скачать doc
Семинар для директоров лагерей
1999
Татьяна Ковшова
Бухгалтерия для директора лагеря
(4 учебных часа)
Из Послания к Тимофею мы знаем, что сребролюбие – корень всех зол. Деньги в современном мире имеют большую власть. Сами деньги – не зло, но наше отношение к ним может быть злом.
Притчи 4:23: «Больше всего хранимого храни сердце твое; потому что из него источники жизни».
Когда человек может чувствовать себя финансово независимым? Когда богат и тратит деньги направо и налево? Нет. Когда свободен от финансового ига и поступает, основываясь на том, что говорит нам Бог.
О правильном отношении к деньгам написано в Библии:
Притчи 19:23: «Страх Господень ведет к жизни, и кто имеет его, всегда будет доволен, и зло не постигнет его».
Притчи 4:26: «Обдумай стезю для ноги твоей, и все пути твои да будут тверды». Прежде, чем использовать деньги, подумай. Мы – рабы Христовы. В основе отношений должно лежать доверие. Например, в миру, на предприятиях, о доверии в финансовом отчете речь не идет – все должно быть буква к букве, цифра к цифре. В церквах дело построено больше на доверии, поэтому мы должны стать людьми слова и понимать ответственность, которая лежит на нас. Мы должны быть очень требовательными к себе, относится серьезно к финансовой ответственности. Берегите доверие, которое вам дано. Наличие денег сейчас многими расценивается как что-то «нечистое». К деньгам нельзя относиться, как к должному.
Притчи 13:11: «Богатство от суетности истощается, а собирающий трудами умножает его». Для использования денежных средств должно быть основание. Прежде, надо выяснить наше отношение к деньгам в наших собственных карманах. Появляется в руках сумма денег - нас тут же одолевает суета, жажда срочно потратить деньги. Вскоре мы обнаруживаем, что богатство быстро истощается от суеты. Зажмите в кулаке горсть сухого песка – чем сильнее зажимаешь, тем больше песка высыпается. Есть и другой вариант: сохранить деньги, которые вдруг появились. Библия не приветствует и такой подход.
От Матфея 25:14-29: Иисус ожидает, чтобы мы их использовали.
От Луки 14:28-30: «Ибо кто из вас, желая построить башню, не сядет прежде и не вычислит издержек, имеет ли он, что нужно для совершения ее, дабы когда положит основание и не возможет совершить, все видящие не стали смеяться над ним, говоря: этот человек начал строить и не мог окончить?» Прежде надо хорошо обдумать все, а потом использовать, тогда будет польза.
Притчи 18:9: «Нерадивый в работе своей – брат расточителю». Планирование приносит огромную пользу, является ключом к использованию денег.
Притчи 13:23: «Много хлеба бывает и на ниве бедных, но некоторые гибнут от беспорядка». Библия много говорит о планировании. Надо понимать: у Бога тоже есть Свой план. Все, что происходит стихийно, не получается, как должно. Это касается траты и времени, и денег.
Притчи 24:3-4: «Мудростью устрояется дом и разумом утверждается. И с уменьем внутренности его наполняются всяким драгоценным и прекрасным имуществом». Надо, чтобы не деньги брали над нами верх, а чтобы мы управляли ими.
Что значит – планировать?
Обязательно должна быть цель
Надо предпринимать для этого действия
Наметить сроки выполнения
Иметь необходимые средства
Пророк Иеремия 29:11: «Ибо только Я знаю намерения, какие имею о вас, говорит Господь, намерения во благо, а не на зло, чтобы дать вам будущность и надежду». Если один из элементов планирования отсутствует, все может разрушиться.
Псалтирь 31:8: «Вразумлю тебя, наставлю тебя на путь, по которому тебе идти; буду руководить тебя, око Мое над тобою». Если у Бога есть план, почему мы должны жить в хаосе? Надо помнить, что Бог имеет план для тебя - Его водительство.
Притчи 16:9: «Сердце человека обдумывает свой путь, но Господь управляет шествием его». Мы должны обдумывать свой путь, т.е. планировать. Это начало всего. План должен быть обязательно. Прежде нужно научиться планировать свои средства, а потом общественные. Успех придет.
Многие думают, что если есть директор, то бухгалтер в лагере не нужен. Директору некогда думать только о деньгах, вести учет. Но хорошего бухгалтера найти нелегко. Хороший бухгалтер облегчит работу директора, а плохой - только усложнит. Подходите мудро к выбору человека на должность бухгалтера - сердце его должно также «гореть» к работе в лагере, как сердце директора. Если удастся подыскать достойного профессионала, голова директора не будет болеть. Конечно, трудности будут, но самое главное - окружить себя праведными людьми, верными лагерю.
Притчи 16:28: «Человек коварный сеет раздор, и наушник разлучает друзей». Если в команде сплетник, надо убедить его, что он поступает плохо. Сотрудников надо настраивать на победу, а не видеть все в черном свете
Притчи 16:29: «Человек неблагонамеренный развращает ближнего своего и ведет его на путь недобрый». Помогите человеку неблагонамеренному измениться.
Притчи 22:24-25: «Не дружись с гневливым, и не сообщайся с человеком вспыльчивым, Чтобы не научиться путям его и не навлечь петли на душу твою». Работая и тесно общаясь с гневливым и вспыльчивым сотрудником, вы невольно становитесь подобными ему.
Притчи 25:19: «Что сломанный зуб и расслабленная нога, то надежда на ненадежного человека в день бедствия». Неверные, необязательные люди подводят нас часто. Им говорите прямо: «Я вынужден с Вами расстаться». Помните, в финансовых вопросах верность - обязательна. Неверный человек – не попутчик вам.
Притчи 28:25: «Надменный разжигает ссору, а надеющийся на Господа будет благоденствовать». Надменный не считается с другими. Пожалуйста, сами не будьте такими. С гордыми очень трудно работать
Основные функции бухгалтера:
Обеспечивать учет движения денежных средств.
Правильно рассчитываться с финансовыми органами.
Заниматься ведением и оформлением кадровой документации и учета.
Исполнять обязанности кассира; (только директор является распорядителем кредита, т.е. финансов).
Вы у себя в лагере должны четко определить должностные обязанности бухгалтера. Тогда у вас сложится хорошая система работы и взаимопонимание друг с другом.
Мы с вами говорили: деньги - это не зло, но наше отношение к ним влияет на ход нашей жизни; для использования денежных средств должно быть основание - планирование; оно предполагает наличие цели, мер, сроков и средств; не от нас зависит успех, а от Бога, но мы должны как следует обдумать стезю нашу; надо правильно подобрать человека на должность бухгалтера лагеря, такого, чтобы он горел всем сердцем к работе. Тогда все будет благополучно, потому что хороший бухгалтер - не обуза, а помощь лагерю. Окружите себя людьми, которые настроены на победу, а на неудачу – это принесет вам вдохновение.
Однажды брали интервью у самого большого в мире неудачника – он 10 000 раз терпел в своей жизни неудачу. Этот человек был не согласен носить титул неудачника: «А кто вам сказал, что я неудачник? Просто 10 000 раз я находил хороший способ, который не срабатывал». Этот чудак не расстраивался, а был настроен позитивно. Мудрый говорит: «Я не пойду к Богу и не буду говорить, какая у меня большая гора!» Я пойду к горе и скажу: «Какой у меня великий Бог!» Вот так и мы должны рассуждать и помнить, что Бог наш – Великий Бог. Он помогает нам в делах.
Бухгалтер лагеря должен иметь должностную инструкцию. Этот документ содержит общие положения деятельности, основные функции, сферу ответственности, должностные права и обязанности.
Взаимоотношения директора и бухгалтера. Я думаю, что это самое сложное. Когда я впервые приехала в Анапу, меня спросили, что я считаю самым сложным в работе с людьми. Построение взаимоотношений – был мой ответ. Хотя у меня не было проблем в общении, я знала, сколько мне надо приложить усилий, чтобы не было этих проблем.
Сложные ситуации возникают в процессе работы. Например, бухгалтер хочет соответствовать букве закона, а директор - достичь своей цели. Тогда могут возникнуть трения в отношениях. Предлагаю вам три правила, которые помогут сориентироваться и сделать взаимоотношения хорошими:
Недопустимо, чтобы директор игнорировал законы, которые бухгалтер обязан выполнять. Есть такие законы, которые невозможно не выполнять. Хуже не бывает подобной ситуации: бухгалтер сообщает директору, что необходимо сделать, а тот отвечает, что ему все равно. Бухгалтеру лучше не работать в таком обществе. Директор обязательно должен понимать законы и стараться их исполнять; прислушиваться к мнению бухгалтера, а не выказывать пренебрежение. Иначе это нарушит взаимоотношения.
Взаимоотношения должны быть открытыми, построенными на взаимном доверии. Невысказанное недовольство при внешнем благополучии рано или поздно приведет к разладу во взаимоотношениях. Ошибки, недочеты и недовольства необходимо честно обсуждать. Еще один момент: не думайте, что директор сам знает, что важно для вашей работы и на что следует обратить внимание. Помните: обязательно разъясняйте директору свои ожидания, даже если вам кажется, что это уже всем хорошо известно. Можно представить это в письменной форме – человек должен четко представлять себе, что вы от него ожидаете. Большинство конфликтов случаются от недостатка коммуникации, т.е. взаимопонимания.
Библия учит нас строить взаимоотношения. Филиппийцам 2:1-5: «Итак, если есть какое утешение во Христе, если есть какая отрада любви, если есть какое общение духа, если есть какое милосердие и сострадательность, То дополните мою радость: имейте одни мысли, имейте ту же любовь, будьте единодушны и единомысленны; Ничего не делайте по любопрению или по тщеславию, но по смиренномудрию почитайте один другого высшим себя. Не о себе только каждый заботься, но каждый и о других. Ибо в вас должны быть те же чувствования, какие и во Христе Иисусе…»
Если мы будем помнить эти правила и ориентироваться в ситуации, то избежим конфликтов, и наши взаимоотношения будут правильными. Вся работа строится на взаимоотношении. Дьявол – клеветник. Бывает иногда, что мы недопоняли кого-то, а он нас не так понял – вот уже и напряженная ситуация. Еще ничего не произошло, а мы себе уже столько всего надумали! Потом выясняется, что ничего подобного и не было. В другой раз, может быть, вам кажется, что на вас не так посмотрели, или вы не то сделали, не так сказали. Происходит это оттого, что люди привыкли скрывать. В том, чтобы быть открытыми, есть свой духовный закон. Дьявол не сможет тогда клеветать и расстраивать взаимоотношения, даже если случаются неприятности. А нам порой так не хочется касаться неприятных тем. Мы оправдываем свое молчание рассуждениями о том, что смиренно промолчать, потерпеть. Для всех лучше будет, если уничтожить корень проблемы сразу. Это поможет идти по пути достижения цели, а не топтаться на месте.
Притчи 14:8: «Мудрость разумного - знание пути своего, глупость же безрассудных – заблуждение.» Мудрость заключается в знании пути своего, а чтобы знать свой путь, надо его обдумать. Человек по-своему обдумывает путь, а Бог управляет его шествием.
Питание в лагере. Как вы определяете стоимость питания?
Например, раньше мы в Анапе не покупали овощи – их приносили члены церкви. Но не всегда есть такая возможность. К лагерям, распложенным на южных курортах, предъявляют очень строгие требования и стандарты. Например, меню на каждый день должно заверяться директором и бухгалтером; висеть и на кухне, и в холле столовой на раздаче и т.п.
Закупкой и доставкой продуктов занимается экспедитор. Для расчета продуктов мы сами составили себе бланки - это помогает знать расход продуктов. С помощью такого учета мы получили большую экономию. Дело в том, что даже профессиональные повара не могут точно определить, сколько нужно продуктов. Подробная раскладка продуктов потребует много времени, но ее необязательно делать на каждый день, ведь меню повторяется. Например, на завтрак вы пишите наименование блюда, затем количество порций, а дальше - каждый продукт, который входит в приготовление блюда. Это лучше делать дробью: на одну/на все порции. При таком раскладе вы четко знаете, сколько у вас продуктов идет на один день. Повар, который получает продукты, уже не думает, сколько взять и чего. Конечно, бывают и просчеты, но их намного легче исправить. С введением такой системы в нашем лагере бала сэкономлена одна треть продуктов. Дома мы обычно берем продуктов на глаз, а глаз наш вмещает много…
В специальных рецептурных книгах указан вес готового продукта. Такие книги выпускаются для предприятий общепита, не для свободной продажи. Их можно найти в столовых, на предприятиях, в типографиях.
К нашему меню-требованию мы делаем еще требование, в котором записываем сколько затребовано продуктов, сколько отпущено, цена, и их общая сумма. Некоторые продукты к нам приходят как гуманитарная помощь. Сейчас в стране администрация предприятий вынуждена некоторым рабочим выдавать зарплату своей же продукцией, поэтому родители за путевки расплачиваются продуктами. Мы, например, уже знали, сколько нам нужно муки. Чтобы нам не носили по пакетикам, мы конкретно говорили: вы, например, путевку приобретете за муку, а вы – за масло – для нас так удобнее.
Количество затребованного и отпущенного бывает разным. Когда будете отмечать затраты, идите от отпущенного, а не закупленного. Единицы измерения бывают разные, в зависимости от продуктов: килограммы, литры, пачки, мешки, банки. Еще: когда будете считать банки, важно знать вес продукта в одной банке. У меня был случай, когда я посчитала банки, а когда перевела в килограммы, оказалось, что можно два или три раза накормить весь лагерь. Требование мы делаем на один день; потом проще за все дни подсчитать. Например, у вас норма 20 рублей в день на человека. Чтобы узнать всю сумму, вы умножаете 20 руб. на 207 человек. Затем вы сравниваете полученную сумму с суммой затраченной вами на продукты. Если у вас получилось меньше, вы сэкономили, но главное, чтобы это не отражалось на желудке.
Требования СЭС. Когда вы планируете меню, обязательно
учитывайте требования СЭС. В специальной книге есть всевозможные блюда, у каждого свой номер. СЭС требует, чтобы у каждого блюда в меню лагеря стоял свой номер; блюдо без номера они не разрешат –вдруг оно не совсем качественное, или в нем несовпадение продуктов и т.п.
Штатное расписание. Когда вы начинаете составлять штатное расписание (сколько людей в лагере работает, на каких должностях и т.д.)? Каким образом вы это делаете? Когда мы составляем бюджет, мы должны знать, сколько у нас людей. Это поможет и в организации питания, и во всех других отношениях. В маленьком лагере проще. Возьмем, например, лагерь в Анапе: там каждый день непредвиденные гости. Если этого не предусмотреть заранее, то кто-то может остаться голодным, или будут неурядицы.
Я приготовила бланк сразу на всех – и на сотрудников, и отдыхающих лагеря. Почему? Чтобы не делать несколько бланков, несколько подсчетов.
В одном бланке фиксируем данные по питанию для всех сразу.
Отмечаем сроки потоков. Хорошо, если у вас на все потоки одинаковое количество людей, а если разное, то вам нужно составлять отдельный бланк на каждый поток.
Указываем количество единиц: один директор, один бухгалтер, секретарь, координатор (бывает два), проповедник, наставники, инструктор по РД (1 или 2), завхоз, сторож – напротив должности вы пишите сколько рабочих единиц. Например, в Анапе 4 сторожа, но я пишу одна единица, потому что они работают посменно.
Может быть, у вас будут сотрудники с детьми - они тоже будут питаться. Желательно, иметь это в виду.
Затем пишем, сколько в лагере воспитанников.
В итоге получается, например, в одну смену в лагере находится 207 человек.
Учитываем также возможность приезда гостей. Мы в Анапе выработали у себя правило: кого мы принимаем, как и на каких условиях, т.к. некоторые гости злоупотребляют гостеприимством. Они не думают что на деньги, выделенные для детей, мы вынуждены кормить наших гостей, которые может быть совсем не стеснены в средствах. В штатном расписании надо учесть нежданных гостей - допустим, 2-3 человека в день.
Отметка об оплате. Не знаю, как у вас, а у нас некоторые должности оплачиваются. Например, к нам на работу приезжают студенты, у которых нет денег даже на конверты, чтобы послать письмо домой или на зубную пасту. Поэтому мы выделяем им некоторую сумму, которая позволяет им купить самое необходимое. Сумму мы определяем на заседаниях Совета лагеря. В бланке указываем сумму оклада, и общую сумму за весь поток. Может быть, вы будете платить няне детей ваших сотрудников, или же стоимость питания для детей будет вполовину дешевле. Отметку об оплате в штатном расписании вы можете делить на две части или выплачивать целиком на определенный период времени. Если у вас 3 или 4 потока, вы можете вписать общую сумму за все потоки, общее количество мальчиков и девочек, сотрудников и гостей. Если стоимость путевки включает только стоимость питания, тогда вам будет проще посчитать. Если вы выплачиваете аренду и не имеете спонсора, то вы должны это тоже учесть.
Вопросы и комментарии:
- Если один сотрудник занимает две должности: спортинструктора и спасателя. Как это учитывать?
Пишите количество единиц, когда вы планируете штат и фактическое количество сотрудников. Вы можете сделать двойную графу и записывать, что у вас получилось: по 0, 5 единиц на каждую должность.
Не знаю, как вы учитываете движение денежных средств. Я хочу предложить вам одну форму, доступную и для бухгалтера, и для директора. Это «Журнал движения денежных средств». На этом и строится бюджет нашего лагеря.
Бюджет.
С чего начинать планировать бюджет? Бюджет начинаем планировать с прихода. Я думаю, что вы помните о том, что приход и расход должны быть равны. На бланке нужно сделать графы: «план» и «факт».
приход
В «план» вписываете примерную сумму пожертвований от церкви или миссии, если таковые ожидаются. Один человек говорил, когда идешь просить, нужно всегда помнить одну закономерность: просишь 5, тебе дают 2, а если просишь 10, тебе дают 5. Не знаю, как этот принцип действует. Вы должны просить с дерзновением, но цифра в планировании вашего бюджета не должна быть дутой. Иначе она вас подведет.
Учитывайте помощь от различных миссий, которые вас поддерживают.
Самая интересная графа «реализация путевок». Существует практика реализации путевок по льготным ценам: они оплачиваются 50% или их оплачивают те, кто платит 100%. Бывают случаи, когда кто-то заплатил 100%, и мы можем сэкономить. Когда вы заполняете графу «реализация путевок», планируйте сумму от реализации путевок по 100 % стоимости, т.е. полную сумму. Потом в расходе вы учтете льготные путевки. Еще: если вы планируете какой-то процент от реализации путевок в продуктовом выражении, то в графе «реализация путевок» вписывайте сумму опять же полную. В графе «питание» у вас обязательно должна быть учтена сумма, на которую вы рассчитываете взять продуктов. Проще это учесть сразу. Регулировать льготы, продукты и т.п. надо в расходе. Льготы тоже бывают разные – их лучше разбить (10-20-30%). Если вы четко знаете, что будет помощь от зарубежных спонсоров, ее тоже нужно планировать. Графу «госучреждения» вы заполняете, если вас еще кто-то спонсирует или оплачивает путевки. Тогда ту сумму из графы «реализация путевок» нужно убрать и включить в графу «госучреждения», а в скобках пометить, что это оплата путевок. Сумма от реализации путевок должна быть общей, если их оплачивает вам какое-то учреждение - тогда вы пишите ее ниже, обязательно с пометкой. Затем прочие поступления, но вы не можете предвидеть сколько, когда, как и от кого. Бывает, что люди приходят и жертвуют и т.п. Можно запланировать лишь примерную сумму.
Вопросы и комментарии:
- Если какие-нибудь коммерсанты жертвуют мешок крупы или муки. Должна ли я внести это в приход?
Я думаю, что было бы неплохо сделать такой же бюджет по продуктам, полученным по безналичному расчету. Потом это уйдет на погашение затрат в питании. Если это не на путевки, а просто продукты, как чаще всего и бывает, то можно сделать отдельный приход. Тогда будет ясно, сколько у вас пойдет на питание – затраты на питание уменьшатся, и у вас будет путевка дешевле. Количество и объем жертвуемых продуктов лучше перевести денежный эквивалент – вам будет легче потом учитывать.
Путевки нужно отделять от всего остального – вы должны четко знать, сколько вы получаете за путевки. Если вам придется давать отчет официальным инстанциям, у вас обязательно спросят фактическую стоимость путевки и сколько вы получили. Лучше учесть сразу. Вы будете знать действительное положение дел: сколько путевок вы планируете реализовать, т.е. сколько детей вы можете принять, и что вы хотите включить в эту путевку. Если, например, питание на одного человека в день составляет 30 рублей, за 12 дней 360 рублей, а всего в лагере 207 человек, то это уже 74 тысячи за 12 дней. Если вам кто-то пожертвовал продуктов на сумму 5 тысяч, значит, у вас будет питание не 74 тыс., а 69 тыс. В приходе, где «питание», вы пишете: принято продуктов на 5 тыс. рублей в счет путевок. В «питании» надо пометить: принято продуктов на такую-то сумму. В итоге питание должно составить 74 тыс. Как бы вы общую сумму не делили, она всегда должна быть полной. По плану вы смотрите, а по факту вы можете большую экономию принести. Если материалы, мебель или бытовая техника получены в счет оплаты за путевку, лучше оценить товары в денежном выражении. Вы пишите: получено материалов на столько-то в счет путевок. Таким образом, от реализации путевок сумма будет меньше - ниже вы ее запишите. Когда вы будете ее брать, она будет общая. Это поможет вам всегда знать, кто, когда и сколько вам пожертвовал. В то же время, вы будете знать, сколько и куда ушло, и сколько вам требуется. Поначалу это может показаться вам неудобным, но в дальнейшем очень поможет в работе.
Если вы берете что-то в кредит, отразите это в приходе, а в расходе пометьте «отдача кредита», т.е. вы учитываете, что она отдана, чтобы она не осталась на остатки.
Взаиморасчет. Например, для лагеря печку сварили. Оцените работу в денежном эквиваленте – полученную сумму запишите как полученную от реализации путевок. Но печку ведь вы не запишете сюда. Вы должны записать это в графу «оборудование» (сигнализация, ремонт зданий и т.д.). Напишите в эту графу в денежном выражении.
Вот все, что касается прихода.
расход
Перейдем к затратам.
«Аренда помещения лагеря». Вы должны заплатить такую сумму, какую, по вашим меркам, вы в силах заплатить – вы должны сориентироваться. К сожалению, обычно это происходит так: арендодатель называет сумму. «Дорого!» – говорим мы. «А сколько бы вы хотели?» Мы начинаем думать. Мы заранее должны знать, сколько мы можем заплатить за аренду. Господь все устраивает, если мы молимся конкретно. Планируйте сумму на аренду сами. Если все деньги уходят на аренду, тогда зачем такой лагерь? Планируйте реальную сумму.
«Налоги». Если ваш лагерь официально зарегистрирован и должен платить налоги в различные фонды, то вы легко можете высчитать сумму налогов – у вас есть штатное расписание, есть конкретная оплата. Вы должны четко знать на какой период времени вы это планируете: месяц, год, полгода, сезон.
«Коммунальные услуги: электроэнергия». Те, кто пользуется этими услугами, знает приблизительно, сколько стоит киловатт электроэнергии, сколько вы можете ее потребить и на каких условиях, будет ли это включаться в стоимость аренды, или вы должны планировать ее отдельно.
«Коммунальные услуги: вода и канализация». На некоторых предприятиях так: сколько воды взял, столько и в канализацию ушло. Но мы еще в лагере поливаем цветники, парники, моем машины – в канализацию уходит обычно еще больше, чем мы берем. Такой принцип.
«Коммунальные услуги: вывоз мусора». Может быть, вы закапываете мусор или у вас договор с СЭС. Когда вы выбираете площадку для лагеря, все эти вопросы должны быть изучены. Читайте директорское пособие!
«Питание». Согласно требованиям СЭС Анапы мы должны потреблять в день определенное количество овощей, мясных и молочных продуктов, хлеба и т.д. Когда я работала в Сибири, мы самостоятельно планировали наш рацион. Вы можете спланировать рацион для себя - это поможет анализировать, как сбалансирован бюджет на питание в лагере, сколько процентов пойдет на основные продукты, а сколько на овощи, фрукты, сладости. Если вдруг овощи и фрукты подпрыгнут в цене, вы сможете сделать некоторые изменения в своем планировании – это, конечно, хлопотно, но помогает регулировать бюджет.
«Оборудование». Все случаи приобретения оборудования, ремонта или бартерных сделок с ним должны учитываться.
Затраты на проезд. В эту графу я включила расходы на семинар для директоров; поездки наставников, сотрудников, воспитанников; бензин для лагеря; ремонт автотранспорта. Учитывайте все подобные расходы - вам будет проще узнать, сможете ли вы послать сотрудников на семинар, сколько вы можете послать сотрудников, какой процент расходов на дорогу вы можете им оплатить.
Административные расходы: почта, телефон, телеграф. Когда этот вопрос хорошо продуман, то вы подумаете, прежде чем звонить и тратить деньги: стоит ли мне сейчас звонить, или лучше отправить телеграмму и т.п. Это будет небольшая сумма, но уже запланированная – так у вас упорядочатся отношения в коллективе.
Медосмотр. Не всегда наши сотрудники в силах оплатить свой медосмотр. Может быть, вы договоритесь провести его централизованно. Мы, например, оплачиваем медосмотр нашим сотрудникам. Многие из них приезжают издалека. Если они у себя умудрились пройти медосмотр, то это хорошо. В Анапе слишком высокие цены. Мы заинтересованы в тех, кого приглашаем работать, поэтому их медосмотр оплачиваем сами.
«Оплата штатных сотрудников». Об этом мы уже говорили.
«Оплата временных сотрудников». Сотрудники работают для Господа – замечательно! Директора, не забывайте поинтересоваться, есть ли у них зубная паста и конверт, чтобы отправить домой весточку о себе. Сотрудникам нужна минимальная оплата. Мы думали над этим вопросом и сделали такую оплату, хотя и было для нас тяжеловато. Мы все-таки пошли на это, потому что были случаи, когда родители искали своих детей. Потом выяснялось, что у них не было денег, чтобы купить конверт и отправить письмо с сообщением родителям, где они находятся, и что с ними. Трагедия, своего рода. Эта минимальная оплата, не может быть зарплатой, потому что зарплата – это плата по труду, а если мы выплачиваем 1% от этой зарплаты, то это благословение.
«Канцтовары» - без клея, бумаги, скотча, фломастеров не обойтись.
«Прочее»: вы должны предусмотреть какой-то процент на это, чтобы подстраховаться. Вы знаете свой бюджет и можете планировать, в каких статьях могут произойти изменения. Для этого и нужен план.
«Льготные путевки». Здесь вы должны указать ту сумму, на которую вы планируете предоставить льготы. После того, как льгота запланирована, вы ищите резерв: пожертвования церквей, миссий, бизнесменов или еще какие-то источники. Но: вы не можете планировать льготные путевки от реализации путевок!
«Прием гостей». Гости в лагере бывают желанные и нежеланные. В этом вопросе хорошо бы сразу определиться: выделить определенную сумму в день, хотя они бывают и не каждый день, и четко выработать политику приема гостей: кого, как и сколько стоит. Без четких условий приема гостей вы никогда не сможете заполнить эту статью фактически. Вы можете планировать много, но если у вас не будут разработаны определенные правила, то она у вас никогда не совпадет. Сколько я работаю, столько сталкиваюсь в этом вопросе с проблемами. В этом году мы в Анапе разработали такое конкретное правило, которое нас еле-еле удержало - там бывает по 5-10 человек гостей каждый день. Мы извиняемся и объясняем нашим гостям, мы не можем их кормить – иначе нам придется взять у ребенка. Гости могут заплатить за обед и проживание. Тогда в графе «возмещение затрат» мы пишем «плата за обед». Если некоторым гостям оказываются льготы, их систему опять же нужно выработать.
«Программа». Например, координатор программы считает, что наставники устали, и надо что-то для них придумать. Я приглашала к себе наставниц после молитвенного собрания, накрывала стол - мы пили чай и кофе, разговаривали, они делились проблемами и радостями. Это разряжало атмосферу. Наставницы любили это время. Конечно, мы делали это не часто, но небольшие расходы были. Это нужно планировать. Очень важно поддерживать, ободрять и отдавать себя тем людям, которые отдают лагерю все. У них иногда бывают срывы не потому, что они плохие люди, а просто потому, что они устали. Может быть вы подарите мороженое или конфету - это не имеет значения, важно внимание, забота и добрая шутка. И вот, уже у сотрудников хорошее настроение.
«Спорттовары» можно включить в «прочее». В принципе, спорт идет в программу (призы и т.п.).
«Медикаменты». Расходы на медикаменты вы можете включить в статью «медосмотр».
«Хозтовары». Сюда можно включить и товары для кухни.
Пожертвования от церкви вы должны записать в графу «пожертвования», а в «затратах на проезд» написать «затраты на семинар» (оплата регистрационных взносов). Можно запланировать одну общую сумму на семинары (проезд, регистрационный взнос, членский взнос, расходы в дороге и т.п.), а можете разделить это – сделать так, как вам удобно. Единственное: это должно быть сделано подробно.
Чем более подробным будет этот план, тем легче вам будет работать. Детали со временем забываются. Имея подробный план расхода, вы в любой момент можете узнать, какой у вас есть остаток, и как вы можете его потратить. Это облегчит вам работу. Продумайте все - пусть будет 5 рублей запланировано, но вы будете знать, что они у вас есть.
Пожертвования. Нам много дают бесплатно. Обязательно нужно поставить примерную сумму, на которую вам оказали помощь, т.е. оценить. Иначе получится, что сумма вашей путевки будет выше того, во что она обошлась по вашим подсчетам – это уже прибыль, которая облагается налогом. Для того чтобы разницы в подсчетах не произошло, ведите четкую калькуляцию каждой путевки и учет пожертвований в счет стоимость путевки. Налоговая комиссия всегда интересуется фактической стоимостью путевки.
Имущество – это такая вещь, которая чаще всего ускользает от учета, до него не доходят руки. Оно вроде бы все время есть, а потом вдруг смотришь, его уже нет. Если вы никогда не делали учета имущества, сделайте его обязательно. Это называется инвентаризационная опись или инвентаризация. Запишите, что у вас есть в наличии, сколько, в каком это состоянии. Этот документ, в принципе, необходим в первую очередь вам самим, чтобы ничего не потерять. Обычно это делается раз в год, осенью, когда вы проверяете после работы лагеря, что у вас вышло из строя, что вы приобрели. С другой стороны, если вам в процессе работы что-то приносят, вы должны учитывать. Сами сделайте форму описи: наименование, количество, сумма, приход, расход и остаток. Например, поступило 5 новых стульев, 2 сломались, и вы пишите в остаток фактическое число - 3. Вы можете, конечно, как-то использовать списанный инвентарь, но по закону он должен быть уничтожен, по крайней мере, не числиться. Спортинвентарь тоже часто выходит из строя. Лагерь получает от ассоциации спортинвентарь бесплатно и дает отчет о его использовании. Если вы будете четко знать, что у вас произошло с имуществом, когда, почему, то вам будет гораздо легче отчитываться. Не забывайте составлять акт на списание имущества или спортинвентаря - даже для себя, а не только для комиссии или ассоциации. Любой акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр должен быть основательно оформлен. Если вы принимаете инвентарь в аренду, то вы тоже должны все подробно записать. Бывает так, что вы что-то приносите свое, но арендодатель уверен, что это принадлежит им – в такой ситуации невозможно доказать обратное. Если у меня есть акт о принятии с подписями обеих сторон, то спор быстро разрешится. Обратно передаем имущество – тоже по акту. В Анапе мы передаем имущество дважды в год. После того, как наши отдохнут, приезжают хозяева, и мы им передаем все до мелочи. Когда они уезжают, многого мы не досчитываемся: утеряно, сломано и т.п. Мы все проверяем, подсчитываем, записываем, фиксируем все недостачи. Когда мы будем прекращать договор об аренде, они нам предоставят первоначальный акт и будут требовать все, что содержится в нем. Здесь как раз и пригодятся акты передачи с указанием количества, датами и подписями. Используйте это преимущество.
Вопросы и комментарии:
- Я, например, получил 800 рублей на расходы лагеря. Я поехал организовывать семинар: расходы на транспорт, на питание в дороге, телефоны и т.п. Как оформлять этот расходный лист, чтобы предоставить его потом в ассоциацию?
Существует так называемый авансовый отчет. Если такое не практикуется, то берите лист бумаги, подписываете свои имя и фамилию, число. И дальше: получена сумма от того-то тогда-то; затем расход на транспортные расходы (билеты прилагаются), суточные (деньги, которые тратятся на питание, другие нужды командировочного). Совет лагеря сам устанавливает размер суточных, но никак не меньше 22 руб. – стандарта, который установлен трудовым законодательством Российской Федерации. Еще расходы: проезд по городу, договорные расходы, телеграф, почта, оформление договора (происходит иногда за чашкой чая), затем общий расход, остаток (если остался), подпись. Если перерасход, то пишите сумму перерасхода. Все документы делаются в двух экземплярах. У вас на руках должна остаться копия, чтобы вы в любой момент могли посмотреть, за что вы отчитывались и когда. Мне лично это всегда помогает, потому что иногда кто-то еще требует мой отчет, а какие-то детали забываются. Еще раз вам напоминаю: для авансового отчета собирайте все возможные чеки, билеты, документы на все, что возможно.
Приходный ордер. Всегда заполняйте приходный ордер за путевки. Свой квиток оставляете у себя в кассе. Работать удобнее со стандартным ордером. Фиксируйте, когда, кому и сколько вы даете денег. Существует расходный ордер, где человек расписывается, а при необходимости заполняет данные своего паспорта. Когда вы будете делать кассу, без этого никак не обойтись. Для отчетов перед миссией, которая дает деньги на программу лагеря, предоставляйте все чеки. Если у вас нет даже чеков, то делайте специальный расходный акт, который утверждает директор, и подписывает комиссия в количестве трех человек.
ГСМ (горюче-смазочные материалы). Если вы отдельно предоставляете отчет по ГСМ, это обязательно влечет за собой финансовый отчет, путевые листы и т.д. При использовании личной машины лучше учитывать расходы и записывать в графу «транспортные услуги» - как бы вы нанимаете кого-то и оплачиваете. Если машина стоит на балансе лагеря, все расходы по ней вы проводите как ГСМ и делаете авансовый отчет, что очень хлопотно. При использовании личного автотранспорта достаточно будет приложить чеки; авансовый отчет не нужен. Если вы оплачиваете только бензин, то фиксируйте это как услугу, точно также как коммунальную. Тогда это оформляется иначе.
В работе мы можем допускать ошибки по незнанию. Тогда мы просим Господа о помощи и Он устраивает все по воле Своей. Слава Богу. В следующий раз мы должны уже все исправить и делать, как положено.
Каким образом лагерь может выжить, если у него потерян главный спонсор? Бывают моменты, когда некому платить за лагерь. Что вы будете делать в такой ситуации? Вы запланировали бюджет, а у вас вдруг непредвиденные расходы - в этом мире может произойти все, что угодно. Мы должны обязательно задавать этот вопрос себе. Я хочу вам сказать: когда начнутся шторма, будет поздно начинать строить дом на скале. Нам нужно подумать об этом раньше. Пророк Аггей 2:8: «Мое серебро и Мое золото, говорит Господь Саваоф.» Не наше, не начальников, не бандитов – Бог говорит, что это Его. Большинство людей, когда попадают в сложные ситуации, думают так: мне бы побольше денег, и я выкручусь. И вот деньги приходят, но ситуация еще более ухудшается. Значит, приход денег не всегда помогает нам. Бог не ставит Своей целью, чтобы человек имел много денег и еще больше их делал. Бог хочет, чтобы мы имели финансовую независимость, чтобы мы обращали наше внимание на то, что Он нам дает, и на то, что Он является нашим Помощником в делах. Спаситель смог пятью хлебами и двумя рыбками накормить тысячи. Так неужели Он не сможет сделать из нашего малого остатка многое? Он может это сделать, если мы построим наш дом на скале, а не на зыбкой почве. Мы должны следовать указаниям, данным в Библии – жить и работать, уповая на Бога. У нас должно быть правильное основание. Об этом можно спорить, можно принимать, а можно не принимать.
Я много думала, читала, беседовала с умными людьми в процессе подготовки к преподаванию этого курса. Хочу поделиться тем, что мною пережито, чтобы вы могли использовать мой опыт и иметь благословение. Я хочу рассказать вам о том, что мне помогает преодолевать трудности.
Когда мы принимаем Иисуса Христа в свое сердце, мы признаем Его духовный авторитет. Когда мы платим десятину в церковь, мы признаем Его верховную власть над материальным миром. Десятина – это акт веры нашей в то, что Отец Небесный позаботится о нас. Это раздвигает рамки моей веры; дает мне уверенность в то, что Он мне восполнит - я даю это Ему «в банк», потому что люблю Его и хочу, чтобы Он заботился обо мне. Я говорю: «Господь, вот моя вера». Вы можете сказать: «Но у меня нет денег, я не могу позволить отдать такую сумму в церковь!» Однажды я проводила занятие в молодежном заезде. Один молодой человек сказал: «Подумаешь, десятину платить – у меня всего лишь семь рублей!» А другой отозвался: «Тебе хорошо! А у меня такая десятина, что мне можно пятерых дворников держать на эту сумму – слишком жалко отдавать такую сумму».
Вы видите отношение. Отдать маленькую сумму не составляет труда – десятина, подаяние или пожертвование для христиан привычный процесс. Отдать большую сумму, в которой мы сами нуждаемся – действительно совершить акт веры. Бог не требует от нас всего.
Даже когда у меня не достает средств, я говорю: «Господь, я хочу, чтобы у меня всегда были деньги. Я хочу иметь всегда попечение. Я хочу, чтобы Ты был моим попечителем. Я подаю, отдаю Тебе, ожидая, что Ты восполнишь мои нужды». Это акт моей веры – Бог становится моим источником. Пророк Малахия 3:10: «Принесите все десятины в дом хранилища, чтобы в доме Моем была пища, и хотя в этом испытайте Меня, говорит Господь Саваоф: не открою ли Я для вас отверстий небесных и не изолью ли на вас благословения до избытка?» Принести десятину в домы, где мы питаемся, т.е. в нашу церковь. То, что мы получаем пожертвования от церкви, не освобождает нас веры Богу и приношения десятины в церковь. Мы даем ее, потому что к нам пришли эти деньги - не важно, откуда, не важно, чья это десятина – это мой доход. Я хочу платить от него десятину, хочу, чтобы Бог знал, что я Ему верю. Я Ему приношу десятину и говорю: «Я Тебе верю, отдаю Тебе мое».