скачать doc
СПРАВОЧНИК КАДРОВИКА
РУКОВОДСТВО ПО ОФОРМЛЕНИЮ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Н.Г. ПОНОМАРЕВА
1. КАДРОВАЯ СЛУЖБА - ЛИЦО КОМПАНИИ
Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.
Если же вы мудро выбираете себе дело и людей,
которые будут работать с вами,
вы станете процветать.
Уоре Хельман
Ни одна организация в современных условиях не может существовать без службы (отдела), занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников и другой деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, они могут, к примеру, заполнить трудовую книжку или табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить прием персонала на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюдая все требования Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) и других нормативных актов, в состоянии только профессиональный кадровик.
Необходимо отметить, что в июне 2006 г. в ТК РФ были внесены значительные изменения, регламентирующие новые нормы и правила оформления трудовых отношений с работниками (особенно в части заключения трудового договора).
Передача функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. На практике нередко встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор этой книги, возглавляя кадровую службу, при приеме работника сталкивался с неправильно внесенными в его трудовую книжку записями о трудовой деятельности, что могло привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что посоветуем работодателям одно - не экономить на кадровой службе. Не зря говорят: кадровая служба - лицо компании.
Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли трудовую деятельность у вас пришедший устраиваться на работу или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о предстоящей работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией. Поэтому сотрудник кадровой службы должен не только иметь специальное образование, но и обладать определенными личностными качествами, прежде всего способностью располагать к себе людей.
Требования, предъявляемые к сотруднику кадровой службы, будут рассмотрены далее.
А сейчас опишем структуру кадровой службы (отдела кадров).
Обычно во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который, как правило, является заместителем руководителя организации (более распространенное название данной должности - "заместитель директора по персоналу"). На наш взгляд, название данной должности - синоним должности "менеджер по персоналу" (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37, имеет те же функциональные обязанности). В подчинении руководителя находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то структура и состав кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, если в организации один кадровый работник, его называют "специалист по кадрам".
Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации?
Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).
Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. N 78 <*> (далее - Нормативы). Срок действия Нормативов неоднократно продлевался, и, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдела) продолжают применяться.
--------------------------------
<*> Данные Нормативы официально не были опубликованы.
Никаких других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела), нет.
Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук В.В. Юрашев смог с помощью строгих формул, данных в Нормативах, решить эту проблему. На наш взгляд, Юрашев наиболее полно и ясно ответил на вопросы о численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и у руководителей организаций.
Юрашев произвел расчеты по затратам времени для четырех видов работ: оформления приема, увольнения и отпусков, а также оформления документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.
Прежде всего, необходимо пояснить, какие функциональные обязанности выполняют сотрудники кадровой службы (отдела).
Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения Нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются. Так, в п. 1.3 Нормативов указаны следующие работы:
1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;
2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;
3) оформление и учет трудовых книжек;
4) оформление документов по учету движения кадров;
5) составление статистической отчетности по учету личного состава;
6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;
7) работы по табельному учету;
8) работы в бюро пропусков;
9) работы в военно-учетном столе;
10) работы, связанные с АСУП;
11) прочие работы.
Согласно Нормативам норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:
k
Н = Т (1 + ---),
вр оп 100
где Н - норма времени на выполнение контрактного
вр
нормативного вида работ, чел.-ч;
Т - норматив оперативного времени на выполнение данной
оп
работы, установленной по Нормативам, чел.-ч;
k - коэффициент, учитывающий затраты времени на
организационно-техническое обслуживание рабочего
места, личные потребности и т.д., %.
Юрашев получил следующее:
"На 100 работников годовая трудоемкость только четырех видов работ составляет:
11,88 чел.-ч - оформление отпусков;
19,7 чел.-ч - оформление пенсии;
15,15 чел.-ч - увольнение;
26,64 чел.-ч - прием на работу.
Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.-ч".
Затем Юрашев определил, что один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров, - текучесть персонала.
"Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет а человек, то потребуется 14,01 x a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:
14,01x
------- - человек на 100 штатных единиц компании;
1910
70,05x
------- - человек на 500 штатных единиц компании.
1910
Поскольку a - количество человек, рассчитанное на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу".
По мнению Юрашева, прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, т.е. за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием - один человек.
В случае, когда в компании 20% служащих и 80% рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:
11,74x
------- - количество работников отдела кадров на 100 штатных
1910 единиц компании;
58,70x
------- - количество работников отдела кадров на 500 штатных
1910 единиц компании.
Юрашев рассчитал численность кадровой службы в компании со штатом в 500 человек (20% служащих и 80% рабочих), используя следующую формулу:
58,85x
-------.
1910
Таким образом, Юрашев сделал вывод о том, что текучесть кадров влияет на численный состав кадровой службы и выполнение лишь двух видов работ (оформление приема и увольнения) требует в компании с численностью 500 человек одного кадрового работника при текучести 27% в месяц.
Можно подсчитать, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы (отдела).
Далее в соответствии с Нормативами рассмотрим, сколько же требуется человеко-часов на ту или иную кадровую работу (табл. 1.1).
Таблица 1.1
Нормативы времени, затрачиваемые на кадровые операции
| Наименование операции | Единица измерения | Норматив времени, чел.-ч |
| Оформление приема на работу рабочих служащих | Один работник, при- нимаемый на работу То же | 0,46 0,74 |
| Оформление документов при увольнении рабочих и служащих | Один увольняемый работник | 0,39 |
| Выписка новой трудовой книжки на работника, впервые поступившего на работу, или вкладыша к ней Выписка дубликата трудовой книжки | Одна трудовая книжка или вкладыш Один дубликат трудовой книжки | 0,11 0,27 |
| Запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях и награждениях | Одна запись | 0,07 |
| Оформление перевода в другое под- разделение или на другую должность | Один работник | 0,38 |
| Отметка о приеме на работу, о перемещении или увольнении для обеспечения дополнительной потребности в рабочих кадрах | То же | 0,06 |
| Перевод рабочего на должность служащего | -//- | 0,28 |
| Составление и корректировка графика отпусков | -//- | 0,10 |
| Оформление отпуска | -//- | 0,11 |
| Ведение картотеки | -//- | 0,08 |
| Составление списка для выплаты годового вознаграждения | -//- | 0,02 |
| Проверка правильности проставления стажа в ведомостях (списках) на выплату годового вознаграждения | -//- | 0,05 |
| Оформление листка нетрудоспособности | Один листок | 0,05 |
| Заполнение и выдача справки с места работы | Одна справка | 0,05 |
| Заполнение и выдача справки на работу по совместительству | То же | 0,04 |
| Оформление взысканий | Одно оформление | 0,11 |
| Регистрация нарушений общественного порядка работником | Одно нарушение | 0,36 |
| Оформление изменения фамилии | Один работник | 0,11 |
| Составление списка работников, уходящих на пенсию | То же | 0,08 |
| Оформление документов на работников-юбиляров и на поощрение уходящих на пенсию | -//- | 0,48 |
| Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по старости, инвалидности или по уходу за инва- лидами, или перерасчет пенсии <*> | -//- | 3,3 |
| Написание справки | Один пенсионер (работник) | 0,14 |
| Регистрация справки | То же | 0,03 |
| Отправка справки (написание адреса на конверте) | -//- | 0,03 |
| Составление отчета промышленного предприятия о численности и составе специалистов, занятых научной работой | Один отчет | 2,78 |
| Составление отчета о работниках, пришедших через комиссию содействия в трудоустройстве | То же | 3,0 |
| Составление отчета о материально- ответственных работниках | Один работник | 0,2 |
| Расчет дополнительной потребности в специалистах с высшим и средним специальным образованием | Один расчет | 3,64 |
| Составление отчета о выполнении плана распределения молодых специалистов, окончивших дневные высшие и средние специальные учебные заведения, и о прибытии их к месту назначения | Один работник | 0,02 |
| Оформление трудового договора | То же | 0,24 |
| Заключение договора об имуществен- ной ответственности работника | -//- | 0,46 |
| Оформление подтверждения о приеме на работу молодого специалиста | Один молодой специалист | 0,31 |
| Оформление инструктора-наставника к подростку | Один подросток | 0,33 |
| Учет подростков и контроль за соблюдением законодательства по труду о работе подростков | То же | 0,18 |
| Оформление справки и характеристики на отъезжающего в заграничную командировку | Один работник | 1,11 |
| Оформление справки отъезжающего в туристическую поездку за границу | То же | 0,20 |
| Оформление выездного дела на отъез- жающего в заграничную командировку | -//- | 3,37 |
| Подбор резерва на выдвижение | -//- | 0,17 |
| Оформление документов на получение пенсии по случаю потери кормильца <**> | -//- | 4,00 |
| Оформление пособий малообеспеченным семьям | -//- | 0,92 |
| Оформление дотации на детей | Один ребенок | 0,08 |
| Выписка бланка справки на медицинский осмотр работника | Одна справка | 0,19 |
| Оформление исполнительного листа, полученного из районного суда | Один работник | 0,4 |
| Внесение изменения в личную карточку о семейном положении | То же | 0,04 |
| Оформление приказа на поощрение работников | -//- | 0,19 |
| Оформление приказа на начисление надбавки к заработной плате работ- никам, отработавшим установленные сроки в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к ним | -//- | 0,04 |
| Обновление личных карточек формы N Т-2 | Один работник | 0,10 |
| Оформление характеристики на работника | То же | 0,85 |
| Подготовка документов к награждению работников медалями и орденами | -//- | 0,4 |
| Подготовка документов к награждению работников медалью "Ветеран труда" | -//- | 1,8 |
| Оформление заявок на выдачу разовых и временных пропусков | -//- | 0,06 |
| Проверка правильности заполнения реквизитов табелей (количества отработанного времени, соответствия должностному окладу, тарифному разряду и др.) | -//- | 0,02 |
| Аттестация и переаттестация ИТР и служащих | -//- | 0,76 |
| Определение потребности организации в работниках | Одна профессия | 0,02 |
| Оформление заявки в центр по трудоустройству | Одна заявка | 0,28 |
| Ознакомление с данными о работнике в центре по трудоустройству | Один работник | 0,02 |
| Заполнение и выдача разового пропуска | Один бланк пропуска | 0,05 |
| Оформление и выдача постоянного (временного) пропуска, вкладыша к нему или удостоверения личности | Один работник | 0,07 |
| Заполнение регистрационной карточки к пропуску | То же | 0,09 |
| Составление ежегодного отчета о выдаче и возврате пропусков | Один отчет | 0,29 |
| Оформление материального пропуска | Один пропуск | 0,18 |
| Учет посетителей предприятия | Один посетитель | 0,04 |
| Работа с картотекой уволенных работников | Один уволенный | 0,12 |
| Подготовка документов и ответов на запросы предприятий, организаций и граждан о работе на предприятии | Один документ (ответ) | 1,84 |
| Подготовка и оформление документов для хранения | Один документ | 0,4 |
| Заключение договора на проведение студентами производственной практики | Один договор | 0,4 |
| Работа в военно-учетном столе | Один работник | 1,04 |