скачать rtf НОВОЕ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 2006 Г. "Делопроизводство", 2007, N 1 В целом вопросы работы с документами в электронной форме все чаще находят свое отражение в российском законодательстве. Особенно "урожайным" в этом отношении выдался прошедший 2006 г. Перечислим наиболее важные законы и постановления. В первую очередь надо назвать такой основополагающий закон в области организации работы с электронными документами, как Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", наибольшего внимания в котором заслуживает ст. 11 "Документирование информации", фактически вводящая единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Это очень важный Закон, заслуживающий отдельного рассмотрения. Отметим принятый одновременно с ним Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", зафиксировавший требование к защите баз данных по личному составу. Закон накладывает ряд ограничений на системы автоматизации делопроизводства, так как многие из них интегрированы с системами учета персонала, а значит, на них распространяются все требования Закона. Так, в соответствии со ст. 19 "оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий", при этом в терминологии Закона к операторам относится любое "юридическое или физическое лицо, организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели и содержание обработки персональных данных" (ст. 3). Кроме того, внедрение биометрических систем идентификации при использовании электронно-цифровой подписи теперь требует обязательного письменного согласия каждого сотрудника, подписывающего документ с помощью биометрических средств, так как в соответствии с Законом "сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность (биометрические персональные данные), могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных" (ст. 11). Еще один Федеральный закон - от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" - закрепил возможность поступления обращений (жалоб, заявлений) граждан в электронной форме "в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования" (п. 3 ст. 7). Все больше организаций используют электронно-цифровую подпись. Для них представляет интерес Постановление Правительства РФ от 14 декабря 2006 г. N 767 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности". Этим Постановлением из Положения о Федеральной службе по надзору в сфере связи, п. 5, были исключены слова о лицензировании "деятельности удостоверяющих центров электронной цифровой подписи, а также контроль за соблюдением установленных лицензионных требований и условий". Отдельного упоминания заслуживает принятие новой редакции Федеральной целевой программы "Электронная Россия" (Постановление Правительства РФ от 15 августа 2006 г. N 502 "О внесении изменений в Федеральную целевую программу "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)"), зафиксировавшей цель повышения эффективности государственного управления на основе использования технологий. В целом программа закрепила государственные приоритеты в сфере внедрения компьютерных технологий в работу государственных структур. Можно отметить такие задачи программы, как: - "придание официального статуса электронным формам взаимодействия, обеспечение подлинности и достоверности информации в процессах электронного взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с населением и организациями путем использования электронной цифровой подписи; - разработка стандартов, регламентирующих порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронном виде между органами государственной власти и населением, а также контроля за использованием государственных информационных систем; - обеспечение эффективного межведомственного информационного взаимодействия на основе внедрения системы межведомственного электронного документооборота". Важным событием конца 2006 г. стало принятие четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации (от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ). Положения о работе с документами в электронной форме появились еще в 1994 г. с принятием первой части Гражданского кодекса <1>. Так, ст. 160 ГК предусматривает, что "использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон", то есть уже тогда была заложена основа для использования электронно-цифровой подписи на уровне двусторонних отношений. Возможность использования электронных каналов связи заложена и в ст. 434 ГК: "Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору". Безбумажная форма работы с документами применительно к ценным бумагам зафиксирована в ст. 149, разрешающей "фиксацию прав, закрепляемых именной или ордерной ценной бумагой, в том числе в бездокументарной форме (с помощью средств электронно-вычислительной техники и т.п.)". Возможность ведения реестра ценных бумаг в электронной форме (компьютеризированный реестр) закреплена в ст. 142. -------------------------------- <1> Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. N 51-ФЗ. Расширение сферы использования средств ЭВТ было зафиксировано во второй части Гражданского кодекса, принятой в начале 1996 г. В ст. 847 "Удостоверение права распоряжения денежными средствами, находящимися на счете" говорится: "Договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с использованием в них аналогов собственноручной подписи (пункт 2 статьи 160), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом". В третьей части Гражданского кодекса, принятой уже в 2001 г., право использования электронно-вычислительной техники распространено и на такой вид документа, как завещание (ст. 1125). В вышедшей 18 декабря 2006 г. четвертой части Гражданского кодекса РФ использованию компьютерных технологий отведено заметное место. Программное обеспечение для компьютеров и базы данных в открывающей четвертую часть ГК ст. 1225 отнесены к охраняемой законом интеллектуальной собственности. Так как современные системы делопроизводства сегодня сложно представить без баз данных по документам организации, являющихся основой для регистрации документов, контроля исполнения, информационно-справочной работы и т.п., то при внедрении систем автоматизации обязательно надо учитывать параграф 5 главы 71 Гражданского кодекса "Право изготовителя базы данных". Во-первых, в Гражданском кодексе дано определение базы данных: "Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ)" (ст. 1260). Во-вторых, определено, кто считается изготовителем базы данных - "лицо, организовавшее создание базы данных и работу по сбору, обработке и расположению составляющих ее материалов. При отсутствии доказательств иного изготовителем базы данных признается гражданин или юридическое лицо, имя или наименование которых указано обычным образом на экземпляре базы данных и (или) его упаковке" (ст. 1333). Гражданский кодекс проводит градацию между небольшой БД и БД, создание которой требует существенных "финансовых, материальных, организационных или иных затрат". Дело в том, что "исключительное право изготовителя базы данных" возникает именно во втором случае. К таким БД относятся базы данных, содержащие "не менее десяти тысяч самостоятельных информационных элементов (материалов), составляющих содержание базы данных" (ст. 1334), то есть применительно к системам автоматизации делопроизводства - база данных, в которой зарегистрировано не менее десяти тысяч документов. Важно также, что права изготовителя базы данных действуют независимо от прав на содержащиеся в базе данных материалы (п. 2 ст. 1334). "Использование материалов, извлеченных из базы данных, способом, предполагающим получение к ним доступа неограниченного круга лиц, должно сопровождаться указанием на базу данных, из которой эти материалы извлечены" (п. 3 ст. 1334). Срок действия прав изготовителя базы данных исчисляется с 1 января года, следующего за годом ее создания, и действует в течение пятнадцати лет с года последнего ее обновления (ст. 1335). Иными словами, права на базу данных по документам за 2005 г. исчисляются с 1 января 2006 г. и истекают 1 января 2021 г. Однако срок начинает исчисляться с момента завершения БД. Если в организации ведется единая БД за несколько лет, то срок давности начнет исчисляться с 1 января года, следующего за годом завершения базы данных. Необходимо отметить, что сегодня организации обычно используют несколько баз данных. Например, служба кадров - базу данных по сотрудникам организации (работа с этой БД детально регламентирована также в Законе "О персональных данных"), активно используется БД "Адресная книга" и т.п. Вступление в действие четвертой части Гражданского кодекса РФ с 1 января 2008 г. требует очень аккуратного подхода к документам, на которые могут распространяться авторские права, так как в соответствии со ст. 1270 "запись произведения на электронном носителе, в том числе запись в память ЭВМ, также считается воспроизведением, кроме случая, когда такая запись является временной и составляет неотъемлемую и существенную часть технологического процесса, имеющего единственной целью правомерное использование записи или правомерное доведение произведения до всеобщего сведения". В отношении электронных копий документов ст. 1275 устанавливает специальные ограничения. Если для материалов в традиционной форме допускается их копирование (репродуцирование), то в отношении электронных действует ряд запретов и ограничений. Так, "выраженные в цифровой форме экземпляры произведений, предоставляемые библиотеками во временное безвозмездное пользование, в том числе в порядке взаимного использования библиотечных ресурсов, могут предоставляться только в помещениях библиотек при условии исключения возможности создать копии этих произведений в цифровой форме" (ст. 1274), "репродуцирование не включает воспроизведение произведения или хранение его копий в электронной (в том числе в цифровой), оптической или иной машиночитаемой форме, кроме случаев создания с помощью технических средств временных копий, предназначенных для осуществления репродуцирования" (ст. 1275). Статьи 1317, п. 2; 1324, п. 2 (фонозапись); 1330, п. 2 (радио- и телевещание), также обращаются к теме изготовления электронных записей: "Запись исполнения на электронном носителе, в том числе запись в память ЭВМ, также считается воспроизведением, кроме случаев, когда такая запись является временной и составляет неотъемлемую и существенную часть технологического процесса, имеющего единственной целью правомерное использование записи или правомерное доведение исполнения до всеобщего сведения". В Гражданском кодексе специально оговорены технологии архивного хранения записей. Например, ст. 1279 гласит, что "запись может быть сохранена без согласия правообладателя в государственных или муниципальных архивах, если она носит исключительно документальный характер". В итоге появление целого ряда законодательно-правовых актов, затрагивающих вопросы использования компьютерных технологий в работе с документами, показывает, что сегодняшние реалии, широкое использование компьютерных технологий в работе с документами начинает постепенно находить отражение в законодательстве, не только разрешая, но и в отдельных случаях делая обязательным использование современных компьютерных технологий в работе с документами. Все это говорит о том, что как разработчикам автоматизированных систем, так и всем пользователям необходимо очень внимательно следить за всеми изменениями в законодательстве, периодически обращаясь к правовым базам данных. Кроме того, так как работникам служб ДОУ сложно самим в огромном потоке новых законов, постановлений и указов выбрать те, которые затрагивают порядок работы с документами, можно также рекомендовать журнал "Делопроизводство" и сайты в сети Интернет делопроизводственной направленности, публикующие не только тематические статьи, но и законодательные, нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства <2>. -------------------------------- <2> Например: www.docflow.ru, www.eos.ru, www.termika.ru. С.Л.Кузнецов К. и. н. Подписано в печать 05.02.2007 |