе и для документов по личному составу, описана в Методических рекомендациях ВНИИДАД, вышедших в 2003 г. Воспользуемся указанными рекомендациями и приведем некоторые яркие примеры из этого пособия. Фрагмент документа. Составление архивных описей: Методические рекомендации. Росархив. ВНИИДАД. М., 2003. С. 54 - 57 Организации, имеющие структуру: 1) фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному составу колхоза "Восход" Петровского сельсовета Озерского района Тамбовской области за 1992 г. ────┬───────┬─────────────────┬──────────┬──────┬────────┬──────────── N │Делопр.│Название │Крайние │Кол-во│Срок │Примечание п/п│индекс │структурного │даты │листов│хранения│ │ │подразделения и │документов│ед. │до 01.01│ │ │заголовок ед. хр.│ед. хр. │хр. │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 1 │2 │3 │4 │5 │6 │7 ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── │ │03. Бухгалтерия │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 50 │03.06. │Книга учета труда│1992 г. │90 │2068 г. │ │ │и расчетов с │ │ │ │ │ │членами колхоза │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── │ │06. Главный │ │ │ │ │ │инженер │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 51 │06.07. │Журнал │1992 г. │ │ │Переходящее │ │регистрации │ │ │ │ │ │несчастных │ │ │ │ │ │случаев │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 52 │06.08. │Акты N N 1 - 4 о │1992 г. │10 │2068 г. │ │ │расследовании │ │ │ │ │ │несчастных │ │ │ │ │ │случаев │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── │ │09. Отдел кадров │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 53 │09.01 │Книга учета │1992 г. │75 │2068 г. │ │ │членов колхоза │ │ │ │ │ │и их семей │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 54 │09.02 │Журнал │1992 г. │65 │2068 г. │ │ │регистрации │ │ │ │ │ │вступивших в │ │ │ │ │ │колхоз и выбывших│ │ │ │ │ │членов колхоза │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 55 │09.03 │Личные карточки │1992 г. │130 │2068 г. │ │ │уволенных членов │ │ │ │ │ │колхоза │ │ │ │ │ │(форма N Т-2) с │ │ │ │ │ │фамилиями с буквы│ │ │ │ │ │"А" по букву "К" │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 56 │09.03 │То же с буквы "Л"│1992 г. │58 │2068 г. │ │ │по букву "Я" │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── │ │Личные дела │ │ │ │ │ │уволенных │ │ │ │ │ │специалистов │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 57 │09.04 │Петров Сергей │4 апреля │10 │2068 г. │ │ │Иванович │1980 г. - │ │ │ │ │ │20 января │ │ │ │ │ │1985 г. │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 58 │09.04 │Зимина Анна │23 мая │20 │2068 г. │ │ │Павловна │1984 г. - │ │ │ │ │ │6 сентября│ │ │ │ │ │1992 г. │ │ │ ────┴───────┴─────────────────┴──────────┴──────┴────────┴──────────── Организация, не имеющая структур: фрагмент описи документов по личному составу центра занятости населения Бийского района Комитета по занятости населения Алтайского края, Бийск ────┬───────┬─────────────────┬──────────┬──────┬────────┬──────────── N │Делопр.│Заголовок ед. хр.│Крайние │Кол-во│Срок │Примечание п/п│индекс │ │даты │листов│хранения│ │ │ │документов│в ед.│до 01.01│ │ │ │ед. хр. │хр. │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 1 │2 │3 │4 │5 │6 │7 ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── │ │1994 г. │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼──────────┼──────┼────────┼──────────── 13 │01-07 │Приказы │10 января │215 │2070 г. │ │ │N N 1 - 200 │1994 г. - │ │ │ │ │директора │29 декабря│ │ │ │ │центра по │1994 г. │ │ │ │ │безработным │ │ │ │ ────┴───────┴─────────────────┴──────────┴──────┴────────┴──────────── Личные дела безработных 1940 г. р. ────┬───────┬─────────────────┬───────────┬──────┬────────┬─────────── 14 │01-29 │Акелькина Марья │1994 г. │12 │2016 г. │ │ │Андреевна │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼───────────┼──────┼────────┼─────────── 15 │01-29 │Крохова Лидия │1993 - │10 │2016 г. │ │ │Степановна │1994 г. │ │ │ ────┴───────┴─────────────────┴───────────┴──────┴────────┴─────────── Личные дела безработных 1950 г. р. ────┬───────┬─────────────────┬───────────┬──────┬────────┬─────────── 16 │01-29 │Петров Иван │1994 г. │9 │2026 г. │ │ │Трофимович │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼───────────┼──────┼────────┼─────────── 17 │01-29 │Петухов Сергей │1994 г. │8 │2026 г. │ │ │Ильич │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼───────────┼──────┼────────┼─────────── │ │1995 г. │ │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼───────────┼──────┼────────┼─────────── 18 │01-07 │Приказы │1995 г. │250 │2071 г. │ │ │N N 1 - 220 │ │ │ │ │ │директора центра │ │ │ │ │ │по безработным │ │ │ │ ────┴───────┴─────────────────┴───────────┴──────┴────────┴─────────── Личные дела безработных 1946 г. р. ────┬───────┬─────────────────┬───────────┬──────┬────────┬─────────── 19 │01-05 │Борисов Виктор │1994 - │12 │2022 г. │ │ │Михайлович │1995 гг. │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼───────────┼──────┼────────┼─────────── 20 │01-05 │Лукьянова Вера │1995 г. │16 │2022 г. │ │ │Петровна │ │ │ │ ────┴───────┴─────────────────┴───────────┴──────┴────────┴─────────── Личные дела безработных 1949 г. р. ────┬───────┬─────────────────┬───────────┬──────┬────────┬─────────── 21 │01-05 │Дедкова Валентина│1994 - │11 │2025 г. │ │ │Юрьевна │1995 гг. │ │ │ ────┼───────┼─────────────────┼───────────┼──────┼────────┼─────────── 22 │01-05 │Сигарев Андрей │1995 г. │13 │2025 г. │ │ │Филиппович │ │ │ │ ────┴───────┴─────────────────┴───────────┴──────┴────────┴─────────── Порой отдельные государственные архивы выпускают аналогичные пособия для учреждений своего профиля, например в 2000 г. вышла Памятка по составлению описей и техническому оформлению дел на документы по личному составу в организациях профиля Российского государственного архива экономики. Практики вполне могут ею воспользоваться в своей работе. Описание документов по личному составу. Методика описания документов по личному составу, как и составление описей на них, подробнейшим образом дана в Методических рекомендациях ВНИИДАД "Составление архивных описей" от 2003 г. Но документы по личному составу не являются однородной группой, в этом комплексе можно выделить следующие видовые группы: - собственно документы по личному составу (личные дела - как индивидуальные, так и комплексные; аттестационные, наградные и выездные дела; личные карточки и трудовые контракты (соглашения), которые порой заменяют личные дела; организационно-распорядительная документация, как то: приказы, распоряжения; лицевые счета по заработной плате; тарификационные списки и невостребованные личные документы, например трудовые книжки, аттестаты, дипломы и т.д.); Фрагмент документа. Методические указания "Составление архивных описей". 2003. С. 31 - 33 При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, крайние даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела. Личное дело Петров Дмитрий Иванович 15 марта 1950 г. 2 декабря 1972 г. 50 л. Хранить 75 лет Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено дело, то на обложке дела (и описи) должны быть указаны все варианты: Ильясов Нурулла Хабибулович (Юрий Алексеевич), Хасин Борис Павлович (Борух Пинхусович). Иностранные фамилии, имена воспроизводятся в русской транскрипции, в скобках приводится их написание на иностранном языке (если оно имеется в личном деле): Лихт Радомир (Licht Radomir). Датой приема (увольнения) считается день зачисления (увольнения) лица на работу (с работы), а не дата принятия приказа. Если в личном деле имеются документы о деятельности лица вне данной организации, датируемые более ранними годами, при описании даты этих документов во внимание не принимаются. Комплексные личные дела описываются по крайним первым буквам фамилий. Таков же порядок описания единиц хранения с учетными карточками формы N Т-2. В заголовке единицы хранения, содержащей личные дела и карточки формы N Т-2, указывается год увольнения работников. Например: Личные дела сотрудников Министерства здравоохранения СССР с фамилиями на буквы М - Н, уволенных в 1970 г. При описании ОРД по личному составу указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); крайние номера приказов, кроме случаев, когда приказы и т.д. не имеют валовой нумерации; наименование учреждения, при необходимости следует указать номер тома или части описываемых документов; в графе "крайние даты" - число, месяц (прописью), год: Приказы N N 30 - 70 Министерства просвещения РСФСР по личному составу. Т. 2. 3 мая 1980 г., 31 августа 1980 г. При описании лицевых счетов работников по заработной плате следует указывать месяц и год. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в заголовке единицы хранения следует это отметить. Лицевые счета работников завода "Вымпел" по заработной плате за ноябрь 1991 г.; февраль, март, май - октябрь 1992 г.; - документы личного происхождения <4>; - церковные документы (указы духовных консисторий и духовных правлений; переписка с благочинными; богослужебные книги; клировые ведомости; церковные летописи; метрические книги; брачные документы; описи церковного имущества; приходно-расходные книги и т.д.) <5>; - метрические книги, брачные обыскные книги и брачные документы велись только в приходских церквях; в городских кафедральных соборах и в монастырских церквях не велись такие книги и документы. Описанием церковных архивов занимались священники, то есть ими составлялись заголовки на делах, а архивисты 20 - 40 годов либо оставляли эти заголовки, либо давали обобщенные заголовки, не раскрывая содержания дел <6>. -------------------------------- <4> Описание этой категории документов подробнейшим образом освещено в рассматриваемых Методических указаниях, в Методических рекомендациях по работе с документами личного происхождения (литература и искусство), выпущенных РГАЛИ (ранее ЦГАЛИ СССР) в 1990 г., а также в Компьютерной обучающей системе "Архивистика. Путеводитель по архивным технологиям", выпущенной в РГГУ в 2003 г., а также в курсе лекций "Архивы личного происхождения". <5> В рамках специальности "Историко-архивоведение" в РГГУ открыта специализация "Архивы Русской православной церкви", для студентов которой сюжеты описания церковных документов даются более глубоко. <6> Романова С.Н. К вопросу об описании архивов церквей // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. М., 1995. С. 159. Фрагмент документа. Методические указания "Составление архивных описей". 2003. С. 40, 42 Единицы хранения церковных документов должны содержать документы одного вида; не относящиеся к ним документы должны быть выделены и описаны в самостоятельных единицах хранения или в единицах хранения, содержащих идентичные по видовому составу документы. В заголовок единицы хранения документов входят следующие элементы: название вида документов, название церковного учреждения (церковь, собор, консистория и др.), географическое определение местности, к которой относится это учреждение, даты, к которым относятся документы единицы хранения. Если единицы хранения систематизированы по географическому признаку, то в заголовок единицы хранения следует вносить название местности, к которой относится церковное учреждение. Книга брачных обысков Петропавловского кафедрального собора г. Орла за 1849 - 1854 гг. Метрические книги Преображенской церкви с. Спасское-Лутовиново Мценского уезда Орловской губернии за 1780 - 1812 гг. (приходской экземпляр). Исповедные ведомости Введенской церкви, с. Алмазово Кромского уезда Орловской губернии за 1821 г. В заголовке единицы хранения, содержащей брачные (личные) документы, указываются сведения о лицах, вступающих в брак: фамилии, имена, отчества, возраст (год рождения), сословие, чин, семейное положение, число, месяц и год заведения дела. Затем перечисляются виды брачных документов, которые предъявлены бракосочетающимися для заключения брака. Например: Брачные документы Петров Петр Иванович, 1860 г. р., купец, холост Смирнова Ольга Сергеевна, 1864 г. р., мещанка, незамужняя; 1892 г., 25 мая Прошение о вступлении в брак; разрешение начальства (с подписью и печатью); свидетельство об исповеди и причастии; свидетельство или удостоверение о разрешении на вступление в брак жениху (выданное купеческой или мещанской управой, если он принадлежал к этим сословиям); свидетельство о номере брака после вдовства или развода; указ консистории о разрешении повенчать 3-й брак (с 1840 г.); указ консистории о расторжении брака и разрешении вступить в новый; показание - обязательство для иноверца(ки) при вступлении в брак с православным(ой) соблюдать законы Российской империи и др.; - документы персонального характера бывшего КГБ СССР, поступившие на государственное хранение (фильтрационно-проверочные дела; трофейные документы; фильтрационные карточки; дела, заведенные на репрессированных по политическим мотивам в 1920 - 1970-е гг., как то: архивно-следственные дела, контрольные, наблюдательные, дела спецпроверок и собственно личные дела на заключенных; личные документы, которые изымались у лиц в момент их ареста; а также "вещественные доказательства", коими могли служить письма, рукописи и даже предметы музейного характера, например ордена, медали, порой заготовки печатей и т.д.). Фрагмент документа. Методические указания "Составление архивных описей". 2003. С. 42 - 45 Заголовок единицы хранения "Личное дело" должен состоять из фамилии, имени, отчества, дат жизни лица, на которое составлено фильтрационное дело. Поскольку в заголовке фильтрационного дела в силу особенностей его составления эти даты зачастую неполные или отсутствуют, необходимо их определить, используя имеющиеся в фильтрационных материалах справочные картотеки, регистрационные журналы, трофейные документы и другие источники, включая поиски через международные организации: Международная служба розыска (г. Арользен, ФРГ), Центральное бюро розыска Международного Красного Креста (г. Женева, Швейцария) и др. В соответствующих графах описательной статьи следует указать крайние даты документов. Большой массив документов составляют фильтрационные карточки НКВД (МВД, МГБ) на репатриантов (бывших в окружении, в плену, в зоне, фашистской оккупации или репатриированных из-за границы советских граждан) и трофейные немецкие карточки учета военнопленных. В каждой группе эти карточки систематизируются по алфавиту фамилий, после чего составляются единицы хранения, состоящие из 250 - 300 карточек. Если на одного человека имеется несколько карточек, они объединяются и получают один порядковый номер. Заголовок единицы хранения должен состоять из названия карточек и указания букв фамилий людей, на которые составлены карточки. Например: Фильтрационные карточки репатриантов с фамилиями на буквы А - И. Трофейные немецкие карточки военнопленных с фамилиями на буквы К - П. При обнаружении в трофейных документах трофейной карты военнопленного (с фотографией, указанием анкетных и личных данных, особых примет) следует сформировать отдельное дело военнопленного и описать его по правилам описания личных дел. В состав элементов описания заголовка единицы хранения документов репрессированных граждан входят: название вида единицы хранения - архивно-следственное дело (наблюдательное дело и т.д.); личные документы; "вещественные доказательства". Вслед за названием архивно-следственного и других дел репрессированного проставляется номер регистрации дела в журнале КГБ; далее указываются фамилия, имя, отчество и год рождения лица/лиц, проходящего(их) по делу. В заголовок группового дела в алфавитном порядке вносятся все фамилии лиц, проходящих по делу. В случае разночтения фамилий и имен разночтения указываются в скобках. В заголовке единицы хранения личных документов перечисляются их виды (паспорт, книга, рукопись и др.). За единицу хранения музейных предметов, являющихся "вещественными доказательствами", принимается один или несколько предметов, помещенных в отдельную коробку, конверт, связку, чехол. В заголовке единицы хранения с "вещественными доказательствами" перечисляется их состав, который отражается также во внутренней описи единицы хранения. Суть обвинения в заголовок не выносится. Состав документов "Дела" в заголовке не раскрывается, так как он идентичен в аналогичных единицах хранения и оговаривается в предисловии к описи. При определении крайних дат документов единицы хранения следует иметь в виду, что начальной датой архивно-следственного дела (и других дел) является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной датой - дата составления (регистрации) самого позднего документа (в данном случае начальной датой единицы хранения решено считать дату документа о заведении дела (постановление об аресте, ордер на арест, протокол обыска). Крайние даты документов следствия указываются полностью: число, месяц, год. Если в единице хранения имеются документы с датами, предшествующими дате заведения дела, они оговариваются в описании с новой строки: "имеются документы за... (год, месяц)". При описании указываются также даты (год) более поздних документов, в том числе документов о реабилитации. Примеры описания документов репрессированных граждан: 1. Архивно-следственное дело N 5711 Бобрович Мария Михайловна, 1881 г. р. 31 марта 1938 г. - 25 июля 1939 г. 1954 г., 1990 г. Имеются документы за 1932 г. 2. Наблюдательное дело N 5711 н/д Бобрович Мария Михайловна, 1881 г. р. 31 марта 1938 г. - 25 июля 1939 г. 3. Личные документы Бобрович Мария Михайловна, 1881 г. р. 31 марта 1938 г. - 25 июля 1939 г. Паспорт, трудовая книжка, профсоюзный билет, фотографии 4. Архивно-следственное дело N 5781 Елисеенков Александр Семенович, 1887 г. р. Животовский Иван Егорович, 1878 г. р. Матвиец Николай Диомидович, 1904 г. р., 25 октября 1938 г. - 20 ноября 1939 г., 1954 г.; - документы персонального характера бывших партийных архивов (персональные дела, рассмотренные контрольным органом ЦК КПСС или ВЛКСМ; отчетные и учетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ). Фрагмент документа. Методические указания "Составление архивных описей". 2003. С. 46 - 48 Заголовком персонального дела являются фамилия, имя, отчество (полностью, в именительном падеже) лица, на которое оно заведено. Персональное дело Иванова Татьяна Алексеевна На обложку персонального дела выносятся начальная и конечная даты: начальной датой является дата инициативного документа, который послужил основанием для заведения дела (заявление, письмо, информация или др.). При этом берется самая ранняя дата - дата составления документа, а при ее отсутствии - дата регистрации или визирования документа. Конечной датой персонального дела является дата последнего по времени документа, которым дело было завершено. Даты более ранних приложений к документам дела не влияют на определение крайних дат единицы хранения. Если по делу проходят несколько лиц, то все их фамилии, имена и отчества указываются в заголовке дела в алфавитном порядке. Заголовок дела по приему в партию (комсомол) составляется так же, как и заголовок персонального дела, но вместо крайних дат на обложке называется дата (число, месяц, год) рассмотрения (приема). Например: Дело по приему в члены КПСС Сидоров Петр Алексеевич, 12 апреля 1962 г. Особым образом описываются учетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ, хранящиеся в архивах. За единицу хранения принимается картотечный ящик или папка с учетными карточками. Единица хранения описывается на ярлыке, вкладываемом в ящик (в 1 экз.), затем ее описание переносится в опись. Заголовки единиц хранения с учетными карточками составляются с учетом специфики их организации в делопроизводстве бывших органов КПСС и ВЛКСМ. Заголовки единиц хранения с карточками членов КПСС, состоявших на учете в РК, ГК партии, которые были систематизированы по первичным организациям, имевшим номера, содержат начальный и конечный номера партийных организаций. В пределах организаций карточки располагаются по алфавиту фамилий. Например: Учетные карточки членов КПСС первичных партийных организаций Бауманский РК КПСС, г. Москва N ед. хр. Заголовок единицы хранения (N парторганизаций) 1. N 1 - 10 2. N 11 - 15 Заголовки единиц хранения с карточками членов КПСС, состоявших на учете в РК, ГК, парткомах КПСС с правами райкомов, но систематизированных по алфавиту фамилий членов партии, содержат начальные буквы первой и последней фамилий, занесенных на учетные карточки. При необходимости набор указанных в заголовке единицы хранения начальных и конечных букв фамилий может быть увеличен до трех. 1) учетные карточки членов КПСС Коломенский РК КПСС, Московская область N ед. хр. Заголовок единицы хранения 1. Аба - Лгу 2. Ада - Ам и т.д.; 2) учетные карточки членов КПСС, состоявших на учете в парткомах с правами райкомов КПСС Киевский район, г. Москва Партком Министерства внешней торговли СССР с правами райкома КПСС N ед. хр. Заголовок единицы хранения 1. Ава - Вас 2. Вел - Мое Аналогичным образом составляются заголовки к единицам хранения с учетными карточками членов ВЛКСМ. Заголовки единиц хранения с учетными карточками выбывших из партии в 1990 - 1991 гг. членов КПСС, не систематизированными в архивах по структуре партийных организаций и алфавиту фамилий коммунистов, содержат лишь указание на вид учетных карточек. Учетные карточки выбывших из партии членов КПСС, г. Москва N ед. хр. Заголовок единицы хранения 1. Погашенные учетные карточки членов КПСС парторганизаций, г. Москва. 2. То же. Отчетные и учетные карточки централизованного учета членов КПСС, хранящиеся в федеральных архивах, систематизированы не по алфавиту фамилий, а по номерам партийных билетов. В этом случае заголовок единицы хранения, за которую принимается картотечный ящик, содержит начальный и конечный номера партийных билетов. Имеют свою специфику при описании и документы судебно-следственного производства, надзорного производства (откладываются в органах прокуратуры); пенсионного и жилищного производства (домовые книги и документы по приватизации жилья, документы в органах БТИ), а также записей актов гражданского состояния. Е.М.Бурова Профессор РГГУ Подписано в печать 12.07.2007 |