скачать rtf
НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ ВЫЯВЛЕНИЯ, ОТБОРА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСОБО
ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
"Делопроизводство", 2007, N 2
Будущее место и роль документа в информационной среде после его использования в делопроизводстве вполне определенны: временное либо постоянное хранение. Именно на стадии архивного хранения происходит отнесение документа к категории особо ценного или уникального. В этой связи представляется важным осветить некоторые аспекты методической работы с особо ценными и уникальными документами в отечественном архивоведении.
В конце 30-х годов XX века в отечественной практике архивного дела была впервые поставлена проблема выявления и учета особо ценных документов. Основная цель выявления подобных документов была продиктована обеспечением их сохранности, особенно в чрезвычайных ситуациях, и одним из методов являлось создание страхового фонда копий этих документов.
Научно-методические проблемы изучения и выделения из состава архивного фонда категории особо ценных документов активно разрабатывались в отечественном архивоведении с 50-х годов XX века.
В 1950-е годы в работах, посвященных этой проблеме, основной была идея повышения гарантий защиты определенной части документов от повреждений или гибели.
Проблема утраты архивного наследия была общей для всех европейских стран, участвовавших во Второй мировой войне. Поэтому в 1954 г. на Генеральной конференции ЮНЕСКО в г. Гааге в докладах ее участников прозвучала идея превентивной защиты документов, а главным критерием для определения особой категории документов называлась их "важность" для интересов государства. Итогом стало принятие вступившей в силу в 1956 г. Конвенции о защите культурных ценностей в случае вооруженного конфликта. В 1958 г. в СССР была издана Инструкция "Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов и передачи их на специальное хранение". В ней впервые были перечислены критерии отнесения документов к категории ОЦД. Это:
- время создания (возникновения) документа;
- важность освещенных в нем вопросов;
- значимость и полнота сведений.
В качестве дополнительных факторов упоминались: автобиографичность, художественное оформление.
С конца 60-х годов XX века взгляд на проблему ОЦД в архивоведческой литературе стал постепенно меняться. В условиях "мирного периода" на первый план была выдвинута проблема обеспечения сохранности ОЦД при длительном хранении и использовании, а не в экстремальных ситуациях.
В это десятилетие в отечественном архивоведении было разработано множество методических рекомендаций по работе с ОЦД, как общих, так и - с учетом специфики хранящейся документации - по отдельным государственным архивам. (Например, в Центральном государственном военно-историческом архиве в 1960 г.; в Центральном государственном архиве Октябрьской революции в 1962 и 1974 гг.; в Центральном государственном архиве народного хозяйства в 1977 г. Наиболее активно эта работа велась в Центральном государственном архиве древних актов, состав и специфика документов которого нуждалась в методическом обеспечении работы с ОЦД. Архивом были подготовлены специальные инструкции в 1962, 1971, 1974 гг.)
С начала 80-х годов XX века в исследованиях начинают рассматриваться проблемы "уникальных документов" и "документальных памятников". Вначале эти понятия были тесно переплетены с понятием особой ценности документов. В Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов 1980 г. было зафиксировано, что страховой фонд "создается в целях сохранения ценной документальной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов", является частью государственного фонда страны и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии.
Тогда же было дано определение ОЦД - "документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах, явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны, международных отношений, научных исследований и невосполнимые при утрате, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации, по способу ее фиксации и по внешним признакам".
К середине 80-х годов в архивоведческой литературе отчетливо прослеживается идея о необходимости выявления ОЦД еще на стадии ведомственного хранения документов. Однако широкого практического применения она не нашла.
Дальнейшее нормативно-правовое и методическое решение вопроса ОЦД получило развитие в начале 90-х годов XX века. Так, в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятых в 1993 г., в ст. ст. 7, 10 было узаконено существование ОЦД в качестве части Архивного фонда РФ, а также установлен порядок отнесения архивных документов к этой категории.
В 1995 г. в рамках Федеральной программы по усилению борьбы с преступностью на 1994 - 1995 гг., утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 24 мая 1994 г. N 1016, архивной службой страны была начата работа по созданию Государственного реестра уникальных документов АФ РФ.
Государственный реестр предназначен для сохранности национальных документальных реестров, информирования о них отечественной и мировой общественности, введения в научный и культурный оборот.
Специалисты ВНИИДАД подготовили Методические указания по определению уникальных документов, где был намечен комплексный, системный подход к решению этой проблемы, сформулировано понятие уникального архивного документа и критерии их определения. В 1996 г. после широкого обсуждения в архивных учреждениях Методические указания были одобрены Росархивом.
С 1996 по 2001 г. в работе по созданию комплекса организационно-методических документов по формированию Государственного реестра уникальных документов принимали участие федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации. Результатом научно-методической и практической работы стало издание Росархивом Приказа от 9 октября 2001 г. N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию".
Приказ предусматривал выявление уникальных документов в государственных архивах, музеях, библиотеках и других хранилищах, а также формирование Государственного реестра в традиционном и автоматизированном режимах.
Государственный реестр регламентирует работу по выявлению уникальных документов, их описанию, экспертизе ценности, а также представлению предложений о включении документов в него, внесению изменений и пользованию информацией, в нем содержащейся.
К Регламенту Государственного реестра уникальных документов АФ РФ составлены Методические указания по определению уникальных документов. На основании Методических указаний государственные архивы, музеи и библиотеки могут разрабатывать с учетом своей специфики методические документы, инструкции по выявлению уникальных документов, тем самым углубляя и детализируя общие положения, более соотнося с практической работой конкретных хранилищ.
Регламент установил хронологические границы, в рамках которых следует выявлять уникальные документы - образовавшиеся до начала Первой мировой войны.
Объектом, включаемым в Регламент, является отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов. В исключительных случаях может быть включен комплекс документов: фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из уникальных документов.
Регламент установил основные критерии определения уникальных документов: древность документа, подлинность, бесспорность культурно-исторической значимости, публичность, высокая материальная ценность, отношение документа к историческому событию или к исторической личности, юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа. Из перечисленных критериев только первый - древность документа - является самодостаточным и не требует применения каких-либо дополнительных критериев.
На этом основании включению в Государственный реестр подлежат все документы, созданные до XVI века, и значительная часть возникших до 1626 г.: как подлинников (в том числе фрагментов), так и изготовленных тогда же копий.
В качестве древних могут рассматриваться и более поздние документы XVII века, однако это требует дополнительного обоснования и заключения специалистов.
Отметим, что для включения в Реестр документов, не являющихся древними, необходимо, чтобы они соответствовали еще не менее пяти из перечисленных выше критериев.
Критерий подлинности является обязательным для всех документов, не относящихся к древним.
Критерий бесспорности культурно-исторической значимости документа обусловлен требованием выделения из всего состава Архивного фонда РФ лишь уникальных документов, общенациональная ценность которых бесспорна, то есть общепринята. Этот критерий применяется только к широко известным документам (даже исключительно среди специалистов). Учитывая отсутствие однозначной трактовки термина "бесспорное" в качестве уточняющего понятия используется определение "первый". Например, первый звуковой фильм.
Отдельно выделяемый критерий публичности для недревних документов подразумевает, что в Государственный реестр уникальных документов не включаются документы, которые в связи с различными обстоятельствами не могут быть опубликованы или выданы исследователям. Например, содержат государственную тайну или являются документами личного происхождения.
Критерий высокой материальной стоимости выражается в страховой оценке документов, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены.
Критерий "отношение документа к историческому событию" оценивает его непосредственную принадлежность к конкретному историческому событию. Например, манифесты, конституции и т.д.
Критерий "юридическая значимость документа" может применяться с учетом четырех общеобязательных критериев: подлинность, бесспорность культурно-исторической значимости, публичность, высокая материальная ценность.
Критерий "художественные и оформительские особенности документа" предусматривает необходимость учитывать наличие уникальных печатей, художественных украшений различных грамот, договоров, дипломов, а также национальные и фольклорные особенности в их оформлении.
Решение о включении документов в Государственный реестр принимает ЦЭПК при Росархиве (Федеральном архивном агентстве) по представлению федеральных архивов, органов управления архивным делом субъектов РФ, других юридических и физических лиц.
По данным на 2003 - 2004 гг. ЦЭПК рассмотрела материалы на 117 документов от 10 федеральных архивов и органов управления архивным делом девяти субъектов Российской Федерации. После тщательного изучения ЦЭПК приняла решение включить в Государственный реестр 76 документов федеральных и 12 региональных архивов. Например, Декларация и договор об образовании СССР (ГА РФ), Общий гербовник дворянских родов Всероссийской империи (РГИА), Доклад первого секретаря ЦК КПСС Н.С. Хрущева "О культе личности и его последствиях" на XX съезде КПСС (РГАНИ) и т.д.
К Регламенту Государственного реестра уникальных документов с целью унификации работ по их аналитико-синтетической обработке прилагаются Правила описания уникальных документов.
Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа АФ РФ. Лист учета состоит из 6 разделов, каждый из которых, в свою очередь, имеет большое количество реквизитов.
Раздел 1 "Учетные и описательные характеристики" содержит 20 реквизитов: "регистрационный номер" (уникального документа в Государственном реестре), "дата включения в Государственный реестр", "название (заголовок) документа", "самоназвание документа", "вид документа", "автор документа", "дата (время создания) документа", "век", "ориентировочная дата" (время создания документа, если установлена косвенным путем), "язык документа", "аннотация" (излагается краткая характеристика документа, место создания, сведения о подлинности документа и т.д.), "историческая справка" (данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования), "наличие драгоценных металлов и камней", "палеографические особенности" (способ написания документа), "печати" (наличие печатей, их вид, материал, сохранность, изображения), "художественные особенности оформления" (наличие заставок, миниатюр и других элементов, важных для идентификации документа), "опубликованность документа" (указ с выходными данными публикации), "экспонирование" (дата и места), "собственник", "владелец документа" (архив, музей, библиотека - с указанием статуса, правового положения, организация - государственная или негосударственная, физическое лицо).
Раздел 2 листа учета уникальных документов "Место хранения документа" содержит 3 реквизита: "место хранения документа" (официально принятое наименование учреждения или Ф.И.О. лица, осуществляющего хранение документа), "адрес места хранения документа", "архивный шифр".
Раздел 3 "Физические характеристики документа" состоит из 6 реквизитов: "материальный носитель информации", "размеры документа", "объем документа" (количество листов, кадров и т.д.), "физическое состояние документа", "потребность в реставрации" (указываются повреждения документа, степень угасания текста, другие особенности), "реставрация документа" (дата проведения, Ф.И.О. реставраторов и организация).
Раздел 4 "Страховая оценка документов" содержит сведения о размере страховой суммы документа, которая определяется в соответствии с Методикой определения материальной ценности документов (в качестве Приложения дана в Регламенте Государственного реестра уникальных документов), дату страховой оценки или размер страховых сумм (в фунтах стерлингов или долларах), установленных страховыми компаниями в процессе подготовки документа к экспонированию за рубежом.
Раздел 5 "Служебная информация" состоит из 3 реквизитов: "кем представлен документ", "протоколы ЭПК" (указывается название совещательного органа, номер и дата протокола его заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр), "протокол ЦПЭК".
Раздел 6 "Изменения" содержит наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (например, сведения о реставрации, публикации, экспонировании, изменении места хранения, собственника и т.д.), номер и дату акта, на основании которого вносятся изменения.
Все реквизиты листа учета описания уникального документа соответствуют реквизитам Базы данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации", которую ведет Центр информационных технологий Росархива.
Параллельно с формированием федерального Государственного реестра органы управления архивным делом субъектов Федерации начали создавать региональные реестры уникальных документов, которые в соответствии с установленными критериями остались за рамками федерального реестра, однако представляют особую историческую и общекультурную значимость для региона. Они разрабатывают собственные методики, в которых конкретизируют положения Регламента с учетом особенностей исторического развития регионов, а следовательно, состава и содержания документов.
В 2002 г. были опубликованы Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, содержащие нормативные требования по выявлению и учету уникальных и особо ценных документов в архивах (разд. 4.9 и 5.5.4), которые обязательны к применению всеми государственными архивами РФ, а также могут быть использованы в нормативно-методических документах архивов организаций, в том числе осуществляющих долговременное хранение отдельных комплексов Архивного фонда Российской Федерации (архивы РАН, Министерства иностранных дел РФ).
В 2004 г. в Федеральном законе "Об архивном деле в РФ" было дано определение особо ценных и уникальных документов.
| Статья 3, п. 5 | Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен режим хранения и использования |
| Статья 3, п. 6 | Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности |
Таким образом, новое (по сравнению с 1980-ми годами) определение особо ценных документов в государственном архиве любого уровня подразумевает, что они не должны полно и адекватно отражать исторический процесс своего региона, а в первую очередь под ОЦД понимают документы, имеющие особо важное непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. В этом контексте понятие "непреходящее значение" документа трактуется как свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры. Под понятием невосполнимости уникальных документов понимается невозможность полноценной замены документа любой копией (за исключением понятия копии документов на правах подлинника, но в этом случае речь может идти о восполнении информации уникального документа, а не ее физического носителя, так как они (подлинник и копия) в этом смысле не идентичны) с позиций достоверности, реликвийной ценности и права.
В 2006 г. в целях совершенствования работы по выявлению ОЦД для обеспечения сохранности их оригиналов и сохранения содержащейся в них информации ВНИИДАД были подготовлены новые Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД), в которых уточнены определение понятия "особо ценные документы", критерии их выявления, методика проведения этой работы, а также организация учета, описания и хранения этой категории дел.
Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД. М., 2006) содержат следующие критерии определения особо ценных документов:
- время создания документа;
- ценность содержащейся в документе информации;
- юридическая сила, подлинность документа;
- значение фондообразователя;
- авторство (и адресат) документа;
- наличие палеографических, художественных и других особенностей документа.
В качестве дополнительного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость).
Интересна и трактовка этих критериев, предложенная составителями Методических рекомендаций по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД. М., 2006. С. 12 - 18).
Выявление в архивах ОЦД и уникальных документов можно отнести к "высшей стадии" экспертизы ценности документов, когда из уже отобранных на постоянное хранение документов выделяется особая каста заслуживающих особого внимания, в идеале - "неприкосновенных" для исследователей подлинников.
Методика выявления особо ценных документов, разработанная ВНИИДАД, состоит из нескольких этапов и определенных технологий на каждом из них.
Выявление ОЦД проводится по несекретным документам фонда, прошедшим научно-техническую обработку.
Методика выявления ОЦД предполагает три этапа: на первом - составление списка фондов, на втором - изучение описей отобранных фондов, на третьем - изучение отобранных по копиям дел.
При выявлении фондов, потенциально содержащих ОЦД, следует начинать с фондов, содержащих документы за наиболее ранние периоды, а также следует учитывать для советского периода ведомственные и отраслевые группы (соподчинения), что позволит избежать межфондовой и межархивной дублетности.
Итогом первого этапа будет составление списка фондов либо по отдельному архивохранилищу, либо по всему архиву в целом.
При изучении описей первоочередному изучению подлежат описи структурных частей фондов, отражающих основную деятельность фондообразователя.
При этом к составу ОЦД могут быть отнесены отдельные документы, отдельные дела, части фондов и целые фонды. При этом расшивка дел при выявлении ОЦД не допускается, и все дело считается особо ценным, даже если в нем признан таковым только один или несколько документов.
Это важно при создании страхового фонда, так как копируется все дело целиком, а не отдельный документ или часть дела, что позволяет обеспечить сохранность единиц хранения.
Выявление ОЦД проводится путем просмотра заголовков дел в описях. Однако зачастую "глухие" дела, малоинформативные, неточные заголовки дел не позволяют выявлять ценную, уникальную информацию на уровне документа. Поэтому более надежным способом выявления ОЦД является полистный просмотр дела.
Выявление ОЦД завершается составлением описей по каждому архивохранилищу отдельно или по архиву в целом.
Методики - как существующие, так и будущие - безусловно, решают отдельные вопросы по отбору особо ценных и уникальных документов. Однако ни одна из методик, основанных на критериях определения ценности, субъективных изначально, не может претендовать на объективность, а значит, никогда не будет готовых решений.
Е.В.Алексеева
К. и. н.
РГГУ
Подписано в печать
20.04.2007